L'avoir fournisseur

Quand un fournisseur vous doit de l’argent sur une facture — marchandise refusée, litige de prix, ligne jamais livrée — il émet un avoir. L’Avoir fournisseur enregistre ce document dans IANUI : il constate le crédit, passe l’écriture comptable en miroir de la facture, et met ce crédit à votre disposition pour vos règlements.

Enregistrer un avoir

1. Créez un Avoir fournisseur et choisissez l’Achat concerné — seuls les achats dont la facture est enregistrée sont proposés : un avoir corrige une facture.

   i Votre achat n’apparaît pas dans la liste ? Sa facture n’est pas encore enregistrée : sur la fiche Achat, renseignez Référence facture, Date de facture et surtout le Montant de facture — c’est lui qui ouvre l’avoir, comme les règlements.

2. Reportez la Référence fournisseur : le numéro d’avoir qui figure sur son document.

3. Les lignes se construisent depuis la facture — rien ne se ressaisit : chaque ligne reprend l’article et son prix de la commande, et propose la quantité encore « avoirable ». Ajustez les quantités, retirez les lignes non concernées.

i Le total avoirable est borné, ligne à ligne : tous avoirs confondus, on ne peut pas créditer plus que la quantité facturée d’une ligne.

À l’enregistrement, le document reçoit son numéro (série AF, par entreprise) et devient immuable : un avoir erroné se corrige par un nouvel avoir, jamais par retouche.

Ce que l’enregistrement produit

• L’écriture comptable en miroir de la facture, au journal des achats : les charges et la TVA déductible sont extournées aux montants de la facture, et la contrepartie ouvre un crédit chez le fournisseur.
• Une avance fournisseur portant le montant de l’avoir — c’est elle qui matérialise « le fournisseur me doit ». Elle se consomme comme toute avance : par imputation sur une facture de ce fournisseur.
• La case « Imputer immédiatement sur l’achat » (cochée par défaut quand la facture a un restant dû) impute l’avoir dans la foulée sur la facture qu’il corrige — le cas courant. Décochez-la pour garder le crédit et l’imputer plus tard sur une autre facture.

i Sur l’achat, un avoir imputé se lit en « Montant payé ». Le crédit est un règlement comme un autre : le montant payé monte, le reste à payer tombe, et « Dernier règlement » prend la date de l’avoir — alors qu’aucun argent n’est sorti. C’est voulu : l’avoir solde la facture par une avance fournisseur, pas par un décaissement. Le détail se lit dans les règlements de l’achat, où la ligne porte le mode « Avance ».

Renvoyer la marchandise

Si la marchandise repart physiquement chez le fournisseur, cochez Retour au fournisseur sur la ligne et indiquez l’entrepôt d’où elle part — typiquement l’entrepôt de quarantaine qui la détient depuis le contrôle de réception : c’est le geste qui solde un refus définitif après quarantaine.

La case reste décochée par défaut : un avoir couvre souvent une marchandise refusée au quai ou jamais livrée — il n’y a alors rien en stock à renvoyer. IANUI refuse d’ailleurs de sortir un stock qui n’existe pas.

Si l’article est suivi par lot ou par numéro de série, indiquez la référence qui repart : IANUI vous propose celle de la réception quand l’achat n’en a reçu qu’une pour cet article, et vous laisse choisir sinon. Voir « Lots et numéros de série ».

i La quantité de la ligne sert à la fois au crédit et à la sortie de stock. Si le fournisseur crédite 10 unités mais que seules 6 sont en quarantaine (les 4 autres refusées au quai, jamais entrées), faites deux avoirs sur la même ligne : un de 6 avec retour, un de 4 sans — le plafond par ligne les accepte tous les deux.

i Voir aussi « Réceptionner des marchandises » pour le contrôle de réception (refus au quai, mise en quarantaine) qui prépare cet avoir.