Saisir une écriture comptable

L’écriture comptable (Journal Entry) vous permet d’enregistrer une opération directement dans vos comptes - pour ce que les ventes et achats ne couvrent pas (salaires, frais bancaires, régularisations…).

i La saisie est réservée aux profils comptables (Accounts User ou Accounts Manager).

Créer une écriture

1. Créez une Écriture comptable et choisissez le Journal comptable concerné (Vente, Achat, Banque, Caisse, Divers, Ouverture, Clôture). Si le journal a des comptes par défaut, deux lignes sont préremplies.

2. Indiquez la Date d’écriture : elle détermine la période comptable d’affectation.

3. Ajoutez les lignes : pour chacune, un Compte comptable et un montant au Débit ou au Crédit (jamais les deux sur la même ligne).

   i Si vous tenez une comptabilité analytique, dépliez la section Analytique de la ligne. Elle n’a de sens que sur les lignes de Charges et de Revenus. Voir La comptabilité analytique.

Le système calcule en continu le Total Débit, le Total Crédit et indique si l’écriture est Équilibrée.

Comptabiliser

Enregistrez l’écriture, puis cliquez Comptabiliser (le bouton bleu de la fiche - il n’apparaît que sur une écriture enregistrée, en Brouillon). Avant d’être comptabilisée, l’écriture doit passer quelques contrôles :

• elle doit être équilibrée (Débit = Crédit) ;
• comporter au moins deux lignes ;
• viser une période comptable ouverte et un journal non verrouillé.

Une fois comptabilisée, vous obtenez : « Écriture comptable … comptabilisée avec succès. »

Corriger une écriture comptabilisée

Une écriture comptabilisée ne peut plus être modifiée :

« L’écriture comptable … est comptabilisée et ne peut plus être modifiée. Annulez-la pour créer une écriture d’extourne. »

Pour corriger, annulez l’écriture (bouton Annuler l’écriture sur une écriture comptabilisée, avec confirmation) : IANUI génère automatiquement une écriture d’extourne qui inverse les débits et crédits, et conserve la trace des deux. C’est la règle générale dans IANUI : on corrige, on ne supprime pas (voir « Pourquoi je ne peux pas supprimer un document ? »).

! Ce bouton ne vaut que pour une écriture que vous avez écrite vous-même. Une écriture née d’un document - la facture d’une vente, un paiement, un virement de trésorerie, un retour de consigne - se corrige par ce document, avec son propre geste : un avoir pour une vente facturée, « Annuler le paiement », « Annuler le virement ». L’annuler ici laisserait la vente facturée, gelée et avec son solde dû, sans aucun retour possible depuis la vente ; IANUI vous le refuse et vous nomme le document propriétaire.

i Une écriture comptabilisée qui touche un compte de banque ou de caisse crée d’elle-même les flux correspondants sur vos comptes de trésorerie (voir « Suivre les flux de trésorerie »). Si un flux manquait au moment de la comptabilisation (compte de trésorerie sans code PCG), corrigez le compte puis Projeter en trésorerie dans le menu Actions de l’écriture.