Saisir une écriture comptable

L’écriture comptable (Journal Entry) vous permet d’enregistrer une opération directement dans vos comptes - pour ce que les ventes et achats ne couvrent pas (salaires, frais bancaires, régularisations…).

i La saisie est réservée aux profils comptables (Accounts User ou Accounts Manager).

Créer une écriture

1. Créez une Écriture comptable et choisissez le Journal comptable concerné (Vente, Achat, Banque, Caisse, Divers, Ouverture, Clôture). Si le journal a des comptes par défaut, deux lignes sont préremplies.
2. Indiquez la Date d’écriture : elle détermine la période comptable d’affectation.
3. Ajoutez les lignes : pour chacune, un Compte comptable et un montant au Débit ou au Crédit (jamais les deux sur la même ligne).

Le système calcule en continu le Total Débit, le Total Crédit et indique si l’écriture est Équilibrée.

Comptabiliser

Avant d’enregistrer définitivement (« comptabiliser »), l’écriture doit passer quelques contrôles :

• elle doit être équilibrée (Débit = Crédit) ;
• comporter au moins deux lignes ;
• viser une période comptable ouverte et un journal non verrouillé.

Une fois comptabilisée, vous obtenez : « Écriture comptable … comptabilisée avec succès. »

Corriger une écriture comptabilisée

Une écriture comptabilisée ne peut plus être modifiée :

« L’écriture comptable … est comptabilisée et ne peut plus être modifiée. Annulez-la pour créer une écriture d’extourne. »

Pour corriger, annulez l’écriture : IANUI génère automatiquement une écriture d’extourne qui inverse les débits et crédits, et conserve la trace des deux. C’est la règle générale dans IANUI : on corrige, on ne supprime pas (voir « Pourquoi je ne peux pas supprimer un document ? »).