Réceptionner des marchandises

La Réception achat enregistre l’entrée physique des marchandises dans votre stock. C’est elle qui fait grossir votre stock et qui solde, en tout ou partie, ce que vous attendiez d’un achat.

Créer une réception

1. Créez une Réception achat, rattachée à l’Achat concerné (le fournisseur est alors repris automatiquement).

2. Indiquez la Date de réception et l’Entrepôt où la marchandise entre réellement. C’est ici, et nulle part avant, que la destination est connue (l’achat n’en porte aucun). L’entrepôt est exigé partout où une quantité acceptée entre en stock — sur la ligne, ou via l’en-tête qui se reporte ; une livraison refusée en totalité n’en nomme aucun. Reportez aussi le N° de bon de livraison fournisseur et sa date, tels qu’imprimés sur le papier qui accompagnait la marchandise : c’est la référence que l’atelier ou le magasin cite ensuite pour retrouver la réception.

3. Ajoutez les lignes : l’Article et la Quantité reçue, dans l’unité de stock de l’article (la colonne Unité la rappelle et ne se modifie pas). L’entrepôt d’en-tête se reporte automatiquement sur chaque ligne laissée vide.

   i Une livraison qui se répartit sur deux entrepôts se saisit sans deuxième réception : indiquez l’entrepôt d’en-tête pour le cas général, et renseignez son propre entrepôt sur la ligne qui fait exception. Une ligne qui en nomme un le garde, le report ne l’écrase pas.

   i La quantité reçue ne peut pas dépasser la quantité restante attendue pour cet article sur l’achat.

   i Si l’article est suivi par lot ou par numéro de série, renseignez le N° lot (ou le N° série) sur sa ligne : sans lui, l’entrée en stock est refusée. Le lot se crée au préalable depuis le rail Stock → Référentiels → N° lot, avec la référence du fournisseur et la date d’expiration s’il y en a une. Voir « Lots et numéros de série ».

Une réception achat soumise : rattachée à son achat, elle liste les articles et quantités reçus (ici une réception partielle : 60 et 20).

Valider la réception

À la soumission, IANUI :

• fait entrer le stock dans l’entrepôt (au coût d’achat) ;
• met à jour, sur l’achat, la quantité reçue et la quantité restante ;
• met à jour la prévision de stock (réceptionnée en tout ou partie).

Refuser des marchandises : le contrôle de réception

Une livraison peut arriver abîmée, non conforme, ou ne pas correspondre à la commande. Sur la ligne concernée, indiquez la Quantité rejetée et son Motif de rejet (obligatoire dès qu’une quantité est rejetée).

i La Quantité de la ligne est la quantité acceptée, saisie hors rejet : une livraison de 100 dont 10 refusées se saisit 90 en quantité et 10 en quantité rejetée. Ensemble, elles ne peuvent pas dépasser ce que la commande doit encore.

Deux sorts possibles pour la marchandise rejetée :

• Refus au quai (cas général) : laissez l’Entrepôt de quarantaine vide. La marchandise repart avec le livreur — elle n’entre jamais en stock et ne compte pas comme reçue : la commande reste à servir, la ligne reste visible au rapport « Commandes en attente » et la relance fournisseur reste possible.
• Mise en quarantaine (accepté sous réserve) : renseignez un Entrepôt de quarantaine. La marchandise entre dans cet entrepôt, au coût d’achat, et compte comme reçue — la réserve porte sur la conformité, pas sur la quantité. Ce stock est un actif de votre entreprise (il est valorisé et compté à l’inventaire) mais il est exclu du disponible à la vente tant qu’il n’est pas libéré.

i L’entrepôt de quarantaine se crée comme tout entrepôt, avec le type « Quarantaine ». Créez-le une fois ; il n’accepte que la marchandise rejetée.

Le second contrôle

La marchandise en quarantaine attend votre verdict, qui s’exprime par les gestes de stock habituels :

• Conforme finalement : un transfert interne de l’entrepôt de quarantaine vers votre entrepôt normal la remet en vente.
• Refus définitif : le geste complet est l’avoir fournisseur — cochez « Retour au fournisseur » sur sa ligne, avec l’entrepôt de quarantaine comme départ : il constate le crédit et fait sortir la marchandise des livres d’un seul geste (voir la fiche « L’avoir fournisseur »). Si la marchandise repart sans avoir (remplacement convenu), une sortie de stock manuelle depuis la quarantaine suffit.

Les réceptions partielles

Vous pouvez réceptionner en plusieurs fois. Exemple : un achat de 100 unités peut donner lieu à une réception de 60, puis une de 40. Tant qu’il reste des quantités attendues, la prévision reste partiellement ouverte ; elle se solde quand tout est reçu.

Le demandeur est prévenu tout seul

Si l’achat vient d’une demande d’achat, vous n’avez personne à prévenir : en enregistrant la réception, la ligne passe à Partiellement réceptionné puis à Réceptionné sur le portail du demandeur, et la demande elle-même devient Réceptionné quand tout ce qu’elle réclamait est arrivé. Annuler la réception fait le chemin inverse. Voir la fiche « La demande d’achat ».

i Une réception est un document de mouvement : pour corriger une erreur, on ne la supprime pas, on la rectifie via les mécanismes prévus (voir « Pourquoi je ne peux pas supprimer un document ? »).