Ouvrir un dossier

Le Dossier de coaching est le pivot de tout : chaque relevé, chaque mouvement, chaque livrable s’y rattache.

Le sujet et le cadre

À la création, vous posez :

• L’intitulé du dossier — son nom d’usage.
• La nature du sujet : Moi-même (vous analysez votre propre trajectoire — le mode « mon dossier ») ou Client (une personne coachée du cabinet). En mode Client, le champ Client devient obligatoire : c’est un client de votre IANUI, le même tiers que celui à qui vous facturez vos honoraires.
• L’entité : l’entreprise de votre cabinet qui possède le dossier.
• La méthode et l’étape en cours : la grille d’accompagnement suivie et le rang de l’étape (l’outil vérifie que le rang existe dans la méthode).
• L’objectif et sa date cible : la cible de transformation, dans vos mots (par exemple « atteindre 1 M XPF/mois de revenus durables à juin 2027 »). L’objectif s’affiche sur le portail du coaché — écrivez-le pour lui.
• Les affaires du sujet, en table optionnelle : le dirigeant multi-sociétés ou le patenté déclare ici ses activités.

! L’entité se remplit par défaut avec votre entreprise de travail et devient immuable une fois posée — vérifiez-la avant le premier enregistrement.

Le dossier suit un cycle simple :

Brouillon → Actif → Fermé

Fermer un dossier ne détruit rien — c’est l’équivalent de l’archivage — mais fait disparaître le dossier du portail du coaché.

✓ Le dossier n’est pas une entreprise. Le sujet coaché est une personne — ses affaires (patente, sociétés) sont des attributs du dossier. Ne créez jamais d’entreprise pour héberger un dossier.

Les comptes du dossier

Chaque compte bancaire ou carte du sujet devient un Compte du dossier : une désignation dans les mots du sujet (« compte courant Socredo »), la banque en libellé libre, et un type :

• Courant — le compte de tous les jours.
• Épargne — les comptes de mise de côté.
• Carte à débit différé — un type à ne pas négliger : il marque une carte dont le règlement mensuel apparaît sur un autre compte. Déclarer la carte comme un compte du dossier est ce qui permet de neutraliser son règlement (qui n’est pas une dépense) au profit de ses lignes propres (les vraies dépenses).

Chaque compte porte une case Actif : un compte désactivé — le compte clôturé, typiquement — n’est plus proposé au coaché au dépôt d’un relevé ; ses mouvements déjà importés restent comptés.

✓ La liste des comptes est le substrat des neutralisations : un virement entre deux comptes du même dossier n’est ni un revenu ni une dépense — encore faut-il que les deux comptes existent dans le dossier pour que l’outil le voie. Recensez tous les comptes du sujet dès l’ouverture, même ceux dont vous n’importerez les relevés que plus tard.

L’accès portail du coaché

Quand vous êtes prêt à ouvrir le portail à la personne coachée, c’est le responsable coaching qui crée l’accès, depuis le dossier lui-même. Le bouton « Créer l’accès portail » (groupe Portail) n’apparaît que pour le responsable, et seulement tant qu’aucun accès n’est encore lié. Il ouvre une fenêtre qui demande deux choses : l’adresse email du sujet (obligatoire) et, en option, le nom du coaché. Ce nom est celui qui identifiera son compte et le saluera dans l’email d’invitation ; laissé vide en mode Client, l’outil reprend le nom du client. Retenez surtout ce qu’il n’est pas : jamais l’intitulé interne de votre dossier — la personne ne voit pas vos noms de travail.

À la validation, l’outil ne se contente pas d’un « c’est fait » : il vous dit exactement ce qui s’est passé, parce que créer le compte et faire parvenir l’invitation sont deux choses distinctes. Trois réponses possibles :

• Accès créé et invitation envoyée — le cas nominal : le sujet reçoit l’email standard pour choisir son mot de passe, et pourra se connecter.
• Accès créé, invitation NON envoyée — le compte existe, mais votre site n’a pas d’email sortant configuré (voir l’encadré) : rien n’est parti. Vous n’êtes pas bloqué — configurez l’email sortant, puis « Renvoyer l’invitation ».
• Ce compte existe déjà — le relier ? — l’adresse saisie appartient déjà à un compte du site. Par sécurité, l’outil ne relie rien tant que vous n’avez pas confirmé : c’est le garde-fou contre la faute de frappe qui brancherait en silence le dossier d’un sujet sur le compte d’un autre. Si vous confirmez, le compte est relié et une notification d’accès lui est envoyée — la personne garde ses identifiants habituels, ce n’est pas un lien de mot de passe. Sans email sortant, le lien se fait mais la notification ne part pas : prévenez alors la personne vous-même.

Le champ Utilisateur du portail du dossier garde la trace du lien. Une fois posé, le bouton « Créer l’accès portail » disparaît et cède la place à « Renvoyer l’invitation » : il régénère et renvoie le lien d’activation, sans recréer de compte. C’est votre recours chaque fois que la première invitation s’est perdue, a expiré, ou n’était pas partie faute d’email sortant à l’époque — plus besoin de bricoler un mot de passe à la main.

! L’invitation suppose un email sortant configuré. Elle part de votre site lui-même. Sans compte email sortant (« Email Account ») — le cas d’un site tout juste livré — l’accès est bien créé, mais l’invitation ne part pas, et l’outil vous le dit explicitement (« invitation NON envoyée »). La marche à suivre : faites configurer l’email sortant avant les premiers accès portail, puis « Renvoyer l’invitation ». En dernier recours seulement, posez un mot de passe à la main sur la fiche de l’utilisateur web et transmettez-le au coaché par un autre canal.

Cet accès ne donne que le portail de ce dossier — rien d’autre. Une même adresse peut porter plusieurs dossiers (le portail les présente côte à côte). Voir « Le portail du coaché » pour ce que le sujet voit et peut faire.