Le règlement groupé fournisseur

Vous réglez plusieurs factures d’un même fournisseur en un seul versement — le virement de fin de mois, le chèque qui solde le relevé du grossiste. Le Règlement groupé fournisseur ventile ce versement sur ses factures ouvertes en un seul geste. C’est le pendant exact du règlement groupé côté vente, argent sortant.

Enregistrer un règlement groupé

1. Ouvrez Règlement groupé fournisseur → Nouveau (rail Achats).
2. Choisissez le Fournisseur : ses factures ouvertes se chargent, de la plus anciennement échue à la plus récente.
3. Saisissez le Montant versé, le mode de paiement et la référence du chèque ou du virement : le montant se ventile tout seul, du plus ancien au plus récent. Ajustez ligne à ligne si vous avez désigné ce que vous réglez.
4. Enregistrez.

IANUI génère alors un règlement par facture servie, tous porteurs de la même référence de paiement. Le suivi facture par facture reste donc exact : le solde dû de chacune est juste, et rien ne se mélange.

i Une facture, ici, est un achat au statut Facture qui porte un montant de facture. Un achat encore en commande, ou facturé sans montant saisi, ne se propose pas — il n’y a rien à régler tant que la dette n’a pas de chiffre.

Les trois issues, sans cas particulier

• Le compte est bon : toutes les factures servies sont soldées.
• Le montant est inférieur : la dernière facture servie reste partiellement réglée, les suivantes restent ouvertes et continuent leur vie normale.
• Le montant est supérieur : l’excédent part en Avance fournisseur (voir « Régler un fournisseur »), imputable sur ses prochaines factures.

Ce dernier point mérite une explication, parce qu’il peut surprendre. Pourquoi ne pas simplement refuser un versement supérieur aux factures ? Parce que votre relevé bancaire montrera le montant réellement sorti. Si le logiciel n’en comptabilisait qu’une partie, la ligne du relevé ne correspondrait à rien et ne pourrait plus être rapprochée. L’excédent doit donc exister quelque part — et sa place, c’est l’avance : de l’argent laissé chez le fournisseur, qui servira ses prochaines factures.

! Aucune facture n’est jamais gonflée au-delà de son montant. Chaque règlement généré reste sous le plafond de sa facture ; l’excédent, lui, n’atterrit sur aucune facture.

En espèces : le reliquat sous la pièce

Il n’existe pas de pièce de 1 ni de 2 XPF : en réglant en espèces, vous versez souvent quelques francs de plus que le dû, sans pouvoir les reprendre. Ces francs-là ne sont pas de l’argent laissé chez votre fournisseur, c’est une charge. IANUI découpe donc l’excédent d’un versement en espèces :

• ce qui est repris en pièces (les multiples de 5) part en Avance fournisseur ;
• le reliquat inférieur à 5 XPF est constaté en écart d’arrondi sur la dernière facture soldée en entier, visible sur le règlement dans le champ Écart d’arrondi espèces.

i Exemple : 1 234 XPF de factures, 1 235 XPF versés en espèces. Les factures sont soldées, aucune avance n’est ouverte, et le 1 XPF part en charge d’arrondi - votre caisse est créditée des 1 235 XPF réellement sortis.

! Si aucune facture n’est soldée en entier, le règlement est refusé : IANUI vous invite à ventiler ce reliquat sur une facture ou à ajuster le montant versé.

Hors espèces, rien ne change : un excédent, même d’un franc, reste une avance fournisseur.

Une fois enregistré

Le règlement groupé est exécuté à l’enregistrement et ne se modifie plus : ce sont les règlements qu’il a générés qui portent l’argent. Une correction se fait sur ceux-là, tant que leur achat n’est pas facturé.

Au rapprochement bancaire

Le relevé bancaire montre une seule ligne de débit pour ce versement, alors que les livres portent un règlement par facture. Le rapprochement le sait : dans le dialogue de lettrage d’une ligne de débit, choisissez le Règlement groupé fournisseur — la ligne se lettre contre tous ses règlements, et contre l’avance d’excédent le cas échéant, en un geste et au franc près.

i Si vous réglez par remise de virements, le document Virement offre le même lettrage pour le lot entier (voir « Régler un fournisseur »). Les deux chemins coexistent : la remise pour un lot de virements, le règlement groupé pour un chèque ou un virement unique.

Ce qu’il faut retenir

✓ Un versement, N factures : la ventilation est automatique et ajustable, le suivi par facture reste exact, et ce que vous avez versé en trop devient une avance chez le fournisseur plutôt que de disparaître.