Les rapports de paie

i Fiche fonction. Cette page présente les rapports de contrôle du cycle de paie — livre de paie, récapitulatif des cotisations, coût employeur, heures et écarts, soldes d’acomptes et de saisies-arrêts, et la veille de la moyenne hebdomadaire : à quoi ils servent, quand les consulter, et comment ils se recoupent. Pour la vue d’ensemble, revenez à La paie.

Les rapports vivent dans l’espace Paie, carte Rapports (aussi dans le menu latéral, section Rapports). Le livre de paie et le récapitulatif se consultent pour une période de paie : choisissez la période dans le filtre en haut du rapport (et l’entreprise si votre site en gère plusieurs). Seuls les bulletins vivants comptent — un bulletin remplacé par un recalcul n’apparaît pas, ni ne compte double.

Le journal de paie

Le Journal de paie est le registre de synthèse de la période : une ligne par bulletin, avec pour chaque salarié le brut, les cotisations salariales, la CST-S retenue, les autres retenues (acomptes, saisies-arrêts…), le net à payer, les charges patronales et le coût total employeur. La dernière ligne totalise la période.

C’est l’état à produire quand votre comptable, votre expert ou un contrôle demande « la paie du mois » : tout le cycle en une page, sans ouvrir les bulletins un à un. Chaque ligne se recoupe d’elle-même : brut moins l’ensemble des retenues = net à payer.

i Le journal lit le mois en long — une ligne par salarié. Pour le lire en travers — une colonne par salarié, une ligne par rubrique — c’est le Livre de paie, décrit plus bas : le registre que l’on imprime et que l’on archive.

Le récapitulatif des cotisations

Le Récapitulatif des cotisations regroupe les mêmes bulletins par rubrique de cotisation : pour chacune, l’effectif concerné, la base, la part salariale, la part patronale et le total — avec un sous-total par organisme (CPS, CST-S, autres cotisations) et un total général.

Consultez-le avant de déposer la DSMO et la déclaration 4010 : il re-calcule, depuis les bulletins eux-mêmes, les montants que les déclaratifs vont porter. Si le récapitulatif, la DSMO et la 4010 racontent le même chiffre, le cycle est cohérent de bout en bout ; s’ils divergent, c’est le signe qu’un bulletin a bougé après préparation — refaites la déclaration concernée.

Le coût employeur

Le Coût employeur est l’état de clôture : pour chaque bulletin vivant de la période, le brut, les charges patronales, le coût employeur (brut + charges), la provision de congés payés — le montant que le bulletin a figé au calcul (une réimpression ou un changement de règle ne le déplace pas : le rapport rend les livres) — et le coût avec provision. La dernière ligne totalise : c’est le chiffre à donner à votre comptable à la clôture.

Les heures et écarts

Heures et écarts relit le calendrier figé de chaque bulletin (les lignes mêmes qu’il imprime) : heures attendues, effectuées, l’écart, puis les jours par nature — jours corrigés (un jour ordinaire dont les heures diffèrent de l’attendu : la trace des écarts saisis), fériés travaillés, jours de congé (une demi-journée compte 0,5), fériés, arrêts. Un bulletin sans calendrier (aucun jour couvert) montre des colonnes vides — jamais des zéros trompeurs.

Les soldes d’acomptes et de saisies-arrêts

Les Soldes acomptes et saisies-arrêts montrent où en est chaque dossier : montant total, mensualité, réglé avant IANUI, retenu par les bulletins vivants, et le reste dû — le même calcul que celui du moteur de paie, jamais une copie. C’est un état à l’instant (pas de période) ; les dossiers soldés se masquent d’eux-mêmes, la case « Afficher les dossiers soldés » les fait revenir. Pour la saisie des dossiers, voir Les données du salarié.

La moyenne hebdomadaire glissante

La Moyenne hebdomadaire glissante est votre rapport de diligence sur le temps de travail : pour chaque salarié actif de l’entreprise, la moyenne de ses heures effectuées (lues du calendrier de travail — fériés travaillés compris) sur les semaines qui précèdent la date choisie, du plus chargé au moins chargé, avec un signal quand la moyenne dépasse le plafond.

Le plafond et la fenêtre sont deux réglages du Profil de paie d’entreprise (bloc Veille du temps de travail), livrés en valeurs par défaut : 46 heures sur 12 semaines consécutives — la limite de l’article Lp. 3211-13 du code du travail polynésien. Alignez-les sur vos règles applicables.

i Le rapport montre, il ne bloque jamais une saisie : c’est un outil de vigilance à consulter régulièrement — la date « Jusqu’au » se déplace pour balayer d’autres fenêtres de 12 semaines.

Les deux registres se répondent

Le livre de paie totalise par salarié, le récapitulatif par cotisation : la somme des cotisations salariales du livre égale la part salariale totale du récapitulatif, et les charges patronales du livre en égalent la part patronale. Ce double regard est votre contrôle interne du mois — sans ressaisie, sans tableur.

Le livre de paie

Le Livre de paie est le registre mensuel que l’on imprime et que l’on archive. Il lit la période en travers : une colonne par salarié, une ligne par rubrique — salaire, primes, absences, cotisations, retenues — puis, sous le tableau, les cumuls du mois (heures de présence, heures non travaillées, heures supplémentaires, congés acquis et pris, cotisations salariales et patronales, net à payer, coût total).

Il s’édite depuis la période de paie, bouton Livre de paie du groupe Clôture. Deux réglages :

• Rupture — Par service met chaque service sur sa propre page et termine le document par une page de ventilation par service, une colonne par service et une colonne Total. Aucune enchaîne tous les salariés et termine sur le seul total de l’entreprise.
• Ordre — les colonnes se rangent par nom du salarié ou par matricule.

Une page porte sept salariés ; au-delà, le service continue sur la page suivante. Un service qui en compte moins remplit ses colonnes à partir de la gauche, le reste de la page restant blanc — les chiffres restent contre leurs libellés. Un salarié qu’aucune affectation ne rattache à un service apparaît en fin de document, sous Sans service — le livre le montre, il ne l’invente pas.

i Seuls les bulletins vivants entrent dans le livre : un bulletin remplacé par un recalcul n’y figure pas. Les colonnes d’heures restent vides tant que le calendrier du mois n’a pas été capturé par le calcul — une case vide dit « non capturé », elle n’affirme pas zéro.

✓ Au-delà de 120 salariés, le livre est préparé en arrière-plan et arrive en pièce jointe de la période : vous êtes prévenu quand il est prêt.