Facturer une vente

La facturation est l’étape finale du cycle de vente : la Vente passe au statut Facture et reçoit un numéro de facture officiel. C’est aussi le moment où le document devient définitif.

Trois fiches complètent ce chapitre :

• Le gel fiscal après facturation - ce qui est bloqué sur une vente facturée, pourquoi, et ce qui reste possible.
• Les avoirs - LE geste pour corriger une facture émise, enregistrer un retour ou accorder un geste commercial.
• Réservations : ce qui se règle à la facturation
  • pourquoi une facturation peut être bloquée, et comment l’excédent réservé est libéré tout seul.

Facturer

1. Ouvrez la Vente (au statut Bon de commande vente, ou directement un Devis).
2. Cliquez sur Statut → « Facture → », puis confirmez.

IANUI réalise alors plusieurs opérations enchaînées :

• si la vente n’avait pas encore été confirmée en commande, il la confirme automatiquement (et réserve donc le stock - toute insuffisance bloque ici aussi) ;
• il attribue un numéro de facture propre à votre entreprise (série F, par exemple FTD2600001) et la date de facture ;
• il pose la Date échéance d’après le Délai de paiement de la fiche client (« Date de facture », « 30 Fin de mois », « 60 Fin de mois ») ; avec le délai « Choix utilisateur », c’est vous qui la renseignez avant de facturer ;
• il passe le statut à Facture ;
• il gèle définitivement le document (voir « Le gel fiscal après facturation ») ;
• il passe l’écriture comptable correspondante dans la foulée, sans attendre : à l’instant où le message de confirmation s’affiche, l’écriture est au grand livre. Si elle n’a pas pu être passée, un message orange vous le dit sur-le-champ
  • la facture, elle, reste faite.

Au succès, un message confirme : « Vente facturée FTD2600001. »

Si des réservations manquent

La facturation est bloquée (« Facturation bloquée - réservations manquantes »), avec le détail des articles concernés, quand vous demandez à facturer plus de quantité à réserver que ce qui est réservé. En pratique, c’est le cas quand, après avoir confirmé la commande, vous avez augmenté une quantité ou ajouté une ligne à réserver : les réservations ne sont pas recréées toutes seules. Pour débloquer, soit vous ramenez la quantité à ce qui est déjà réservé, soit vous annulez puis re-confirmez la commande pour réserver le supplément (à condition qu’il y ait le stock disponible).

À l’inverse, réduire une quantité (ou supprimer une ligne à réserver, ou changer son entrepôt) ne bloque rien : l’excédent réservé est libéré automatiquement au moment de la facturation. Le stock déjà livré reste toujours couvert. Le détail est dans la fiche Réservations : ce qui se règle à la facturation.

Après facturation

La vente devient non modifiable. Vous pouvez néanmoins toujours :

• enregistrer un règlement (voir « Encaisser un règlement ») ;
• imprimer ou envoyer la facture au client.

Tout le reste est figé : pensez donc à bien vérifier la vente avant de la facturer. Et si une correction s’impose malgré tout (erreur, retour de marchandise), le geste prévu est l’avoir - la facture reste intacte, le document inverse fait le travail.