Les avances clients

Une Avance client enregistre un montant reçu d’un client sans facture à régler : un acompte versé avant commande, ou un trop-perçu volontaire (le client paie plus que son dû et souhaite laisser l’excédent « en compte »). L’argent est conservé en faveur du client jusqu’à son imputation sur une ou plusieurs de ses ventes.

C’est le complément du plafond de règlement : un paiement ne peut jamais dépasser le total d’une vente (voir Encaisser un règlement) - le trop-reçu d’un client se range ici, à son nom, au lieu de gonfler une facture.

Enregistrer une avance

1. Ouvrez Avance client → Nouveau (rail Ventes).
2. Renseignez le Client, le Montant, le Mode de paiement (et la référence - chèque, virement).
3. Enregistrez.

L’avance reçoit un numéro (série CLA) et l’écriture comptable de réception est générée automatiquement : la banque (ou la caisse) reçoit l’argent, le compte d’avances clients enregistre la dette envers le client.

i En espèces, le montant doit être un multiple de 5 XPF (il n’existe pas de pièce de 1 ni de 2 XPF) : contrairement à un règlement de facture, il n’y a pas de solde à approcher, donc pas d’écart d’arrondi possible.

Imputer l’avance sur une vente

Quand le client passe commande, ouvrez son avance et cliquez sur « Imputer sur une vente » : choisissez la vente, et éventuellement un montant (laissez vide pour imputer le maximum possible). IANUI crée alors le paiement correspondant sur la vente - mode « Avance », sans aucun mouvement bancaire : l’argent était déjà chez vous.

• L’imputation est toujours à votre main : rien ne s’impute automatiquement.
• Elle est bornée des deux côtés : jamais plus que le restant dû de la vente, jamais plus que le restant disponible de l’avance.
• Une avance peut servir plusieurs ventes (imputations successives) ; son statut passe à Consommée quand tout est imputé.

Annuler une avance

Une avance non encore imputée peut être annulée (erreur de saisie) : le bouton « Annuler l’avance » contre-passe l’écriture de réception et passe le statut à Annulée. Une avance imputée ne s’annule plus et ne se supprime jamais - comme tout document comptabilisé dans IANUI.

! Annuler n’est pas rembourser : ce bouton dit que l’argent n’aurait jamais dû arriver (une erreur de saisie). Pour rendre au client de l’argent légitimement reçu, utilisez « Rembourser le solde » ci-dessous.

Rendre l’argent au client

Un acompte dont la commande a rétréci, un trop-perçu qui ne servira à rien : sur la fiche de l’avance, le bouton « Rembourser le solde » restitue au client ce qui n’est imputé sur aucune vente.

1. Ouvrez l’avance et cliquez sur « Rembourser le solde ».
2. Choisissez le moyen de paiement - celui de la réception est proposé par défaut, mais vous pouvez en choisir un autre (un acompte reçu en espèces peut très bien être rendu par virement).
3. Confirmez.

Le geste rend le solde entier, jamais une fraction : ce qui a déjà servi n’est jamais touché. Une avance de 100 dont 40 ont réglé une vente se relit ensuite comme 100, dont 40 imputés et 60 rendus - rien n’est effacé, seul le solde tombe à zéro. L’avance passe au statut Remboursée, distinct d’Annulée : l’un dit que l’argent n’aurait jamais dû arriver, l’autre qu’il est reparti.

i Le geste vaut aussi pour le crédit né d’un avoir conservé en avance client (voir Les avoirs) : l’avoir, lui, ne bouge pas - il reste le document émis qu’il est, seul son crédit repart en argent au lieu d’attendre une prochaine facture. C’est la seule façon de rendre son argent à un client qui détient un avoir et cesse d’acheter.

i En espèces, le client reçoit l’arrondi au multiple de 5 XPF le plus proche ; l’écart de quelques francs est comptabilisé automatiquement en écart d’arrondi, comme pour un encaissement.

Ce qu’il faut retenir

✓ L’avance est le « portefeuille » du client chez vous : elle entre par un encaissement sans facture, elle sort par imputation sur ses ventes ou par remboursement, à votre initiative, et chaque mouvement laisse son écriture comptable.