Les natures d'absence

i Fiche fonction. Cette page explique en détail comment IANUI traite chaque nature d’absence — congé payé, arrêt maladie, accident du travail, congé maternité, congé exceptionnel — de l’enregistrement RH jusqu’à ses effets en paie. Pour le geste quotidien (poser et approuver un congé), revenez à Congés et absences ; pour le compte de congés payés, voir Congés payés en paie.

Une absence = un congé, toujours

Quelle que soit sa nature, une absence s’enregistre d’une seule façon : un Congé typé (demandé par le salarié au portail ou saisi au Desk), que la RH approuve ou rejette - éclairée par l’avis du responsable direct et du chef de service (voir Congés et absences, section « Qui décide ? »). Ce principe unique a trois vertus :

• le calendrier de travail est protégé : IANUI refuse une saisie d’heures sur un jour couvert par un congé approuvé, et marque C (ou C½ pour une demi-journée) les jours décomptés sur le calendrier imprimé du bulletin — une absence ne peut jamais être « bricolée » en heures ;
• la paie lit la RH, jamais l’inverse : compteurs de congés, retenues et indemnités découlent des congés approuvés ;
• rien ne se perd : un congé erroné se rejette ou se corrige, il ne se supprime pas.

Pour les absences longues qui suspendent le contrat de travail (maladie, maternité, accident du travail, service national), un second objet s’ajoute : la Suspension de contrat (voir Le contrat de travail). C’est l’événement juridique — il borne la vie du contrat et déclenche la visite médicale de reprise (voir Santé et sécurité).

Ce que dit le droit polynésien

Le code du travail PF (art. Lp. 3231-4) désigne les absences assimilées à du travail effectif pour l’acquisition des congés : les congés payés eux-mêmes, les six premiers mois d’absence pour maladie, le repos maternité, et l’arrêt pour accident du travail dans la limite d’un an ininterrompu. Un congé sans solde, lui, n’est pas assimilé. Cette liste guide directement la case « Réduit le travail effectif » de vos types de congé (voir Acquisition des congés payés).

Le congé payé

Le type porte la case Congé payé : chaque congé approuvé décompte le compte du salarié, ventilé sur le mois réel, et le bulletin capture solde précédent, acquis, pris, solde, avec le détail de chaque congé du mois. L’indemnité est calculée par la paie — 1/10ᵉ ou maintien du salaire, la plus favorable (fiche Indemnité de congés payés). Ne cochez jamais « Réduit le travail effectif » sur un type congé payé : IANUI refuse la combinaison, la loi assimilant ces jours à du travail.

L’arrêt maladie

Enregistrez la Suspension de contrat de type maladie — c’est elle qui pilote tout : retenue des jours d’arrêt et maintien de salaire calculés automatiquement selon la règle d’arrêt « maladie » du profil de paie de l’entreprise (fenêtre de 30 jours, carence en tête d’arrêt levée par l’hospitalisation, la longue maladie, la franchise annuelle ou la carence payée par l’employeur — fiche Arrêts de travail) ; le calendrier du bulletin la lit aussi (jours « A »), aucun congé à ajouter. Un congé payé qui la chevauche : l’arrêt prime, les jours ne sont ni décomptés ni payés comme congé. Côté acquisition, posez les jours assimilés sur la règle (six mois d’après la loi) : au-delà, les jours sont retirés du travail effectif automatiquement. Côté trésorerie, IANUI prépare l’état de remboursement des indemnités journalières : un état par arrêt, sur le formulaire officiel — jours 4 à 30, salaire de référence repris du dernier bulletin complet avant l’arrêt, chaque chiffre restant modifiable avant envoi ; le même montant passe sur le bulletin (brut payé par IJ hors assiette CPS, indemnités reversées nettes — section « Les indemnités journalières sur le bulletin » de la fiche).

L’accident du travail

Consignez l’Accident du travail dès sa survenue : date et heure, lieu, circonstances, témoins, lésions, certificat. IANUI génère l’échéance de déclaration (la DAT auprès de la CPS) pour tenir le délai, puis vous suivez l’accusé de réception. L’arrêt qui en découle = Suspension de contrat de type accident du travail, qui référence l’accident ; la visite de reprise est proposée au retour. La paie le traite par la règle d’arrêt « accident du travail » du profil de paie (retenue et maintien « Absence / Maintien accident du travail », état IJ si la règle maintient) — livrée vide, à compléter d’après les textes ; l’acquisition des congés suit ses jours assimilés (un an d’après la loi). La cotisation patronale Accidents du travail (CPS-AT) fait partie de vos rubriques.

Le congé maternité

La règle générale : suspension du contrat six semaines avant et dix semaines après l’accouchement, avec interdiction d’emploi huit semaines dont six après la naissance. Dans IANUI : une Suspension de contrat de type maternité suffit — elle déclenche la visite de reprise, le calendrier du bulletin la lit (jours « A ») et la paie applique la règle d’arrêt « maternité » du profil de paie (livrée vide : cochez-y Retient le salaire pour que la paie retienne les jours des mensualisées, sans maintien sauf convention plus favorable — l’indemnisation vient de la CPS). La période est assimilée pour l’acquisition des congés (jours assimilés de la règle). Le type de congé « Congé maternité » livré n’a plus à être saisi pour la paie. Le Congé parental, livré lui aussi, suit la même logique — non rémunéré en règle générale, non assimilé : à vous de cocher ses deux cases selon votre convention.

Le congé exceptionnel (événements familiaux)

Mariage, naissance, décès… Un type de congé par motif : les valeurs par défaut installent les cinq motifs du minimum légal (mariage du salarié, mariage d’un enfant, naissance, décès du conjoint ou d’un enfant, décès d’un parent, d’un frère ou d’une sœur) et le type générique Congé pour événements familiaux pour un événement hors barème. Le barème vit sur le Profil RH de l’entreprise (Règles de congés exceptionnels) : pour chaque type, les jours accordés, une colonne après N ans d’ancienneté si votre convention le prévoit, et un plafond annuel commun — les cinq règles légales sont semées (4 / 1 / 3 / 2 / 1 j), à aligner sur votre convention. À l’approbation, IANUI refuse une demande qui dépasse les jours du barème ou le plafond de l’année ; les demandes restent libres. Ces congés sont rémunérés (aucune retenue), décomptés en jours ouvrés, à prendre dans les huit jours entourant l’événement, non dus si le salarié est déjà absent avec maintien de salaire — et ils comptent comme du travail effectif : laissez leurs cases décochées.

Les autres natures livrées

• Congé pour ancienneté — les jours supplémentaires d’ancienneté (2, 4, 6 jours après 20, 25, 30 ans, sauf convention plus favorable) sont crédités au compte de congés payés à l’anniversaire d’ancienneté ; ce type les décompte du même compte (case Congé payé cochée) : il sert à les distinguer dans l’historique, pas à les compter deux fois.
• Recherche d’emploi — l’absence autorisée pendant le préavis (en règle générale un jour par semaine, rémunérée à plein salaire) : aucune retenue, cases décochées.

Ce qui reste à votre main aujourd’hui

• l’avance des indemnités au-delà du 30ᵉ jour d’arrêt (si vous ne laissez pas la CPS verser directement) : le réglage est enregistré, le calcul se fait en rubrique ;
• les motifs conventionnels hors minimum légal : un type de congé + une ligne du barème à créer ;
• rien pour les retenues d’absence : les congés payés ont leur paire retenue/indemnité automatique (fiche Indemnité de congés payés), les absences non rémunérées des types cochés « Retient le salaire » se retiennent toutes seules (jours × salaire ÷ 30), et le payé à l’heure est ajusté naturellement par son calendrier.

✓ Règles d’or : toute absence est un Congé typé (jamais une saisie d’heures) · les absences longues portent aussi leur Suspension de contrat · ne cochez « Réduit le travail effectif » que sur les types que la loi n’assimile pas (le congé sans solde, le congé parental, typiquement) · les treize types livrés arrivent toutes cases décochées : leur description dit quand cocher · un état IJ par arrêt dont la règle maintient le salaire (maladie, accident du travail, maternité selon vos règles d’arrêt).