L'écriture de paie

Fiche fonction. Cette page explique le dépôt de la paie du mois en comptabilité — comment IANUI construit l’écriture, ce qu’elle contrôle avant de vous laisser l’envoyer, et ce qui se passe une fois entre les mains de votre comptable. Pour la vue d’ensemble du cycle, revenez à La paie.

Vous ne saisissez aucune ligne. L’écriture de paie se construit entièrement à partir des bulletins de la période : IANUI répartit chaque rubrique sur son compte, regroupe les cotisations, calcule le total des nets, et vous rend une écriture équilibrée, prête à contrôler.

Le geste

Sur la période de paie en statut Validée, Payée ou Clôturée, groupe de boutons Clôture → Écriture comptable. IANUI ouvre l’écriture de la période, en la préparant si elle n’existe pas encore.

Brouillon → Validée → Envoyée

L’écriture reste modifiable — vous pouvez la reconstruire autant de fois que nécessaire — jusqu’à ce qu’elle soit envoyée. Une fois envoyée, elle est déposée en brouillon dans votre comptabilité : c’est votre comptable qui la comptabilise, IANUI ne le fait jamais à sa place.

Ce que la préparation construit toute seule

Ce que porte l’écriture	D’où cela vient
Une ligne par compte de charge (salaires, indemnités…)	les rubriques gains et non soumis des bulletins vivants de la période
Une ligne par organisme (CPS, CST…)	les rubriques cotisations, part salariale et part patronale réunies
Une ligne pour les rémunérations dues	la somme des nets à payer de tous les bulletins
Des lignes par salarié, sur certains comptes	les avances sur salaire et les indemnités journalières à recevoir — les seuls comptes suivis personne par personne
Un compte analytique sur les lignes de charge	le service du salarié en fin de période, s’il en porte un (voir plus bas)

L’écriture est équilibrée par construction : le total des débits égale toujours le total des crédits. Une rubrique qui a un montant ce mois-ci sans compte configuré casse cet équilibre — c’est justement le premier contrôle bloquant.

Ce que vous configurez, une fois pour toutes

Deux endroits, jamais ligne par ligne :

Sur chaque rubrique de paie — un compte, débité pour un gain, crédité pour une retenue, ou compte de l’organisme pour une cotisation ; et pour une cotisation, un second compte pour la part patronale. Détail dans la fiche La mécanique des rubriques.
Sur le profil de paie d’entreprise — le journal où part l’écriture (vide : le journal d’opérations diverses de l’entreprise) et le compte des rémunérations dues, crédité du total des nets. Détail dans la fiche Le profil de paie d’entreprise.

Une rubrique sans compte ne bloque pas le calcul du bulletin — elle bloque l’envoi de l’écriture. Le mois se calcule et se paie normalement ; c’est seulement au moment de comptabiliser que IANUI réclame le compte manquant, en nommant la rubrique.

Ventiler par service (optionnel)

Si vous voulez voir la masse salariale par service dans votre comptabilité, donnez à chaque Service un ou plusieurs comptes analytiques — ceux de vos propres axes analytiques, pas un axe imposé par la paie. Le service retenu est celui du salarié en fin de période. Un service sans compte analytique donne des lignes sans ventilation ; rien ne vous oblige à vous en servir.

Contrôler avant d’envoyer

Chaque préparation affiche un journal de contrôle, imprimable, avec trois niveaux :

Bloquant — l’envoi est refusé tant qu’il subsiste : écriture déséquilibrée, rubrique sans compte, journal verrouillé, ou date tombant dans un exercice comptable clos.
Avertissement — l’envoi reste possible : aucun exercice comptable ouvert ne couvre la date, ou un compte du plan comptable est inactif.
Rapprochement — l’écart affiché entre l’écriture et une autre source : les nets face à l’ordre de virement, la CPS et la CST face aux bulletins et à la déclaration CST-S. Un écart trahit une rubrique rangée sur le mauvais compte.

Les rapprochements à zéro d’écart sont votre meilleur signal : l’écriture dit la même chose que le reste de la paie du mois.

Le circuit

Préparer — recalcule les lignes et les contrôles à partir des bulletins vivants. Recommencez autant de fois qu’il le faut.
Valider — réservée au Payroll Manager, refusée tant qu’un contrôle bloquant subsiste.
Envoyer en comptabilité — dépose l’écriture en brouillon dans votre comptabilité, avec les chiffres exactement tels que validés. Si les bulletins ont changé entre-temps, l’envoi est refusé : préparez, contrôlez et validez de nouveau.
Renvoyer — tant que le comptable n’a pas comptabilisé le brouillon, un nouvel envoi le réécrit entièrement. Une retouche que le comptable aurait faite dessus est alors écrasée : la paie reste la source.
Annuler l’envoi — une fois le brouillon comptabilisé : votre comptabilité l’extourne, et l’écriture de paie repasse en brouillon pour être repréparée et renvoyée.

Les refus, et ce qu’ils veulent dire

Message	Ce qu’il faut faire
Validez la période avant de préparer son écriture de paie.	Contrôlez les bulletins et validez la période.
Rubriques mouvementées sans compte : …	Complétez le compte des rubriques nommées, sur leur fiche.
Rubriques portant une part patronale sans compte de charge patronale : …	Complétez le second compte de ces rubriques.
Le journal … est verrouillé.	Choisissez un autre journal sur le profil de paie, ou déverrouillez le vôtre en comptabilité.
La date de l’écriture tombe dans l’exercice …, qui est clos.	La correction passe par un rappel sur le mois courant, comme pour tout mois déjà clos.
La paie a changé depuis la préparation / la validation de cette écriture.	Préparez de nouveau, contrôlez, puis validez avant d’envoyer.
Le comptable a comptabilisé cette écriture ( … ) : annulez l’envoi d’abord.	Utilisez Annuler l’envoi, puis repréparez.

Rouvrir une période déjà validée (pour recalculer un bulletin) est refusé tant que son écriture est comptabilisée en comptabilité — annulez l’envoi d’abord.

La provision de congés payés

Si la case Comptabiliser la provision de congés payés chaque mois est cochée sur votre profil de paie (voir Le profil de paie d’entreprise — elle l’est par défaut), l’envoi dépose une seconde écriture, distincte de celle de la paie : la provision du mois et la reprise de celle du mois précédent, chacune en entier — jamais l’une soustraite de l’autre, pour que la reprise reste vérifiable.

La provision — le solde de congés de chaque salarié, valorisé comme sur son bulletin, plus les charges sociales qu’il faudrait payer si ses congés étaient réglés aujourd’hui. Ces charges se calculent salarié par salarié, à son propre taux patronal du mois : un taux moyen d’entreprise donnerait un chiffre faux, les plafonds de cotisation faisant varier le taux réel d’un salarié à l’autre.
La reprise — exactement ce que le mois précédent avait provisionné, en sens inverse. Le premier mois, ou si le mois précédent n’a rien comptabilisé, un avertissement le signale : rien n’est repris, à vous de reprendre l’ancienne provision à la main si elle a été passée autrement.

Une entreprise qui ne provisionne les congés qu’à sa clôture annuelle décoche la case : seule l’écriture de paie part chaque mois, la provision reste l’affaire de votre comptable en fin d’exercice. Décocher la case ne reprend rien de ce qui a déjà été comptabilisé — la dernière provision passée reste au bilan jusqu’à ce que votre comptable la reprenne.

Les deux écritures vivent leur vie chacune de son côté : votre comptable peut comptabiliser l’une sans l’autre, et Annuler l’envoi extourne celle ou celles qui l’ont été.

À noter

Restent, pour le moment, à la charge de votre comptable : le règlement du net (le mouvement de banque), le versement des avances sur salaire, le remboursement des indemnités journalières par la CPS, et le paiement des cotisations — l’écriture de paie ne fait que constater ces dettes et créances, jamais leur règlement.