L'organisation

Décrivez votre structure - qui travaille où, et sous la responsabilité de qui. Trois catalogues et un rattachement suffisent.

Services, postes et établissements

• Service - une unité de votre organigramme (Comptabilité, Atelier…). Un service peut avoir un Service parent (hiérarchie) et un Chef de service, qui approuvera notamment les congés de son équipe. Si le chef nommé ne travaille pas dans le service et n’y encadre personne, IANUI le signale à l’enregistrement (« Chef de service à vérifier ») - sans bloquer : un chef peut légitimement diriger un service où il ne travaille pas.
• Poste - le catalogue de vos métiers (Mécanicien, Vendeuse…). Un poste peut dire sa mission en une phrase, et lister les domaines de responsabilité dont il répond - avec un niveau (Pilote, Co-pilote ou Contributeur) et ce qu’il fait concrètement sur chacun. Il peut aussi porter des indicateurs (disponibilité, satisfaction, chiffre d’affaires…) avec leur cible de référence - leurs valeurs se relèvent à chaque entretien du titulaire, ce qui permet d’en suivre l’évolution dans le temps. Il peut enfin indiquer son métier (un référentiel partagé par toutes vos entreprises : « Capitaine » y est le même métier chez vous et chez une société sœur), avec son code ROME repris automatiquement sur vos offres d’emploi et vos déclarations d’embauche ; les habilitations qu’il exige (le rapport Habilitations non couvertes, rail RH, signale qui ne les a pas ou plus - jamais un blocage à l’affectation) ; et une Catégorie / Classification par défaut, reprises sur tout nouveau contrat dont ces champs sont vides. Un Effectif cible compare, dans le rapport Pourvoi des postes, le nombre prévu de titulaires au nombre réel à une date. Il liste aussi les procédures requises - les documents maîtrisés dont son titulaire doit connaître la version en vigueur (voir Les procédures) - et peut se déclarer Responsable de l’une d’elles : le poste qui la tient à jour et la fait appliquer, un seul pour tout le catalogue. Là encore, une exigence non couverte se signale, elle ne bloque jamais une affectation. Enfin, un poste peut prendre part à un Circuit de collaboration - un sujet transverse (« Lancement d’une nouvelle offre ») et la suite ordonnée des postes qui y contribuent, le valident ou l’arbitrent ; la fiche de poste imprimée en liste les circuits, et le circuit s’imprime lui-même, l’arbitre mis en évidence.
• Établissement - vos sites ou lieux de travail (siège, dépôt, magasin…), avec leur code (unique par entreprise) et leur adresse - insérables dans vos modèles de documents, pour la clause de lieu de travail d’un contrat. Téléphone, e-mail, responsable du site et identifiant administratif complètent la fiche à titre indicatif.

Chacun appartient à une entreprise (renseignée automatiquement à la création). Un service fermé ou un poste retiré se désactive, il ne se supprime pas.

i Deux co-responsables à égalité ? Laissez le Chef de service vide : dans l’organigramme, la boîte n’affiche pas d’en-tête et les co-responsables y apparaissent en lignes à égalité, leur poste disant qui ils sont. Pour donner à leur équipe sa propre boîte en dessous, créez un service enfant (Service parent = le leur) et rattachez-y les affectations de l’équipe. À savoir : sans chef de service, son avis de congés affiche sans objet - la RH décide avec le seul avis du responsable direct, ou sans aucun avis.

i Un seul pilote par domaine. IANUI refuse de faire piloter le même domaine par deux postes : un pilotage réellement partagé se déclare en Co-pilote sur chacun des deux postes. La matrice des responsabilités (rail RH) restitue, à une date donnée, qui pilote quoi et qui l’occupe - un domaine dont le poste pilote n’a personne dessus y ressort sans titulaire, sans rien inventer.

i Un seul arbitre par circuit. Comme pour le pilote d’un domaine, IANUI refuse deux arbitres sur un même circuit : quelqu’un doit trancher, seul. Un circuit sans arbitre reste valide - c’est une simple consultation. Un même poste peut intervenir à plusieurs étapes d’un circuit (il contribue, puis valide).

Affecter un travailleur

L’Affectation rattache un travailleur à un service (et si vous le souhaitez à un poste et un établissement), à partir d’une date d’effet. Laissez la fin d’effet vide tant que l’affectation est en cours.

Si une équipe s’organise à l’intérieur d’un service (chef d’équipe, coordinatrice…), nommez le Responsable direct de chacun sur son affectation : l’organigramme dessine alors ces étages. Laissé vide, le chef de service joue ce rôle.

Précisez, si vous le souhaitez, le Motif de l’affectation (Embauche, Mutation, Promotion, Remplacement, Détachement, Réorganisation, Autre) - purement descriptif, il n’entraîne aucun calcul - et une Fonction complémentaire (« adjoint », « chef d’équipe », « référent »…) quand le travailleur cumule un rôle en plus de son poste. Une affectation liée à une promotion peut aussi référencer l’avenant qui porte l’augmentation de salaire correspondante : le rapport Parcours du salarié (rail RH) les présente alors ensemble.

Date d'effet → (changement) → nouvelle affectation

Lors d’un changement de service, clôturez l’affectation en cours (fin d’effet) et créez la suivante : l’historique des rattachements reste complet, et un travailleur n’a jamais deux affectations en même temps.

i C’est l’affectation qui permet à IANUI de retrouver, pour un travailleur, son responsable direct (la case du même nom) et son chef de service (son affectation → son service) - les deux avis consultatifs des demandes de congé et de travail hors site (voir Le portail salarié), et par le rapport Effectifs. La décision, elle, reste un geste de la RH.

✓ L’Organigramme (rail RH) dessine cette structure à une date, à l’écran comme en PDF : voir L’organigramme.

! L’établissement du contrat de travail (la clause écrite) et celui de l’affectation sont deux choses distinctes : l’affectation reflète la réalité organisationnelle du moment.