Remise du bulletin
Fiche fonction. Cette page explique en détail une fonction de la paie — comment chaque salarié reçoit son bulletin : papier ou portail, la notification par e-mail, et ce que le portail montre. Pour la pile papier, voir Imprimer les bulletins ; pour la vue d’ensemble, revenez à La paie.
Deux canaux, un choix par salarié
Section intitulée « Deux canaux, un choix par salarié »Chaque fiche de travailleur porte sa Remise du bulletin :
- papier (le défaut — la remise de référence) : le salarié est dans la pile imprimée que vous distribuez ;
- portail : c’est le consentement du salarié qui fait basculer — il consulte et télécharge ses bulletins sur son portail, et l’e-mail de disponibilité le prévient. Tous les salariés n’ont pas d’ordinateur, mais le portail est un site web : un smartphone suffit.
Jamais un salarié sans canal : une préférence « portail » sans compte utilisateur actif retombe automatiquement en papier, partout — pile et notification — et le résumé d’envoi vous le signale.
Le portail ne montre que des chiffres contrôlés
Section intitulée « Le portail ne montre que des chiffres contrôlés »Un bulletin n’apparaît sur le portail du salarié — liste et téléchargement — qu’une fois sa période validée. Un mois encore en calcul ou en contrôle est invisible : ce qui atteint un salarié est toujours un chiffre que vous avez arrêté.
Notifier les bulletins
Section intitulée « Notifier les bulletins »Sur la fiche de la période validée, menu Bulletins : Notifier les bulletins. Chaque salarié en remise « portail » reçoit un e-mail sobre — « votre bulletin est disponible », le lien du portail, aucun montant dans le corps — rendu dans sa langue. Le texte de l’e-mail est un Modèle d’e-mail de votre site : reformulez-le librement, votre version survit aux mises à jour.
- Chaque bulletin notifié porte son tampon Notifié à / le — « mis en file d’envoi », pas « lu » ;
- re-cliquer n’inonde personne : seuls les bulletins non tamponnés partent — et comme un bulletin recalculé repart sans tampon, une re-notification l’atteint de nouveau ;
- le résumé vous dit : notifiés, déjà notifiés, et la liste « remise papier » (préférence papier + replis).
Si vous préférez joindre le PDF au mail, cochez « Joindre le bulletin au mail » sur le Profil de paie de l’entreprise — par défaut, l’e-mail notifie et le portail sert : la donnée de paie reste derrière l’authentification.
Le compte portail d’un salarié
Section intitulée « Le compte portail d’un salarié »Le portail s’ouvre à l’utilisateur lié à la fiche du travailleur (champ
Utilisateur). Pour un salarié, créez un compte de type « Website User » :
il n’a aucun accès au Desk — c’est la bonne frontière — et les
Réglages du portail peuvent pointer sa page d’accueil sur /hr pour qu’il
atterrisse directement chez lui. Sans serveur d’e-mail, posez son mot de
passe directement sur sa fiche utilisateur.
La pile papier suit le même tri
Section intitulée « La pile papier suit le même tri »Le dialogue d’impression propose le périmètre « Remise papier seulement » : la pile ne contient que ceux que vous distribuez vraiment — replis compris. Personne n’est imprimé pour rien, personne n’est oublié.