Le personnel

La fiche Travailleur est le cœur du module : elle représente une personne dont vous suivez l’activité - un salarié, ou un prestataire rattaché à un fournisseur.

Salarié ou prestataire ? Selon votre position

Vous faites appel à de l’intérim ou du portage - l’agence ou la société de portage est alors un fournisseur :

Le salarié permanent (CDI, CDD…) - votre salarié : Type Salarié. Il reçoit son matricule, vous créez son Contrat, et sa paie est calculée dans IANUI (voir « La paie »).
L’intérimaire et l’indépendant en portage - salariés de leur agence ou société de portage, pas les vôtres : Type Prestataire, avec celle-ci comme Fournisseur. Ni contrat ni bulletin ici : elle vous facture (une facture d’achat, côté gestion). Vous suivez en revanche leur activité et leurs échéances comme pour le reste de l’équipe.

Vous êtes l’agence d’intérim ou la société de portage : tous vos intervenants sont vos salariés - Type Salarié pour tout le monde, la différence se fait par le contrat :

vos permanents : un contrat stable, en général CDI ;
vos tournants : des contrats successifs, un par placement - Intérim pour l’intérimaire mis à disposition, Mission pour le consultant ou le porté envoyé chez un client, Portage pour le contrat-cadre avec l’indépendant porté. Chacun a son matricule et ses bulletins ; un mois sans placement ne produit simplement pas de bulletin (voir « La paie »).

Vous embauchez un intérimaire ou un porté qui travaillait chez vous en prestataire ? Passez simplement son Type à Salarié : la fiche et son historique restent les mêmes, le rattachement au fournisseur s’efface et le matricule lui est attribué à ce moment-là.

Créer une fiche

Créez un Travailleur et renseignez son Nom complet.
Choisissez son Type : Salarié ou Prestataire (dans ce cas, indiquez le Fournisseur rattaché).
Précisez l’Entreprise employeuse, et éventuellement le compte utilisateur si la personne se connecte à IANUI.
Complétez si possible la date de naissance et le genre : ils alimentent la Pyramide des âges (voir « Les rapports RH »).
Renseignez le N° DN (l’identifiant CPS de la personne) dès que vous le connaissez : saisi une fois ici, il sert aux déclarations sociales de la paie (DSMO, état IJ, bulletin) et à la déclaration d’embauche.
Renseignez le Compte bancaire (RIB) de la personne : c’est lui que l’ordre de virement de la paie utilise en fin de mois — un salarié sans RIB bloque la préparation de l’ordre (jamais le calcul de son bulletin), voir la fiche L’ordre de virement. Le mode de paiement, la banque et le titulaire du compte se saisissent ici aussi, à côté du RIB — il n’y a pas de profil de paie par salarié : son contrat actif l’inscrit en paie (voir Les données de paie du salarié).

À l’enregistrement, chaque salarié reçoit automatiquement son matricule - une numérotation propre à chaque entreprise, définitive : il identifie la personne dans les listes et le registre, et ne change jamais.

Pas de doublons. Deux fiches de la même entreprise ne peuvent pas porter le même N° DN - c’est la même personne, l’enregistrement est refusé. Et à la création (saisie, duplication ou import), une fiche portant le même nom qu’une fiche existante de l’entreprise déclenche un avertissement, sans bloquer : les vrais homonymes existent, vérifiez simplement avant de continuer.

Rattachez ensuite le travailleur à un service via une Affectation (voir « L’organisation ») - c’est elle qui détermine son responsable.

Tout le dossier depuis la fiche

La fiche rassemble les connexions vers tout le dossier, avec leur compteur : Contrat (contrats, affectations, suspensions, ruptures, déclaration d’embauche), Temps & absences (horaires, congés, profil de congés), Compétences (certifications, demandes de formation), Santé & sécurité (visites médicales, accidents du travail), Paie (bulletins, avances, saisies-arrêts) et Dossier individuel (pièces, échéances, entretiens, sanctions, aides à l’emploi, attestations). Un clic ouvre la liste déjà filtrée sur ce travailleur ; le + crée le document directement rattaché. Chacun n’y voit que ce que son rôle permet - les bulletins, par exemple, restent réservés à la paie. La fiche Contrat porte les mêmes connexions vers sa propre vie (avenants, suspensions, rupture, déclaration d’embauche, visites médicales).

Où en est-il aujourd’hui

La fiche affiche, dérivé de son affectation en vigueur et jamais saisi à part, où en est le travailleur : son poste (et sa fonction complémentaire s’il en a une), son service, et à qui il rend compte. Cette même ligne apparaît sur l’accueil du portail salarié. Le rapport Parcours du salarié (rail RH) retrace, dans l’ordre, toute son histoire chez vous - contrats, avenants, affectations, arrêts, ruptures, habilitations obtenues ou expirées, entretiens réalisés, sanctions, visites médicales, accidents du travail, aides à l’emploi.

Le dossier du salarié

À chaque fiche, vous attachez des Pièces de dossier (des fichiers numérisés) : Identité, Contrat, Calendrier de travail (la feuille du mois signée, voir Le calendrier de travail), Diplôme, Médical, Correspondance ou Autre, chacune datée.

Suivre l’activité et les échéances

Pointage - enregistre qu’un travailleur a réalisé une activité, pendant une durée, à une date donnée — et, si le travail est géré, sur quelle tâche (espace Activités) : les heures réalisées de la tâche se mettent alors à jour toutes seules, et la première heure pointée fait passer une tâche « À faire » en « En cours ».
Échéances du personnel - des rappels liés à la vie du contrat (fin de période d’essai, renouvellement d’une habilitation…). Vous les suivez par statut : En attente, Pris en compte, Résolue ou Annulée.

La sortie et la case Actif

La case Actif dit si la personne fait partie de l’effectif : décochée, la fiche sort des calculs de paie et du portail salarié. Elle se tient à jour presque seule :

la rupture de contrat devenue effective décoche automatiquement la fiche (voir « Le contrat de travail ») ;
un CDD arrivé à son terme sans rupture enregistrée reste actif : la fiche l’affiche en bandeau - Sorti(e) le … mais toujours actif(ve) - jusqu’à ce que vous enregistriez la sortie ou décochiez la case ;
décocher à la main alors qu’un contrat court affiche un rappel : pour une absence longue ou un départ, la suspension ou la rupture sont les bons gestes - la case reste votre interrupteur d’urgence ;
à la réembauche, recochez Actif : la fiche inactive l’affiche en bandeau, et la création du nouveau contrat vous le rappelle aussi.

On ne supprime pas une fiche : pour ne plus l’utiliser, désactivez-la - son historique reste préservé (voir « Pourquoi je ne peux pas supprimer un document ? »).