Importer et exporter des données

Deux besoins bien distincts, et deux outils dont les portées n’ont rien de comparable :

Exporter concerne presque toutes vos listes - récupérer un tableur pour votre comptable, archiver, travailler hors ligne.
Importer ne concerne que trois référentiels. C’est volontairement restreint, et c’est le point à comprendre en premier.

Ce qui est importable : trois référentiels

Référentiel	Qui peut l’importer
Article	Responsable des ventes, des achats ou du stock
Client	Responsable des ventes
Fournisseur	Responsable des achats

Aucun autre document ne s’importe : ni vente, ni achat, ni écriture comptable, ni mouvement de stock, ni règlement.

Ce n’est pas un oubli. Ces documents ne sont pas de simples lignes de tableau : créer une vente réserve du stock, gèle des taux de taxe, consomme un numéro de facture dans une série légale continue ; enregistrer un achat génère son écriture comptable. Ce sont les écrans dédiés qui appliquent ces mécanismes. Les remplir par un fichier reviendrait à écrire dans vos livres sans passer par eux.

Autrement dit : on importe le socle - vos articles, vos clients, vos fournisseurs - typiquement au démarrage, quand vous arrivez avec un existant. L’activité, elle, se saisit.

Exporter

Quelques lignes

Cochez les lignes voulues dans la liste, puis choisissez « Exporter » dans le menu d’actions qui apparaît.

Une liste entière, ou filtrée

Basculez la liste en vue Rapport, posez vos filtres, puis « Exporter » dans le menu. Une fenêtre vous demande le « Type de fichier » (CSV ou Excel) et les colonnes.

Deux options de cette fenêtre méritent votre attention.

« Exporter les N lignes ? » - si vous ne la cochez pas, vous n’obtenez que la page affichée, pas l’ensemble. Sur une liste de 3 000 clients, vous repartez avec les 100 premiers sans que rien ne vous prévienne.

« Traduire les valeurs », cochée par défaut - elle traduit les valeurs en français dans le fichier. C’est agréable pour un tableur destiné à être lu par quelqu’un. Mais c’est fatal si le fichier doit revenir en import : IANUI attend les valeurs telles qu’il les stocke, et refusera les versions traduites. Décochez-la dès que l’export est destiné à être réimporté.

Importer : la marche à suivre

Ouvrez la liste du référentiel concerné (les Articles, par exemple) et choisissez « Importer » dans le menu.
Une « Importation de données » se crée. Choisissez le « Type d’importation » : « Insérer de nouveaux enregistrements » ou « Mettre à jour les enregistrements existants ».
Cliquez sur « Télécharger le modèle » et sélectionnez les colonnes dont vous avez besoin. Vous obtenez un fichier aux bons en-têtes.
Remplissez ce fichier, puis chargez-le dans « Importer le fichier ».
Vérifiez la correspondance des colonnes proposée, puis lancez l’import.

L’import s’exécute sous votre compte : vos droits s’appliquent, et chaque ligne passe exactement les mêmes contrôles que si vous l’aviez saisie à l’écran. Une ligne qu’un formulaire aurait refusée est refusée ici aussi, avec son motif. Rien n’est écrit en contournant un garde-fou.

Traitez les fichiers par lots raisonnables pour un premier essai : commencez par cinq lignes, vérifiez le résultat, puis passez au volume.

Les colonnes obligatoires

Article - cinq colonnes ne peuvent pas être vides :

Désignation
Famille
Type d’article
Taxe
Unité de stock

Les quatre dernières pointent vers d’autres référentiels : les valeurs doivent déjà exister dans IANUI. Créez donc vos familles, vos types d’article, vos taxes et vos unités avant d’importer les articles, sinon chaque ligne sera rejetée.

Client et Fournisseur - une seule colonne obligatoire, le Nom complet. Tout le reste (adresse, e-mail, conditions) peut venir plus tard, par un second import de mise à jour ou à la main.

Mettre à jour l’existant : exportez d’abord

Pour modifier des enregistrements déjà présents, l’import de mise à jour a besoin d’identifier chaque ligne. Et c’est là qu’un piège attend :

L’identifiant d’un client ou d’un fournisseur n’est pas son nom. La liste affiche « Nom complet », mais IANUI l’identifie en interne par une référence que vous ne voyez nulle part. Un fichier qui ne porte que des noms ne peut donc pas viser les bonnes fiches.

La seule marche à suivre fiable, et elle est simple :

Exportez d’abord le référentiel - l’export inclut la colonne d’identifiant. En décochant « Traduire les valeurs » (voir plus haut).
Modifiez les colonnes voulues dans ce fichier, sans toucher à la colonne d’identifiant.
Réimportez-le en « Mettre à jour les enregistrements existants ».

C’est le seul aller-retour sûr, et il vaut aussi pour les articles.

Deux explications, dans cet ordre de probabilité :

Vous êtes sur une liste qui ne s’importe pas. C’est le cas de toutes, sauf les trois du tableau en haut de page.
Vous ne détenez pas le rôle correspondant à ce référentiel : les ventes pour les clients, les achats pour les fournisseurs, l’un des trois pour les articles.

Dans le second cas, votre Responsable d’Application peut vous attribuer le rôle manquant (voir Créer ou inviter un utilisateur).