La demande d'achat

Le mécanicien a besoin d’un filtre, la vendeuse voit le rayon se vider : ils ne sont pas acheteurs, et n’ont pas à l’être. La demande d’achat est leur canal : le demandeur dit ce qu’il sait, l’acheteur décide de tout le reste

le fournisseur, le prix, le moment.

Ouvrir l’accès à un demandeur (Responsable)

L’accès est un compte portail portant le rôle Demandeur d’achat - attribué nominativement, jamais en masse. Un compte portail ne consomme aucune session IANUI.

Tout se passe sur une seule page : Portail utilisateur (espace de travail Ianui, carte Organisation). Un utilisateur a un seul portail : un compte, auquel on ajoute des briques d’accès - la même page sert le demandeur d’achat, le salarié, et les accès à venir.

Saisissez l’e-mail du demandeur puis Afficher.
Pas encore de compte ? Renseignez son prénom et cliquez « Créer le compte du portail » : le compte (type Website User, hors de vos sessions) est créé et l’invitation envoyée. Si votre site n’envoie pas encore d’e-mails, ouvrez ensuite sa fiche Utilisateur pour définir un mot de passe à transmettre.
Dans Briques du portail, cliquez Ajouter sur « Demandeur d’achat ». Vous ne pouvez accorder que ce que vous détenez : le rôle doit être sur votre propre compte (le Responsable d’Application l’a d’office).

Salarié (formule avec RH) : sur la même page, la brique « Dossier salarié (RH et paie) » relie le compte à sa fiche Travailleur et ouvre son portail salarié - un seul lieu pour tous les accès.

Pour un salarié dont le dossier est relié : l’onglet Achats apparaît dans la barre de son portail salarié (et l’onglet RH sur la page des demandes — on passe de l’un à l’autre d’un geste), et ses demandes portent d’office l’entreprise qui l’emploie.

Demander depuis le portail

Les demandeurs passent par une page dédiée, pensée pour le téléphone : /demandes sur votre site IANUI.

Pour chaque ligne, renseignez ce que vous savez :

scannez le code-barres (bouton « Scanner », ou une douchette) : la page vous dit aussitôt si l’article est connu. Connu, la ligne se remplit toute seule, sans erreur possible. Inconnu, décrivez-le en quelques mots : le code reste sur la ligne et part avec elle chez l’acheteur - personne n’aura à le retaper ;
cherchez l’article - par nom, code, code-barres ou référence fabricant (celle de votre catalogue) ;
ou décrivez librement : désignation, fabricant, référence, quantité, date de besoin, note (« pour le camion 8 », « urgent »).

Ajoutez vos lignes, puis « Envoyer la demande ». Un panier peut mélanger des articles connus et des descriptions libres.

« Mes demandes » vous dit ensuite le sort de chaque ligne : devis en cours quand l’acheteur l’a prise mais consulte encore le fournisseur, puis commandée - toujours avec le numéro à suivre - ou refusée, avec le motif écrit pour vous. Tant qu’une ligne n’est pas traitée, vous pouvez encore la modifier ou la retirer.

Salarié ? La tuile « Mes demandes d’achat » de votre portail salarié mène à la même page - un seul compte, un seul portail.

Les demandeurs qui travaillent au bureau retrouvent la Demande d’achat dans l’espace Achats, avec le même contenu.

Côté acheteur : analyser, puis transformer

Les demandes Ouvertes attendent dans l’espace Achats. Sur chaque ligne, l’acheteur tranche :

l’article existe (ou le code-barres l’a lié) : rien à faire ;
ligne libre : « Créer l’article depuis la ligne » - le formulaire arrive pré-rempli (désignation, fabricant, référence, codes), un enregistrement suffit, et la prochaine demande portant cette référence retrouvera l’article toute seule. Si la ligne porte un code-barres, elle se rattache d’elle-même au nouvel article dès son enregistrement - et avec elle toutes les demandes ouvertes qui portent ce même code. C’est vrai aussi quand vous ajoutez plus tard ce code à un article existant ;
besoin non retenu : refuser la ligne, motif obligatoire - c’est la réponse que le demandeur lira.

Puis « Créer l’achat » : choisissez les lignes, le fournisseur, et la destination - une nouvelle commande, ou une commande encore en demande de devis chez ce fournisseur (les demandes de plusieurs personnes se regroupent ainsi ; un même article s’y cumule en quantité). Tout est repris sans re-saisie : quantités, dates de besoin, notes, et le dernier prix payé en guise de proposition - un article jamais acheté arrive à zéro, à compléter.

Pour éclairer le choix du fournisseur, le dialogue propose ceux déjà pratiqués pour les lignes cochées : chacun avec le nombre de lignes qu’il couvre et, article par article, le dernier prix payé et sa date. Un clic sur le nom le reprend dans le champ - la proposition s’ajuste quand vous cochez ou décochez des lignes, et reste une aide : le choix vous appartient. Rien ne s’affiche pour des articles jamais achetés.

Changement d’avis après coup ? Refuser une ligne déjà transformée la ressort du brouillon d’achat (quantité retranchée, ligne supprimée si elle tombe à zéro) - tant que l’achat est encore en demande de devis. Au-delà, prévenez le responsable pour corriger l’achat lui-même.

Ce refus est d’ailleurs le seul geste : dans le brouillon d’achat, une ligne issue d’une demande ne se retire pas et ne se requantifie pas à la main

IANUI vous renvoie au refus côté demande, pour que le demandeur reçoive toujours le motif. Pour commander plus que la quantité demandée, passez la différence sur un achat séparé.

Le statut de la demande suit tout seul : Ouvert, Partiellement traitée, Traitée, Réceptionné - ou Annulé si rien n’a abouti. Le stade précis (devis en cours, commandé, puis réceptionné) se lit ligne par ligne.

Réceptionné arrive quand la marchandise est là : chaque ligne reprise dans un achat a été reçue en totalité (une ligne refusée ne retient rien, elle est réglée). Une réception partielle laisse la demande à Traitée - une même ligne d’achat pouvant regrouper les besoins de plusieurs demandes, IANUI ne s’avance pas sur ce qui est arrivé pour qui. Le portail, lui, l’annonce dès la première caisse : la ligne passe à Partiellement réceptionné puis à Réceptionné. Et si la réception est annulée, la demande revient à Traitée.

Le portail ne montre jamais un prix d’achat, un fournisseur ou un compte analytique : le domaine de l’acheteur reste à l’acheteur.