La comptabilité analytique
Votre comptabilité générale dit combien : 3 200 000 F de ventes, 1 850 000 F d’achats, compte par compte. Elle ne dit pas d’où cela vient. La comptabilité analytique répond à cette seconde question : quelle agence, quelle activité, quel chantier a produit ce chiffre, et lequel a coûté plus qu’il n’a rapporté.
Ce n’est pas une deuxième comptabilité à tenir. C’est la même information, lue autrement : vous étiquetez vos lignes de vente, d’achat et d’écriture au fil de l’eau, et IANUI se charge de les regrouper.
Deux fiches complètent ce chapitre :
- Mettre en place vos axes analytiques - choisir vos axes, les créer, créer vos comptes analytiques et décider ce qui devient obligatoire ;
- Lire la balance analytique - le rapport qui restitue tout cela, et la comparaison au budget.
À quoi elle sert
Section intitulée « À quoi elle sert »Concrètement, l’analytique répond aux questions que votre plan comptable laisse sans réponse :
- Quelle activité vous fait vivre ? Le négoce, la pose, la maintenance : le compte 70610000 les additionne, l’analytique les sépare.
- Quel point de vente est rentable ? Papeete, Moorea, Raiatea : mêmes comptes, résultats très différents.
- Ce chantier a-t-il tenu son budget ? Vous suivez ses achats et sa facturation au fil de l’eau, sans attendre la clôture.
- Où passe la dépense ? Le carburant, l’entretien, la sous-traitance : ventilés par activité plutôt qu’en un seul bloc.
- Sur quoi décider ? Arrêter une activité, ouvrir une agence, renégocier un contrat : ces décisions se prennent sur un résultat par axe, pas sur un résultat global.
L’analytique est facultative. Elle n’a aucune incidence sur votre comptabilité générale, sur vos factures ni sur vos déclarations : elle ajoute une lecture, elle ne change aucun montant.
Le principe : trois axes, des comptes analytiques
Section intitulée « Le principe : trois axes, des comptes analytiques »IANUI met à votre disposition trois axes analytiques, numérotés 1, 2 et 3.
- Un axe analytique est une manière de découper votre activité - une question que vous vous posez. « Par agence ? » est un axe. « Par activité ? » en est un autre.
- Un compte analytique est une réponse possible dans cet axe. Dans l’axe « Agence », les comptes analytiques sont « Papeete », « Moorea », « Raiatea ».
- Chaque compte analytique appartient à un seul axe.
Une entreprise de pose de menuiseries pourrait tenir :
| Axe | Question posée | Comptes analytiques |
|---|---|---|
| 1 | Quelle agence ? | Papeete, Moorea, Raiatea |
| 2 | Quelle activité ? | Négoce, Pose, Maintenance |
| 3 | Quel chantier ? | Un compte par chantier ouvert |
Les trois axes sont indépendants et se combinent : une même ligne de vente peut être « Papeete » et « Pose » et « Chantier Taaone ». C’est ce croisement qui fait la valeur de l’analytique - vous pouvez ensuite lire votre résultat par agence, puis le relire par activité, sur les mêmes écritures.
Le numéro de l’axe est une position, pas un ordre d’importance. Un compte de l’axe 2 se renseigne dans l’emplacement Compte analytique 2, et nulle part ailleurs. Vous n’avez pas à y penser : chaque emplacement ne vous propose que les comptes de son propre axe, et de votre entreprise.
Vous partez d’une page blanche
Section intitulée « Vous partez d’une page blanche »IANUI ne livre aucun axe ni compte analytique prédéfini : un découpage utile est propre à votre métier, personne ne peut le deviner à votre place. Tant que vous n’avez rien créé, les emplacements analytiques restent simplement vides sur vos documents, sans jamais vous bloquer.
La marche à suivre est décrite dans « Mettre en place vos axes analytiques ».
Où renseigner l’analytique
Section intitulée « Où renseigner l’analytique »L’étiquetage se fait sur la ligne, jamais sur l’en-tête du document : c’est la ligne qui porte un montant, donc c’est elle qui porte l’affectation.
Trois endroits, et toujours la même section Analytique :
- sur une ligne de vente (devis, bon de commande, facture) ;
- sur une ligne d’achat (demande de prix, commande, facture) ;
- sur une ligne d’écriture comptable.
Ouvrez la ligne concernée (le crayon ou le chevron en bout de ligne), déroulez la section Analytique, et renseignez Compte analytique 1, 2 et 3 selon les axes que vous tenez. Aucun n’est obligatoire par défaut : vous pouvez n’en tenir qu’un.
Vous pouvez éviter cette saisie au quotidien : renseignez les comptes analytiques par défaut sur la fiche de l’article, et vos lignes de vente et d’achat les recevront toutes seules - sans jamais écraser un choix que vous auriez fait sur la ligne. Voir « Mettre en place vos axes analytiques ».
Sur une écriture comptable, l’analytique n’a de sens que sur les lignes de Charges et de Revenus. Les lignes de bilan - client, fournisseur, TVA, banque - n’en attendent pas.
Ce que devient l’information
Section intitulée « Ce que devient l’information »Le trajet de l’information analytique : de la ligne saisie jusqu’au rapport.
Jusqu’à quand pouvez-vous corriger
Section intitulée « Jusqu’à quand pouvez-vous corriger »C’est le point à retenir, parce qu’il est sans rattrapage confortable : l’analytique se renseigne avant que le document ne se fige.
- Sur une vente : une fois la vente facturée, elle n’est plus modifiable du tout - les comptes analytiques compris. Renseignez-les au devis ou à la commande, c’est le bon réflexe. Voir « Facturer une vente ».
- Sur un achat : l’écriture est générée au passage en Facture. Modifier les comptes analytiques après coup change la ligne d’achat, mais plus l’écriture déjà comptabilisée.
- Sur une écriture comptable : une écriture comptabilisée ne se modifie plus. Annulez-la - IANUI génère une écriture d’extourne qui reprend les mêmes comptes analytiques, donc l’analytique se solde proprement - puis ressaisissez l’écriture correcte.
Si vous facturez une vente en ayant oublié l’analytique, la ligne est perdue pour la balance analytique. Il n’y a pas de reprise automatique : la seule voie est une écriture comptable de régularisation, saisie à la main sur les mêmes comptes de produits, avec les comptes analytiques attendus.
Ce que l’analytique ne couvre pas
Section intitulée « Ce que l’analytique ne couvre pas »L’automatisme s’arrête à ce qui est un produit ou une charge. Sont donc absents de la balance analytique :
- les lignes de consigne d’emballage et les lignes vendues pour le compte d’un mandant en régime transparent - leur montant n’est pas votre produit, il ne rejoint pas vos comptes de produits ;
- les mouvements de stock et les dotations aux amortissements, qui ne portent pas d’affectation analytique ;
- tout ce qui reste au brouillon : seules les écritures comptabilisées sont comptées.
En revanche, les avoirs y sont : l’écriture d’avoir reprend l’affectation analytique de la ligne de facture d’origine, donc le produit avoiré se retire bien de l’axe qui l’avait porté. Vous n’avez rien à régulariser.
Vous pouvez mélanger les affectations librement sur un même document : deux lignes qui tombent sur le même compte de produit avec des comptes analytiques différents restent deux lignes distinctes dans l’écriture. Chacune garde sa ventilation.
Un axe déclaré Obligatoire l’est sur toutes les lignes du document, y compris celles qui ne rejoindront pas vos produits (consigne, mandant). Vous devrez donc leur donner un compte analytique, même s’il ne sera pas exploité.
Qui peut s’en servir
Section intitulée « Qui peut s’en servir »- Créer et modifier les axes et les comptes analytiques : les profils comptables (Accounts User, Accounts Manager).
- Renseigner les comptes analytiques sur une ligne : toute personne qui peut saisir le document (vente, achat, écriture).
- Lire la balance analytique : les profils comptables.
Comme partout dans IANUI, rien ne se supprime : un axe ou un compte analytique dont vous ne vous servez plus se désactive - il disparaît alors des listes de choix, sans jamais s’effacer de vos écritures passées (voir « Pourquoi je ne peux pas supprimer un document ? »).