Préparer un lot de ventes
Un groupe arrive : trente clients à servir à l’identique, puis vingt autres la semaine suivante. Plutôt que de dupliquer une vente trente fois à la main, vous déclarez le lot une fois et IANUI fabrique les brouillons.
Le principe : vous listez, ligne par ligne, quelle vente copier, pour quel client, et en combien d’exemplaires. Vous exécutez, et les ventes vous attendent en devis.
Où le trouver
Section intitulée « Où le trouver »Espace Ventes, carte « 1 · Vendre », entrée « Préparation » - elle est aussi dans le rail de gauche, juste sous « Vente ».
L’outil est réservé au profil Sales Manager. Le Responsable d’Application le possède ; un profil purement opérationnel de vente, non. Si vous ne voyez pas l’entrée dans la carte, c’est que votre compte n’a pas ce profil - elle n’est pas masquée par erreur.
Déclarer le lot
Section intitulée « Déclarer le lot »Créez une Préparation de ventes et remplissez le tableau Lignes. Chaque ligne demande trois choses :
- Vente modèle - la vente à recopier. N’importe laquelle, y compris une vente déjà facturée : les copies en sortent propres, sans numéro de facture ni règlement (voir plus bas).
- Client - celui pour qui ce paquet est préparé.
- Nombre de copies.
Une ligne par paquet. Trente copies pour l’Hôtel Tiare et vingt pour la Pension Moorea, ce sont deux lignes d’une même préparation - et les deux paquets peuvent partir d’une vente modèle différente si l’offre n’est pas la même.
Enregistrez : la préparation reste en Brouillon, modifiable autant que vous voulez.
Le lot est plafonné à 500 ventes, toutes lignes confondues. Au-delà, la préparation refuse d’être enregistrée - découpez-la en plusieurs lots.
Exécuter
Section intitulée « Exécuter »Le bouton « Exécuter » n’apparaît que sur une préparation en Brouillon. IANUI vous demande confirmation - le nombre de ventes qui vont être créées - puis met le travail en file d’attente : sur un gros lot, la fabrication se fait en arrière- plan, vous n’attendez pas devant l’écran.
Rechargez la page pour suivre l’avancement. La colonne Copies créées de chaque ligne se remplit au fur et à mesure, et le bloc Résultat vous donne :
- Ventes créées - le total ;
- Exécutée par et Exécutée le - qui a lancé le lot, et quand ;
- Erreur, uniquement si quelque chose a échoué.
Le statut passe de En Cours à Terminé.
Ce que contiennent les copies
Section intitulée « Ce que contiennent les copies »Chaque copie reprend du modèle ses lignes d’articles, leurs quantités et leurs Tarifs, et reçoit le client de sa ligne. Elle arrive avec son propre numéro et le statut Devis : à confirmer puis facturer comme n’importe quelle vente.
Ce qu’une copie ne reprend jamais, même si le modèle le portait : le numéro de facture et ses dates, la commande, le montant payé, le rattachement comptable, et une éventuelle récurrence posée sur le modèle. C’est ce qui rend sûr le fait de prendre pour modèle une vente déjà facturée.
La TVA des copies est calculée aux taux en vigueur aujourd’hui, pas à ceux du modèle. Une copie faite depuis une vente facturée l’an dernier ne reproduit donc pas les anciens taux - c’est voulu : un devis n’hérite pas d’un gel fiscal qu’il n’a pas gagné.
En revanche, les copies reprennent le Tarif du modèle tel quel. Si ce Tarif n’est plus celui que vous voulez appliquer au groupe, changez-le sur la vente modèle avant d’exécuter le lot.
Un lot ne s’exécute qu’une fois
Section intitulée « Un lot ne s’exécute qu’une fois »Une fois exécutée, la préparation est figée : ni les lignes ni les nombres ne peuvent plus être touchés, et elle ne peut pas être relancée. Elle reste comme trace de ce qui a été fabriqué, par qui et quand.
Besoin d’un deuxième lot ? Créez une deuxième préparation. C’est aussi ce qui permet de relire, des mois plus tard, ce qui a été préparé pour quel groupe.
La vente modèle doit appartenir à la même entreprise que la préparation. Sur un site multi-entreprises, une préparation refuse un modèle pris chez une autre entité : ses lignes et ses prix n’appartiennent pas à celle pour qui vous préparez. Voir Cloisonnement des données entre entreprises.
Laquelle des trois façons de répéter une vente ?
Section intitulée « Laquelle des trois façons de répéter une vente ? »IANUI en propose trois, et elles ne répondent pas à la même question.
| Vous voulez | Le geste |
|---|---|
| Une copie, tout de suite, pour la retoucher | Menu « ⋯ → Dupliquer » sur la vente |
| La même vente chaque mois, automatiquement | Les ventes récurrentes |
| Plusieurs paquets d’un coup, avant l’arrivée d’un groupe | Cette page |
Le repère : Dupliquer est un geste ponctuel sur le document ouvert ; la récurrence est un calendrier qui tourne sans vous ; la préparation est un volume à fabriquer maintenant, pour plusieurs clients à la fois.