Les données de paie du salarié

i Fiche fonction. Cette page explique en détail une fonction de la paie — les données permanentes du salarié que le traitement consomme tout seul chaque mois : l’entrée en paie par le contrat, les identifiants de la fiche, le salaire mensuel du contrat, les données entérinées (semi-variables), paniers au calendrier, primes/commissions paramétrées, avances et saisies-arrêts. Pour la vue d’ensemble, revenez à La paie.

L’entrée en paie : le contrat

Il n’y a pas de profil de paie par salarié : un salarié est en paie dès qu’un contrat actif couvre la période — le traitement mensuel calcule tous les salariés (type Employé) dont un contrat non brouillon couvre le mois, et refuse un salarié sans contrat (« aucun contrat ne couvre la période »). Un contrat en brouillon ne couvre rien : activez-le. C’est ce qui distingue un dossier suivi en RH d’un dossier payé : le contrat signé. Rien à créer à l’embauche au-delà du contrat.

Les données que la paie lit vivent là où elles appartiennent :

• Identification sociale — le N° DN de la fiche du travailleur est le n° CPS des déclarations sociales (DSMO, état IJ, documents, bulletin) ; à ne pas confondre avec le n° employeur, porté par le profil de paie d’entreprise.
• Heures mensuelles — sur le contrat, une surcharge : laissez vide, la paie dérive les heures mensuelles de l’horaire de travail en vigueur (hebdomadaire × 52/12 : 169 h pour 39 h, 112,67 pour 26 h) ; ne saisissez une valeur que si le contrat en fixe une autre. Elles servent à la DSMO (au prorata de la présence), au taux horaire des rubriques horaires assises sur le salaire et au cartouche du bulletin.
• Paiement — sur la fiche du travailleur, à côté du RIB : mode de paiement (virement, chèque, espèces), banque et titulaire du compte. L’ordre de virement de fin de mois n’y lit que le nom et le RIB ; un RIB manquant bloque la préparation de l’ordre (la liste des salariés concernés vous est donnée), jamais le calcul du bulletin — et ce, quel que soit le mode de paiement. Fiche L’ordre de virement.
• Langue (fiche du travailleur) — la langue d’impression de ses bulletins, copiée sur chaque bulletin au calcul : la pile imprimée et le portail la respectent, salarié par salarié (fiche Imprimer les bulletins) ; vide = langue du site.
• Arrêts de travail (maladie, accident du travail, maternité) — pas de dérogation individuelle : les règles d’arrêt du profil de paie d’entreprise valent pour tous (fiche Arrêts de travail).

! Données sensibles. DN, RIB, banque et titulaire sont des identifiants de la personne, portés par la fiche et lus par la RH ; les salaires et bulletins restent réservés au rôle Payroll Manager — donnez-le avec parcimonie.

i La fiche ne porte ni salaire, ni horaire, ni congés : le salaire (ou le taux horaire) appartient au contrat, l’horaire au calendrier de travail, les compteurs de congés au profil de congés. Chaque donnée n’a qu’un seul foyer — c’est ce qui rend les recalculs sûrs.

Le salaire mensuel vient du contrat

Sur le contrat, choisissez le Type de paie :

• Horaire : le Taux horaire vit au contrat (à défaut, la grille conventionnelle) et vous saisissez les heures chaque mois — ou laissez le calendrier de travail les proposer ; un temps partiel porte son propre Horaire du travailleur, daté, qui remplace la grille de l’entreprise (voir la fiche Le calendrier de travail) ;
• Mensuel : le Salaire de base vit au contrat et la rubrique SALM sort toute seule à chaque paie — plus aucune saisie de salaire, prorata d’embauche/départ compris (en trentièmes).

! Changer de régime (horaire ↔ mensuel) = un NOUVEAU contrat, jamais une modification du contrat existant. Les mois déjà payés se rejouent en permanence avec le contrat qui les couvre : éditer le contrat existant ferait rétroagir le nouveau régime sur toute l’histoire (reprises et rappels en cascade). Le bon geste : le contrat horaire reste tel quel, un nouveau contrat démarre au 1ᵉʳ jour du nouveau régime — avec la Date d’ancienneté pointée sur l’embauche d’origine, pour que la prime d’ancienneté ne bouge pas.

Les données entérinées (semi-variables)

Une Donnée semi-variable (carte 1 · Préparer le mois) entérine un élément récurrent : une prime fixe, des heures régulières… Le traitement la fusionne aux éléments de chaque mois de son intervalle — plus de re-saisie mensuelle.

• Elle porte un Effet du / Effet au : pour la clore, datez sa fin — il n’y a volontairement pas d’interrupteur actif/inactif, car les mois émis se rejouent avec les données du jour : un intervalle daté garde le passé stable, un interrupteur le réécrirait.
• La case « Selon le calendrier du mois » couvre les paniers et avantages en nature : la quantité du mois devient automatiquement les jours travaillés (dérivés des contrats).
• Le Commentaire imprimé sort sur chaque bulletin de l’intervalle, sous le libellé de la rubrique (« Prime de poste - accord du 12/03 »…) ; la Note reste interne.

Les primes et commissions paramétrées

Le Paramètre de prime / commission (carte Profils de paie) personnalise, par salarié, une rubrique en règle prime / commission : seuil mini (la base du mois doit l’atteindre), seuil maxi (la base est plafonnée avant calcul), %, plancher et plafond du résultat. Au traitement, vous ne saisissez que la base du mois (chiffre d’affaires, ventes…) en élément variable — le moteur applique les paramètres. Les paramètres sont datés : changer un taux = une nouvelle ligne datée, jamais une édition (les mois émis gardent leur version).

Avances sur salaire

L’Avance sur salaire (n° AVS…) n’est pas un acompte : c’est un prêt de l’entreprise remboursé par mensualités retenues sur le net.

• Montant avancé, Remboursement mensuel, et — pour un dossier repris en cours — Déjà remboursé avant IANUI.
• Le Reste à rembourser est calculé par l’application : montant, moins le déjà-remboursé, moins les retenues portées par les bulletins en vigueur. Un recalcul ne compte jamais deux fois — un bulletin remplacé « rend » sa retenue.
• Chaque mois, le bulletin porte une ligne par avance : min(mensualité, reste). La dernière mensualité ne prend que le solde, puis le dossier s’éteint tout seul. Décochez Active pour suspendre sans perdre le dossier.

Saisies-arrêts

La Saisie-arrêt (n° SAR…) suit exactement la même mécanique, avec le tiers demandeur et la référence de l’opposition.

! Vous êtes responsable de la bonne exécution de la saisie-arrêt. Si le salarié quitte l’entreprise, prévenez le tiers demandeur de son départ.

Ce qu’il reste à saisir chaque mois

Pour un mensualisé équipé (salaire au contrat, primes entérinées, avance en cours), le mois ne demande aucune saisie — seulement le réel : heures supplémentaires, absences, férié travaillé, base de commission. Voir Les éléments variables.