Congés et absences

Vous enregistrez et suivez les congés de vos travailleurs, depuis la demande jusqu’à l’approbation.

Poser un congé

1. Créez un Congé pour le Travailleur concerné - ou laissez le salarié poser sa demande lui-même depuis le portail salarié.
2. Choisissez le Type de congé et indiquez la Date de début et la Date de fin (la fin ne peut pas précéder le début). À côté de chaque date, un moment : Début — matin (premier jour entier) ou après-midi (sa moitié) — et Fin — après-midi (dernier jour entier) ou matin (jusqu’à midi). Le nombre de jours est suggéré automatiquement si vous le laissez vide — à la demi-journée près : lundi après-midi → mercredi midi = 2, un seul matin = 0,5 — et vous gardez toujours le dernier mot.
3. Suivez son statut : Demandée → Approuvée (ou Rejetée / Annulée).

i Demi-journées. Un début l’après-midi ou une fin à midi compte une demi-journée, et IANUI sait laquelle : le calendrier du bulletin marque C½ sur ce jour et y laisse la moitié des heures attendues (l’horaire est payé de sa demi-journée travaillée), le compte de congés débite 0,5. Deux congés peuvent se toucher à midi (l’un finit le matin du jour où l’autre commence l’après-midi) ; rien d’autre ne partage un jour.

Qui décide ?

À chaque demande, une tâche part vers les Gestionnaires RH : la décision (Approuvée ou Rejetée) leur appartient - eux seuls peuvent la prendre, avec ou sans avis. Elle est tracée (Approuvée par / Approuvée le).

Deux avis consultatifs l’éclairent, donnés depuis le portail salarié (page « Demandes à valider ») : celui du responsable direct du travailleur (la case Responsable direct de son affectation) et celui du chef de service. Favorable ou défavorable, dans l’ordre qu’ils veulent, aucun des deux n’est obligatoire - un niveau sans personne affiche sans objet. Quand une même personne tient les deux niveaux, un seul avis compte pour les deux.

i Avis contraires. Quand les deux avis s’opposent, ou quand la décision va contre l’un d’eux, la demande est marquée Avis contraires et un avertissement le rappelle au moment de décider - la RH consulte le chef de service, rien n’est bloqué.

Auto-validation. Sur le Profil de congés d’un travailleur (onglet Temps & absences de sa fiche - créez-le s’il n’existe pas encore), la case Valide ses propres demandes (congés, travail hors site) fait enregistrer ses demandes du portail directement approuvées, à son nom - avec les mêmes contrôles que toute approbation.

i Modifier une demande déjà approuvée (dates, jours, type) affiche un rappel : la décision enregistrée portait sur le contenu précédent. Repassez le statut à Demandée pour que la modification soit décidée à nouveau - rien n’est bloqué, mais l’approbation doit refaire son chemin.

Les types de congés

Le catalogue Type de congé définit les différentes natures. Les valeurs par défaut en installent treize : Congés payés, Congé sans solde, Maladie, Congé maternité, Congé parental, Congé pour ancienneté, Congé pour événements familiaux, Recherche d’emploi, et les cinq motifs du barème légal des événements familiaux (mariage du salarié, mariage d’un enfant, naissance, décès du conjoint ou d’un enfant, décès d’un parent, d’un frère ou d’une sœur). Vous l’adaptez à vos besoins — chaque type dit dans sa description quand cocher ses cases. Le traitement complet de chaque nature — de l’enregistrement aux effets en paie, suspension de contrat et état IJ compris — est détaillé dans la fiche Les natures d’absence. Sa Base de décompte des jours pilote la suggestion : calendaire (tous les jours), ouvrable (sauf dimanches et jours fériés — le samedi compte, même pour un horaire réparti sur 5 jours) ou ouvré (sauf jours de repos du salarié et jours fériés) - le calendrier des Jours fériés de l’année arrive avec les valeurs par défaut, complétez-le de vos ponts (voir « Les référentiels RH » ; leur paie — chômés, travaillés, 1ᵉʳ mai — a sa fiche : Jours fériés). Sa Couleur — cyan, sarcelle, rose ou jaune, cyan par défaut — est celle du type dans la page Calendrier du salarié (voir Le calendrier de travail, section « Toute l’équipe d’un coup d’œil ») : un même congé garde sa couleur partout où la page le montre.

La case Congé payé d’un type indique que ses congés approuvés décomptent le compte de congés payés du salarié : à chaque paie, leurs jours sont ventilés, mois par mois, dans son historique.

La case Réduit le travail effectif indique l’inverse : les absences de ce type (un congé sans solde, typiquement) freinent l’acquisition des congés payés — si l’entreprise a activé l’acquisition au travail effectif. Et la case Retient le salaire fait calculer par la paie la retenue des mensualisés absents (jours × salaire ÷ 30, rubrique « Absence non rémunérée ») — plus aucune saisie : la retenue découle du congé approuvé, comme le calendrier et les compteurs. Un payé à l’heure n’en a pas besoin, ses heures d’absence sortent déjà par son calendrier. Les deux cases sont incompatibles : un congé payé compte toujours comme du travail effectif. Le mode d’emploi complet — y compris pourquoi ne pas cocher « Maladie » — est dans la fiche Acquisition des congés payés.

i Le congé est la seule façon d’enregistrer une absence : le calendrier de travail refuse une saisie d’heures sur un jour couvert par un congé approuvé, et marque C (ou C½) les jours décomptés sur le calendrier imprimé du bulletin (voir la fiche Le calendrier de travail).

Le barème des congés exceptionnels

Les Règles de congés exceptionnels du Profil RH de l’entreprise nomment, pour chaque type de congé d’événement familial, les jours accordés — avec, si votre convention le prévoit, une colonne après N ans d’ancienneté — et un plafond annuel commun. Les valeurs par défaut installent le minimum légal (4 j mariage du salarié, 1 j mariage d’un enfant, 3 j naissance, 2 j décès du conjoint ou d’un enfant, 1 j décès d’un parent, d’un frère ou d’une sœur) ; alignez-les sur votre convention. À l’approbation, IANUI tient la demande au barème : jours accordés pour ce type (colonne ancienneté atteinte ou non) et plafond de l’année — un dépassement est refusé avec le chiffre du barème ; les demandes, elles, restent libres. Un type absent du barème n’est pas contrôlé.

Travail hors site (télétravail, mission…)

Le télétravail ou une mission ne sont pas des absences : le salarié travaille, ailleurs. Ils se posent donc à part, en Travail hors site, sur le même geste que le congé (une demande datée, décidée) mais sans en avoir le sens : le jour reste travaillé, avec toutes ses heures.

1. Le référentiel Type de travail hors site (carte Référentiels) nomme chaque nature — les valeurs par défaut installent Télétravail. Un type porte sa lettre dans le calendrier de travail (une lettre déjà utilisée — F, A, P, C, Fo, V, E — est refusée), son unité (heures ou jours) et, si votre entreprise rembourse, la rubrique de paie qui le fait — Télétravail est relié à la rubrique de frais RFDTT, à activer et à tarifer si vous remboursez.
2. Créez un Travail hors site pour le travailleur — espace RH, carte 2 · Vie du contrat, ou la barre latérale, juste sous Congé — ou laissez-le poser sa demande lui-même depuis le portail salarié. Choisissez le type, les dates, la part du jour (journée entière, matin ou après-midi) et, pour un rythme régulier, les jours de la semaine concernés (« tous les mercredis du trimestre » tient en une seule demande, jours cochés vides = chaque jour de la plage).
3. La demande suit le même circuit de décision que le congé (voir « Qui décide ? » plus haut) : avis du responsable direct et du chef de service depuis le portail, décision par la RH. Deux demandes approuvées d’un même salarié, quel que soit leur type, ne partagent jamais une demi-journée. Seule une demande approuvée compte : tant qu’elle est Demandée, elle n’est ni remboursée ni marquée dans le calendrier.

i Un congé ou un arrêt approuvé sur un jour de travail hors site l’emporte : aucune heure hors site n’y est comptée, et c’est annoncé des deux côtés (à la demande de congé comme à celle de travail hors site) — jamais refusé, l’un pouvant légitimement dépasser l’autre.

Le remboursement se calcule tout seul à la suggestion des heures : les heures — ou les jours — travaillés hors site du mois alimentent la rubrique que le type désigne, sans élément variable à saisir (voir Le calendrier de travail). Un type sans rubrique désignée ne déclenche rien : c’est une pratique d’entreprise, jamais un calcul silencieux.

! Vous saisissiez le remboursement à la main ? Si le télétravail était payé jusqu’ici par un élément variable sur la rubrique RFDTT, arrêtez cette saisie à partir du mois où les demandes de travail hors site sont enregistrées : une saisie manuelle et la ligne suggérée s’additionnent, les heures seraient payées deux fois.

Suivre les soldes

Le vrai compteur est le compte de congés payés : une ligne d’historique par mois (acquis, pris, solde continu — jamais remis à zéro), initialisée à la reprise du dossier puis alimentée automatiquement à chaque paie. Le solde, la provision et le bloc imprimé sur le bulletin en découlent. Tout le détail (paramétrage de l’acquisition, initialisation d’un dossier, assiette, provision) est dans la fiche Congés payés en paie.

Le rapport Solde de congés reste disponible pour une vue d’ensemble par travailleur : jours acquis, jours pris et solde restant.

i L’indemnité de congé se paie via une rubrique de paie dédiée ; les congés non pris d’un départ sortent sur le solde de tout compte (voir « La paie »).