Les procédures

Une Procédure est un document que votre entreprise applique et tient à jour : consigne de sécurité, conduite à tenir en cas d’urgence, mode opératoire d’atelier, règlement intérieur. IANUI en tient le registre - quels documents existent, en quelle version, depuis quand. Il n’est ni un éditeur de texte, ni un espace de stockage : vous rédigez le document ailleurs, et vous l’attachez.

i Le registre est partagé par tous vos modules. Ce que le module RH y ajoute - quels postes doivent connaître quelle procédure - est décrit dans L’organisation.

Ce que porte une procédure

• un Code (« ISM-07 », « QUA-12 »), unique dans l’entreprise : c’est la référence que vous citez ;
• un Nom et, si vous le souhaitez, une phrase disant son objet ;
• une Famille de procédures que vous nommez vous-même (Sécurité, Urgence, Maintenance…) - aucune n’est livrée ;
• un Statut :

Brouillon → En vigueur → Obsolète

En vigueur signifie « c’est ce qui s’applique aujourd’hui » : ce statut exige au moins une version. Obsolète retire le document de l’usage sans effacer son histoire. Une procédure ne se supprime jamais.

Les versions

Chaque révision est une ligne : son indice (« 1.0 », « 3 »), sa date d’effet, son fichier et une note disant ce qui change. La dernière ligne est la version en vigueur - les dates doivent donc se suivre, et IANUI refuse une révision datée avant celle qui la précède.

Le fichier se dépose de deux façons, au choix, révision par révision :

• un PDF déposé dans IANUI - la forme conseillée : la copie est figée et sauvegardée avec votre site, ce qu’un document maîtrisé demande ;
• un lien vers votre espace de stockage en ligne. Retenez le revers : le fichier derrière le lien peut être remplacé sans que le registre le sache, et la copie de référence reste chez vous.

Les procédures qu’on vous impose

Vous travaillez peut-être pour un donneur d’ordre - une administration, un maître d’ouvrage - dont les consignes s’appliquent sur ses sites. Ce sont des documents maîtrisés comme les autres :

• le Donneur d’ordre le nomme (choisi parmi vos clients) ;
• la Référence externe porte le numéro qu’il met dessus, et l’indice de version est le sien ;
• le fichier devient facultatif : un texte que vous consultez chez lui, sans en détenir copie, se référence quand même.

! Sans donneur d’ordre nommé, le fichier reste obligatoire : une procédure de la maison est une procédure que vous détenez.

La prise de connaissance

Un salarié prend connaissance d’une procédure : c’est un fait daté, jamais effacé, qui dit qu’il a lu telle version, à telle date. Deux façons de le constater :

• le salarié lui-même, sur son portail (/hr/procedures) : il y trouve les procédures requises par son poste, plus celles de toute famille que vous montrez à l’ensemble du personnel (voir Le portail salarié) - il télécharge le document et clique « Lu et compris » ;
• vous-même, au bureau de gestion, pour constater une signature papier ou une familiarisation faite sur le terrain, sans repasser par le portail.

Une prise de connaissance ne peut jamais être datée dans le futur, et elle constate la version qui était en vigueur ce jour-là - jamais celle du jour où vous la saisissez. Une nouvelle révision remet la procédure « à lire » : la lecture d’une ancienne version ne compte pas pour la nouvelle.

i Une révision datée pour plus tard (« applicable au 1ᵉʳ du mois prochain ») n’est pas encore en vigueur : personne ne peut l’attester avant sa date, et elle n’apparaît nulle part comme un retard tant qu’elle n’est pas atteinte.

! Une procédure imposée par un donneur d’ordre dont vous ne détenez pas le fichier reste normalement attestable : le salarié consulte le texte chez lui, et « Lu et compris » constate cette lecture.

Le rapport Procédures non lues liste, poste par poste, qui n’a jamais lu une procédure requise ou qui l’a lue dans une révision antérieure à celle en vigueur. Une famille simplement montrée à tout le monde n’y figure pas : seule l’exigence du poste (voir L’organisation) y est suivie.

Le registre

Le rapport Registre des procédures est la liste maîtresse de vos documents maîtrisés : par entreprise, la famille, le code, le nom, la version en vigueur et sa date, le statut. Il s’imprime, et c’est lui que vous présentez lors d’un audit.

i Chaque entreprise tient le sien. Deux sociétés d’un même groupe qui appliquent la même procédure la portent chacune : la maîtrise documentaire est l’affaire de la société, et chacune peut légitimement numéroter la sienne ISM-07.