Créer un achat

Comme pour la vente, un achat est un seul document - un Achat - qui passe par trois statuts successifs :

Demande de devis → Bon de commande achat → Facture

Vous démarrez donc par une demande de devis auprès de votre fournisseur, puis vous confirmez la commande, et enfin vous enregistrez la facture reçue.

Étapes

1. Créez un nouvel Achat et choisissez le Fournisseur. Le document démarre au statut Demande de devis et reçoit un numéro propre à votre entreprise (de la forme A…).

2. Ajoutez les lignes d’articles. Pour chaque ligne : l’Article, la Quantité, le Prix unitaire (issu du devis fournisseur) et, si vous gérez l’article en stock, l’Entrepôt prévisionnel de réception.

   ! Un même article ne peut figurer qu’une seule fois dans un achat.

Les lignes d’un Achat (ici en « Bon de commande achat ») : articles, taxe et totaux calculés.

Confirmer la commande

Quand le fournisseur accepte, passez en commande : bouton Statut → « Bon de commande achat → ». IANUI enregistre alors une prévision de stock pour les articles attendus (ceux marqués « À prévoir »), ce qui alimente vos prévisions d’entrée. L’entrepôt saisi à l’achat est prévisionnel : il n’est pas obligatoire pour confirmer. C’est à la réception que vous fixez l’entrepôt définitif, celui où la marchandise entre réellement, alors obligatoire. S’il a été renseigné à l’achat, il est pré-rempli à la réception, mais reste modifiable, et peut donc différer du prévisionnel.

i Tant qu’aucune réception n’a eu lieu, vous pouvez revenir en arrière (« ← Demande de devis »), ce qui annule les prévisions de stock.

Facturer l’achat

À réception de la facture du fournisseur, passez au statut Facture :

1. Renseignez la Référence facture (le numéro de la facture fournisseur) et la Date de facture - les deux ensemble, obligatoirement.
2. Cliquez sur Statut → « Facture → ».

i La facturation n’est possible que sur un achat déjà confirmé en commande. Sinon : « Impossible de facturer l’achat … - la commande n’a pas encore été confirmée. »

La suite : réceptionner la marchandise et régler le fournisseur (pages dédiées).