Régler un fournisseur

Vous enregistrez vos paiements à l’aide du Paiement fournisseur, rattaché à l’achat concerné. IANUI met alors à jour, tout seul, le montant payé et le solde restant dû.

Enregistrer un paiement

1. Depuis l’Achat, créez un Paiement fournisseur.
2. Renseignez :
   • la Date du règlement ;
   • le Mode de paiement (Chèque, Virement, Espèce, Carte…) ;
   • le Montant.
3. Enregistrez.

Le paiement reçoit un numéro propre à votre entreprise (série BP). Sur l’achat, le Montant payé et le Solde dû sont recalculés automatiquement à partir de l’ensemble des paiements.

! L’achat doit porter le Montant de la facture du fournisseur. Sans lui, le paiement est refusé : la dette n’existe pas encore comme chiffre, et le solde dû afficherait zéro juste après que vous avez payé. Un acompte versé avant toute facture ne se saisit donc pas ici — il a son propre document, l’Avance fournisseur (voir plus bas).

i Vous pouvez enregistrer plusieurs paiements pour un même achat, mais leur total ne peut pas dépasser le montant de la facture. Au-delà, le règlement est refusé et le message vous rappelle le restant dû.

Payer en espèces : l’arrondi à 5 XPF

Comme pour les ventes, un règlement en espèces se fait par multiples de 5 XPF (il n’existe pas de pièce de 1 ni de 2 XPF). Quand le Mode de paiement est Espèce, un champ Espèces versées apparaît :

1. Saisissez les espèces réellement remises au fournisseur, nettes du rendu de monnaie.
2. IANUI arrondit aussitôt au multiple de 5 XPF le plus proche.
3. Le Montant imputé à l’achat se calcule tout seul : si les espèces arrondies tombent à moins de 5 XPF du solde dû, l’achat est soldé exactement et l’écart de quelques francs est comptabilisé automatiquement en écart d’arrondi ; en dessous du solde, c’est un paiement partiel et le montant imputé égale les espèces versées.

! Au-delà d’une pièce au-dessus du solde, le règlement est refusé. On ne remet pas au fournisseur plus que ce qu’on lui doit : vous reprenez la monnaie.

Payer par virement groupé

Si vous réglez vos fournisseurs par remise d’ordres (le document Virement, qui génère le fichier pour votre banque), rattachez chaque paiement à sa remise : champ Virement sur le Paiement fournisseur (visible en mode Virement). C’est ce rattachement qui permettra au rapprochement bancaire de couvrir tous les paiements de la remise d’un coup quand la banque la débite en une seule ligne (voir « Le rapprochement bancaire »).

Régler un achat en devise

Si l’achat est libellé en devise (champ Devise du devis sur l’Achat, voir « Vendre en devise étrangère » - le fonctionnement est symétrique), la Devise de règlement est reprise automatiquement. Saisissez le Montant en devise réellement versé et le Taux de la devise de règlement (cours du jour) : le Montant imputé à la dette se calcule au taux de la facture, et l’écart avec le cours du jour est comptabilisé en gain ou perte de change (voir « Multidevises et écarts de change »).

Sur un achat facturé

Un paiement déjà enregistré sur un achat facturé ne peut plus être modifié ni supprimé - comme pour les ventes, c’est ce qui garantit la cohérence de votre comptabilité.

Corriger un paiement : l’annuler, puis en saisir un nouveau

Comme côté ventes, un paiement fournisseur est comptabilisé aussitôt et ses champs monétaires ne se modifient plus ensuite (libellé et référence restent libres). Pour corriger : « Annuler le paiement » sur la fiche, confirmation ; le paiement passe Annulé, son écriture est contre-passée, le mouvement de trésorerie est annulé et le montant ne compte plus dans le payé de l’achat - le solde dû revient ; saisissez ensuite le bon paiement. Rien n’est supprimé.

! Un paiement financé par une avance fournisseur, né d’un règlement groupé fournisseur ou inclus dans une remise de virements ne s’annule pas depuis le paiement : c’est l’avance, le règlement groupé ou la remise (retirez-le d’abord) qui commande - le message vous renvoie au bon geste.

Verser un acompte avant la facture

Beaucoup de fournisseurs demandent une part à la commande, avant d’expédier ou de fabriquer. Cet argent-là n’est pas un règlement : vous n’avez encore rien acheté au sens comptable, et le fournisseur vous doit soit la marchandise, soit votre argent. C’est une créance sur lui, pas une dépense.

Il se saisit donc dans un document à part, l’Avance fournisseur, et non sur l’achat :

1. Créez une Avance fournisseur : le Fournisseur, la Date, le Mode de paiement et le Montant versé.
2. Enregistrez. L’écriture part toute seule : votre banque est créditée, et la somme se pose en créance sur le compte d’avances fournisseurs.

i C’est le symétrique exact de l’Avance client, en sens inverse : là, un client vous confie de l’argent et vous le lui devez ; ici, vous confiez de l’argent à un fournisseur et c’est lui qui vous doit quelque chose.

Quand la facture arrive, ouvrez l’avance et utilisez le bouton « Imputer sur un achat ». Choisissez l’achat concerné et, si vous le souhaitez, le montant à imputer — laissé vide, IANUI impute autant que possible. Un règlement est alors créé sur l’achat, sans aucun mouvement bancaire : l’argent avait déjà quitté votre compte au versement, l’imputation ne fait que solder la dette avec la créance.

Une avance peut servir plusieurs achats successifs : son Restant diminue à chaque imputation, et son statut passe de Ouverte à Consommée quand elle est épuisée.

i Une avance naît aussi toute seule quand vous réglez plusieurs factures d’un coup et que vous versez plus qu’elles ne totalisent : l’excédent y est conservé. Voir Le règlement groupé fournisseur.

! Une avance déjà imputée ne peut plus être annulée ni supprimée. Tant qu’elle ne l’est pas, le bouton « Annuler l’avance » contre-passe l’écriture de versement. Attention : annuler n’est pas se faire rembourser — c’est la correction d’une saisie, à réserver à un acompte saisi par erreur.

Se faire rembourser par le fournisseur

Si le fournisseur vous rend réellement l’argent - une commande qui a rétréci, un crédit qu’il solde en espèces plutôt que sur une prochaine facture - utilisez le bouton « Rembourser le solde » sur la fiche de l’avance, plutôt qu’une opération diverse saisie à la main.

1. Ouvrez l’avance et cliquez sur « Rembourser le solde ».
2. Choisissez le moyen de paiement par lequel le fournisseur vous rend l’argent - celui du versement est proposé par défaut, mais vous pouvez en choisir un autre.
3. Confirmez.

Le geste rend le solde entier, jamais une fraction : ce qui a déjà servi à imputer un achat n’est jamais touché. Une avance de 100 dont 40 ont réglé un achat se relit ensuite comme 100, dont 40 imputés et 60 revenus - rien n’est effacé, seul le solde tombe à zéro. L’avance passe au statut Remboursée, distinct d’Annulée : l’un dit que l’argent n’aurait jamais dû partir, l’autre qu’il est revenu.

i Le geste vaut aussi pour le crédit né d’un avoir fournisseur conservé en avance (voir « L’avoir fournisseur ») : l’avoir, lui, ne bouge pas - seul son crédit revient en argent au lieu d’attendre un prochain achat.

i En espèces, vous recevez l’arrondi au multiple de 5 XPF le plus proche ; l’écart de quelques francs est comptabilisé automatiquement en écart d’arrondi, comme pour un règlement.