Le calendrier de travail

i Fiche fonction. Cette page explique en détail une fonction de la paie — le calendrier de travail : les heures attendues jour par jour, la saisie des heures effectuées par exception, la suggestion des heures à votre demande, et le calendrier imprimé sur le bulletin. Pour la vue d’ensemble du cycle mensuel, voir La paie.

Le principe : attendu, puis exceptions

Chaque jour d’un salarié a des heures attendues, connues d’avance :

1. son horaire habituel — la grille hebdomadaire du Profil RH de l’entreprise (lundi-vendredi, un jour sans heures = repos), ou, si le salarié a son propre rythme (temps partiel, horaires individuels), un Horaire du travailleur daté qui la remplace à partir de sa date d’effet ;
2. un Jour de travail planifié — une entrée datée qui remplace l’horaire habituel pour ce jour-là (« mardi 12 : 6 h au lieu de 8 ») ;
3. les jours fériés et les congés approuvés, lus tels quels — rien à re-saisir ; un congé commencé l’après-midi ou fini à midi laisse la moitié des heures attendues sur ce jour-là.

Le réalisé se déduit tout seul : un jour sans saisie compte comme travaillé conformément à l’attendu. Vous ne saisissez que les jours qui s’écartent, avec un Écart de journée de travail : le total d’heures réellement travaillées ce jour-là (« vendredi : 9 h »). Un mois conforme = zéro saisie.

La journée peut aussi se saisir en Plages horaires (début-fin, plusieurs par jour — la pause est simplement l’intervalle entre deux plages) : les heures du jour sont alors leur total, calculé tout seul. Sans plages, le total direct suffit. Les grilles hebdomadaires (Profil RH de l’entreprise et Horaire du travailleur) peuvent elles aussi porter leurs plages habituelles : elles sont pré-affichées au portail salarié et sur la page Calendrier du salarié, et les heures du jour de la grille en deviennent le total.

✓ Trois règles d’or. Un écart n’est jamais une absence : une journée entière d’absence se saisit en Congé typé (sans solde, événement familial…) — l’écart est d’ailleurs refusé sur un jour couvert par un congé approuvé ; un arrêt de travail (maladie, accident du travail, maternité) est une Suspension de contrat, que le calendrier lit tout seul (jours à 0 h, marqués « A »). Une entrée erronée ne se supprime pas : mettez ses heures à 0, le jour retombe sur l’attendu. Et un écart sur un mois déjà validé ne recalcule rien : réglez la différence par un élément variable sur le mois courant (voir Recalculs).

Salariés à la mission (intérim, missions)

Sur le contrat, le Mode d’horaire choisit comment l’attendu se résout :

• standard (défaut) : l’horaire hebdomadaire s’applique, les jours planifiés le remplacent ponctuellement ;
• mission : seuls les jours planifiés comptent — un jour sans planification est chômé. C’est le mode des intérimaires et chargés de mission salariés de votre structure : leur planning de paie est la liste de leurs jours planifiés, mission par mission.

i L’intérimaire d’une agence externe ou le consultant indépendant ne sont pas vos salariés : ni bulletin ni calendrier — leur coût passe en facture fournisseur (voir Le personnel).

La saisie au portail et les statuts

Le salarié peut déclarer ses écarts lui-même, depuis la page Ma semaine de son portail ; son chef d’équipe (le Responsable direct de l’Affectation) vérifie, corrige ou invalide depuis Mon équipe — et la RH garde la main au bureau de gestion. Chaque saisie (écart ou jour planifié) porte un Statut :

• Déclarée — posée par le salarié ; elle compte immédiatement dans le calendrier et la suggestion ;
• Vérifiée — statuée par le chef d’équipe ou la RH (une saisie faite au bureau ou par le chef naît directement Vérifiée) ;
• Invalidée — statuée « ne compte plus » : le jour retombe sur l’attendu. La saisie reste tracée, figée, jamais supprimée — distinct du retrait à 0 h, qui reste le geste de l’auteur.

La période de paie affiche le reliquat déclaré (« X saisies du calendrier de ce mois sont déclarées mais pas encore vérifiées ») et la suggestion vous l’annonce aussi : on vous montre, rien ne bloque — la vraie porte reste votre contrôle des éléments variables puis le lancement de la paie.

La page « Calendrier du salarié »

Le poste de contrôle du gestionnaire : la page Calendrier du salarié (espace RH, carte 2 · Vie du contrat — aussi par le bouton Calendrier du salarié d’une fiche Travailleur, ou depuis la Période de paie, qui l’ouvre sur le bon mois). Quatre filtres en tête de page : Service, Travailleur, Échelle (Mois ou Semaine) et Date ; les boutons Précédent / Suivant avancent d’un mois ou d’une semaine selon l’échelle.

Service et Travailleur s’utilisent comme la pastille d’entreprise en haut du menu latéral : un clic dans le champ vide le filtre courant et ouvre la liste complète (« Tous les services » / « Tous les salariés » en premier), qui se filtre au fil de la frappe ; choisir une ligne applique le filtre aussitôt, et cliquer ailleurs sans rien choisir remet le filtre précédent.

Toute l’équipe d’un coup d’œil

Sans travailleur choisi, la page affiche une ligne par salarié — tous les salariés actifs de l’entreprise de travail, ou les seuls membres du Service choisi (ses sous-services compris ; l’appartenance se lit sur l’affectation en vigueur au premier jour de la période affichée).

• à l’échelle Semaine, la ligne montre les sept jours du salarié, avec les mêmes cellules que la grille individuelle — et la saisie directe des heures dans la cellule (voir ci-dessous) : la touche Tab enchaîne les jours, puis passe au salarié suivant ; une colonne Semaine totalise attendu · effectué et l’écart Δ ;
• à l’échelle Mois, la page rend le mois en jours : une colonne étroite par jour, groupées par service — une bande de titre par service (nom et effectif), la rangée des jours répétée sous chaque bande, les salariés sans service en fin sous « Sans service » — colonne des noms et rangée des jours figées au défilement, pour garder les repères sur une longue liste ; la dernière colonne totalise le mois (attendu · effectué, l’écart Δ) ;
• le volet Saisies à vérifier rassemble les saisies déclarées de tout l’ensemble, chacune avec le nom du salarié et les gestes Vérifier, Invalider et Corriger ;
• un clic sur le nom d’un salarié ouvre sa grille individuelle.

Le mois en jours se lit à la couleur, pas au chiffre. Chaque case est teintée par l’état du jour : vert travaillé, gris repos, bleu férié, rouge arrêt, violet jour prévu ; un jour de congé prend la couleur choisie sur son type (voir « Les types de congés » de Congés et absences) — cyan par défaut. Un jour hors de tout contrat reste vide. Un chiffre n’apparaît que s’il porte un sens : « ½ » pour une demi-journée de congé, les heures effectuées quand elles diffèrent de l’attendu (un écart saisi, un férié travaillé) ; le point de statut d’une saisie (orange déclarée, vert vérifiée) reste dans l’angle de la case. En pied de case, jusqu’à deux lettres : celle du travail hors site en premier (voir Congés et absences, section « Travail hors site »), puis Fo formation, V visite médicale, E entretien — un « + » signale qu’un jour en cumule davantage, et le survol de la case donne le détail complet (date, attendu et effectué, nature, type de congé, événements, plages horaires). La légende du panneau liste les natures fixes, les types de congé présents dans le mois avec leur couleur, puis les lettres. La case ne se saisit pas : un clic sur un jour bascule la page à l’échelle Semaine sur cette semaine, même service — là où la cellule prend la saisie et l’équipe reste sous les yeux.

Un salarié en détail

Avec un travailleur choisi, la page rend sa grille du mois ou sa semaine selon l’échelle. Pour passer d’un salarié à l’autre : les boutons Salarié précédent / suivant (revue un à un, dans l’ordre alphabétique des salariés actifs — du service choisi s’il y en a un), ou un clic sur le nom du salarié en tête du tableau (▾), qui donne le focus au filtre Travailleur et ouvre sa liste complète. En tête du tableau, l’horaire en vigueur est rappelé — et quand le salarié a son propre horaire, les deux s’affichent côte à côte.

• la grille montre chaque jour en attendu · effectué, avec les marqueurs (F férié, F+ férié travaillé, C / C½ congé, A arrêt, P jour prévu) et un point de couleur sur les jours porteurs d’une saisie (orange déclarée, vert vérifiée), dont le nombre d’heures effectuées s’affiche sur un fond de la même couleur ; un jour invalidé garde sa valeur barrée, retombée sur l’attendu ; la ligne du numéro du jour prend la couleur du marqueur (bleu férié, cyan congé, rouge arrêt, violet jour prévu), pour repérer une absence d’un coup d’œil ; un jour porteur de Plages horaires les épelle sous les heures — celles de la saisie s’il y en a, sinon celles attendues ; un jour de congé prend la couleur de son type (cyan par défaut) ; un jour de travail hors site (télétravail, mission…) garde son fond de jour travaillé — ses heures ne changent pas — et porte en pied de case la lettre de son type (voir Congés et absences, section « Travail hors site ») ;
• la colonne Semaine totalise chaque semaine entière (attendu · effectué et l’écart Δ) — les semaines à cheval sur deux mois comptent leurs jours hors mois, comme la ventilation des heures supplémentaires : c’est là que se lit un dépassement ;
• le volet Saisies du mois (ou de la semaine) liste toutes les saisies avec leur statut et leur trace (déclarée par, statuée par), et porte les gestes Vérifier, Invalider et Corriger — les mêmes règles qu’ailleurs : rien ne se supprime, tout se trace.

Saisir les heures directement dans la cellule

Un clic sur un jour transforme son « effectué » en champ de saisie, pré-rempli avec ce que le jour porte déjà — ses plages horaires s’il en a (les siennes, sinon les attendues : on corrige alors une seule borne), sinon son total. Tapez, puis Entrée pour enregistrer, Tab pour enregistrer et passer au jour suivant, Échap pour annuler. La page se relit aussitôt : point de statut, plages, total de la semaine et volet des saisies suivent.

Le champ accepte deux écritures, rappelées en tête du tableau et dans la légende du volet :

• un total d’heures : 7, 7h30 ou 7,5 ;
• des plages horaires : 7-12 12:45-17 (une ou plusieurs, séparées d’un espace) — les heures du jour en deviennent le total, calculé tout seul ; une plage peut finir à 24 (minuit) : l’équipe de nuit passe la main là, et la plage du lendemain repart de 0 ;
• 0 retire la saisie, le jour retombe sur l’attendu.

Un champ refermé sans y toucher n’écrit rien — un jour conforme n’a besoin d’aucune saisie. Sur un jour sans saisie, un Écart de journée de travail est créé, vérifié d’emblée puisque vous êtes autorité ; sur un jour portant déjà un écart, il est mis à jour, et un total tapé remplace les plages qu’il portait. Taper par-dessus une valeur déclarée par le salarié la corrige et la vérifie dans le même geste, comme le fait le chef d’équipe au portail. Les jours en congé (C, C½) ou en arrêt (A) et les jours hors contrat ne se saisissent pas ; un férié se saisit et devient F+.

! Un mois déjà validé accepte la saisie mais prévient : son bulletin ne se recalcule pas, l’écart se règle par un élément sur le mois en cours.

La suggestion des heures

Sur la Période de paie, le bouton Suggérer les heures du calendrier transforme le calendrier en Éléments variables proposés — le même bouton se trouve en tête de la page Calendrier du salarié (réservé au Gestionnaire de paie), et il traite le mois entier dans les deux cas. Rien ne part tout seul : le lancement de la paie ne suggère rien, c’est votre geste, quand vous jugez le mois complet.

1. chaque rubrique horaire déclare sa tranche hebdomadaire (champs Heures hebdomadaires au-delà de / jusqu’à : livrés en valeurs par défaut — salaire de base jusqu’à 39, HS 25 % au-delà de 39 et jusqu’à 47 c’est-à-dire de la 40ᵉ à la 47ᵉ heure, HS 50 % au-delà de 47). Les bornes sont des seuils d’heures cumulées : on écrit 39, pas 40 — la rubrique reçoit les heures au-delà de sa borne basse. Le formulaire vous relit : sous les bornes, IANUI affiche en clair ce qu’elles couvrent (« de 39 h à 47 h : de la 40ᵉ à la 47ᵉ heure - 8 h ») ;
2. elle déclare aussi, à côté, à quelles heures elle s’applique : Qualité de l’heure (Jour / Nuit) et Type de jour (Ordinaire / Non ouvrable — les dimanches et les jours fériés). Laissées vides, elles prennent les deux. Une heure va à la rubrique dont les trois dimensions lui correspondent : c’est ce qui permet à un même rang d’heures de valoir 25 % en semaine de jour, 75 % la nuit et 65 % le dimanche ;
3. la nuit se règle une fois pour toutes sur le Profil de paie de l’entreprise — Début de la nuit / Fin de la nuit, livrés à 20:00 et 06:00. Chaque plage saisie est découpée à ces heures avant d’être ventilée ;
4. la semaine est parcourue dans l’ordre, plage par plage : le cumul d’heures avance morceau par morceau et chaque morceau part sur sa rubrique — les semaines à cheval sur deux mois sont calculées en entier, mais seuls les jours du mois alimentent le bulletin. Une conséquence à connaître : une heure de nuit qui tombe sous la durée légale reste une heure ordinaire — la nuit ne rend pas une heure supplémentaire, elle qualifie celles qui le sont déjà. Un jour férié chômé avance lui aussi ce cumul, des heures qu’il remplace (celles que la grille prévoyait ce jour-là), mais sans produire aucune ligne : il prend son rang dans la semaine, il n’est payé ni une seconde fois ni au taux du jour non ouvrable — c’est la mensualité, ou l’indemnité de férié d’un salarié à l’heure, qui le paie. Une semaine dont le lundi férié valait 7,75 h à la grille, et où le salarié travaille 45,5 h les autres jours, compte donc 53,25 h : ses dernières heures dépassent la 47ᵉ et basculent à 50 %, là où le seul décompte des heures travaillées les aurait laissées à 25 % ;
5. pour les temps partiels, une rubrique d’heures complémentaires peut ancrer sa tranche sur le contrat : cochez Tranche depuis les heures du contrat — la borne basse devient les heures hebdomadaires du salarié (celles de son contrat ou de son horaire en vigueur), la borne haute se règle en Plafond en fraction du contrat (0,3333 pour un tiers) et/ou par la borne fixe « jusqu’à » (39 h) : le plafond le plus bas l’emporte. Cette tranche se taille dans la tranche de base — chaque heure vit sur une seule rubrique, jamais deux ;
6. les payés à l’heure reçoivent toutes les tranches ; les mensualisés uniquement les heures supplémentaires — leur base est déjà dans le salaire fixe, tant que la semaine est pleine. Une semaine écourtée par un congé payé, un arrêt de travail ou une absence que la paie retient couvre moins d’heures : un jour retenu sur une semaine de 39 h, le salaire n’en couvre plus que 31,25. Les heures travaillées au-delà de cette couverture et sous la durée légale sont des heures normales que rien ne paie encore — elles partent sur la rubrique que vous désignez par la case Heures normales non couvertes par le salaire (une rubrique horaire à majoration 0, sans tranche : la ligne paie l’heure au taux plein). Sans rubrique désignée, elles vous sont annoncées semaine par semaine. Lu par semaine, jamais sur le mois : une semaine courte et une semaine longue ne se compensent pas ;
7. les lignes proposées sont marquées « calendrier » et mises à jour au clic suivant — une rubrique que le calendrier n’alimente plus est remise à 0 (jamais supprimée, comme partout), et vos saisies manuelles ne sont jamais touchées ;
8. le travail hors site (télétravail, mission…) suit le même mouvement : les heures — ou les jours, selon le type — d’une demande approuvée nourrissent la rubrique de remboursement que son type désigne, sans rien à saisir. Le jour concerné reste un jour travaillé à part entière, ses heures ne changent pas (voir Congés et absences, section « Travail hors site »).

La suggestion vous parle plutôt qu’elle ne devine :

• si vos tranches laissent un trou (le salaire de base s’arrête à 39 et la rubrique suivante démarre à 40 : la 40ᵉ heure de chaque semaine n’appartient à personne), le bouton refuse et vous dit où — plutôt que de perdre ces heures en silence ;
• les heures qui, malgré tout, ne tombent dans aucune tranche vous sont annoncées salarié par salarié et jour par jour, et ne sont pas proposées — à vous de trancher ;
• une journée saisie en total sec, sans plages, n’a pas d’horloge : elle est comptée en heures de jour, et on vous le dit. Saisissez ses plages pour que sa part de nuit soit payée à son taux ;
• si aucune rubrique horaire active ne déclare de tranche, le bouton refuse : réglez vos rubriques d’abord ;
• si une rubrique est déclarée sur les heures de nuit sans que le profil de paie dise où la nuit commence, le bouton refuse aussi : ces heures-là ne se devinent pas ;
• sur un mois soldé (validé, payé, clôturé), la suggestion refuse — un mois payé ne se ré-alimente pas (voir Recalculs) ;
• elle balaie les salariés actifs de l’entreprise de la période ; un salarié sans contrat couvrant ce mois-là n’a pas de calendrier, il est passé.

Rien n’est payé sans vous : la suggestion propose, vous contrôlez les éléments variables puis lancez la paie, comme d’habitude.

i Les heures d’un dimanche ou d’un jour férié travaillé comptent dans leur semaine comme les autres, et le Type de jour Non ouvrable de vos rubriques envoie celles qui dépassent la durée légale au bon taux. Un férié travaillé porte en plus sa majoration conventionnelle, qui vaut pour toutes les heures du jour, même sous 39 h : la rubrique que vous désignez par la case Majoration jour férié travaillé les reçoit en totalité, à côté de la ventilation (voir Jours fériés).

Une fenêtre des heures propre à l’entreprise

Certaines entreprises arrêtent leurs heures supplémentaires (et le travail hors site, voir ci-dessous) avant la fin du mois — du 24 du mois précédent au 20, par exemple — le temps de contrôler et de payer avant que le mois ne soit clos. Tout le reste (salaire de base, absences, congés, cotisations, déclarations) continue de suivre le mois civil.

Sur la Période de paie, la section repliée Fenêtre des heures porte deux dates, Début et Fin — vides par défaut, ce qui revient aux bornes de la période, le fonctionnement d’aujourd’hui. Posées, elles sont lues par la seule suggestion des heures : la marche hebdomadaire, le type de paie et les tranches s’y calent, et le reliquat déclaré annoncé sur la période porte sur ces mêmes dates.

• Un salarié qui entre ou qui part garde sa propre présence : une embauche le 17 compte à partir du 17, même si la fenêtre a ouvert plus tôt. Un salarié qui part après la fermeture de la fenêtre voit sa fenêtre prolongée jusqu’à son départ : sinon ses derniers jours n’entreraient dans aucun bulletin, le solde de tout compte étant le dernier.
• Deux fenêtres qui se chevauchent sont refusées — une heure comptée deux fois — avec le nom de la période et les jours en cause ; le mois de bascule ouvre donc sa fenêtre au lendemain de la fin de la précédente. Un trou entre deux fenêtres est seulement annoncé : votre entreprise peut délibérément laisser des jours hors de toute fenêtre.

Le bulletin imprime la présence réelle du salarié en Période — une embauche le 17/03 affiche « 17-03-2026 - 31-03-2026 », un départ le 11/09 « 01-09-2026 - 11-09-2026 » — que la période pose une fenêtre ou non. Quand elle en pose une, une seconde ligne, « Heures du … au … », donne la fenêtre propre au salarié (bornée par sa présence, elle aussi). Le calendrier imprimé sur le bulletin et la feuille du mois à signer, eux, restent sur le mois civil.

Le calendrier sur le bulletin

Cochez Imprimer le calendrier de travail sur le Profil de paie d’entreprise : le bulletin affiche le mois en grille (une colonne par jour de semaine), chaque cellule portant le n° du jour, les heures attendues et les heures effectuées, avec F pour un férié, C pour un congé et C½ pour une demi-journée de congé — et les totaux du mois. Le salarié peut vérifier ligne à ligne d’où sortent ses heures.

Les valeurs sont figées au calcul du bulletin : une réimpression, même après un changement d’horaire ou une correction, montre toujours le document d’origine. La case ne fait qu’afficher ou masquer le bloc.

La feuille du mois à faire signer

Le calendrier s’imprime aussi à part, en feuille à faire signer par le salarié — pour l’associer par avance à son horaire, ou pour faire valider ses heures avant la paie. Le bouton Imprimer le calendrier se trouve en tête de la page Calendrier du salarié, à côté de la suggestion des heures ; il imprime le salarié affiché, ou, sans salarié choisi, tout le service filtré (une page par salarié).

Une boîte de dialogue demande le mois et la lecture :

• Heures prévues — l’attendu du calendrier, pour une prise de connaissance de l’horaire : ce que le salarié signe, c’est l’horaire qui lui a été communiqué, avant qu’il ne le vive ;
• Heures effectuées — le réalisé, pour une certification des heures avant la paie : ce que le salarié signe, c’est ce qu’il a fait.

Les deux impriment la même grille — le mois en semaines, une cellule par jour avec ses heures, ses plages horaires quand il y en a, et les mêmes marqueurs F / C / C½ / A que sur le bulletin — mais chacune sa colonne d’heures : la prévue lit l’horaire en vigueur (le jour planifié, sinon la grille), l’effectuée lit ce qui a été saisi ou déclaré. Sur un jour que le calendrier sait déjà chômé (férié, congé, arrêt), les deux lectures s’accordent : planifier des heures un jour férié serait une promesse que le calendrier dément lui-même. La feuille rappelle aussi l’horaire en vigueur du salarié, et porte un total par semaine (les semaines à cheval sur deux mois comptent leurs jours hors mois, comme la ventilation des heures supplémentaires — la feuille l’indique) puis le total du mois.

En pied de page, deux cadres à remplir à la main — L’employeur et Le salarié, avec la mention qui suit la lecture choisie (« Pris connaissance le… » ou « Heures certifiées exactes le… »). Rien n’est enregistré par l’impression : c’est la feuille signée, une fois numérisée, qui fait foi — classez-la au dossier du salarié (document de type Calendrier de travail, voir Le personnel).

i Au-delà de 60 salariés, l’impression d’un service entier est refusée : imprimez un sous-service, ou un salarié à la fois.

Mettre en place

i Les trois objets — Horaire du travailleur, Jour de travail planifié, Écart de journée de travail — se trouvent dans l’espace RH, carte 2 · Vie du contrat.

1. Vérifiez l’horaire habituel sur le Profil RH de l’entreprise ; créez un Horaire du travailleur pour chaque temps partiel. Renseignez les Plages horaires des grilles si vous voulez qu’elles se pré-affichent au portail.
2. Vérifiez les tranches hebdomadaires de vos rubriques horaires (Heures hebdomadaires au-delà de / jusqu’à) et leurs deux dimensions (Qualité de l’heure, Type de jour) — livrées avec les valeurs par défaut ; pour les temps partiels, cochez Tranche depuis les heures du contrat sur la rubrique d’heures complémentaires. Vérifiez aussi Début / Fin de la nuit sur le Profil de paie de l’entreprise. Les rubriques d’heures au taux normal (HN, case Heures normales non couvertes par le salaire) et de férié majoré (HMJF, case Majoration jour férié travaillé) sont livrées et actives par défaut ; reprenez-les si c’est votre régime, ou désignez la vôtre (une rubrique désignée ne déclare aucune tranche, et ne porte qu’une des deux cases).
3. Passez les contrats d’intérim et de mission en Mode d’horaire : mission, et planifiez leurs jours.
4. Donnez l’accès portail aux salariés qui déclarent eux-mêmes, et vérifiez que chaque équipe a son Responsable direct sur les Affectations (c’est lui qui vérifie).
5. Au fil du mois, les écarts se déclarent au portail ou se saisissent au bureau ; contrôlez d’un coup d’œil sur la page Calendrier du salarié ; en fin de mois, Suggérer les heures du calendrier, contrôlez (le reliquat déclaré vous est montré), lancez la paie.