"Comptes clients : relevés, règlements groupés et avances"

Cette fiche relie les quatre briques du suivi des comptes clients : le relevé (où en est le client), le règlement groupé (un paiement pour plusieurs factures), l’avance (le trop-reçu conservé à son nom) et le relevé mensuel automatique (le régime du client en compte). Chacune a sa page détaillée ; voici la vue d’ensemble.

En un schéma

Le client en compte : la case « Relevé mensuel »

Sur la fiche du client, cochez « Relevé mensuel » : à chaque envoi général, son relevé de compte - la photo datée de ses factures ouvertes, avances et avoirs de consigne déduits - lui est envoyé par mail. L’envoi général se déclenche :

• manuellement : bouton « Envoyer les relevés mensuels » sur la liste des relevés clients - le récapitulatif s’affiche aussitôt ;
• ou automatiquement chaque mois, si la case « Relevés mensuels automatiques » de votre entreprise est cochée. Un site en automatique garde le geste manuel (pour relancer un envoi ponctuel).

Dans les deux cas, un compte rendu part par mail aux responsables ventes et comptabilité : relevés envoyés, clients sautés (et pourquoi - typiquement pas d’adresse mail), erreurs. Aucun client en compte n’est jamais oublié en silence ; un relevé généré mais non envoyé reste d’ailleurs visible, sans date d’envoi.

Le règlement, à tout moment

Quand le client paie - le relevé en main ou non - le règlement groupé ventile le montant reçu sur ses factures ouvertes, de la plus anciennement échue à la plus récente, ajustable ligne à ligne si le client a désigné ce qu’il règle. Les trois issues du schéma se passent de cas particulier : égal, tout est soldé ; inférieur, le reste attend ; supérieur, l’excédent part en avance client.

Et sans compte ?

Tout fonctionne pareil. L’entrepreneur qui règle trente factures d’un seul chèque en fin de chantier n’a besoin d’aucune démarche : le règlement groupé et l’impression d’un relevé à la demande sont ouverts à tous les clients. La case « Relevé mensuel » n’ajoute que l’envoi automatique.

Qui me doit quoi

Trois états répondent, du plus large au plus ciblé :

• la Balance âgée clients - toutes les factures impayées, par client et par facture : une ligne d’en-tête par client avec ses totaux, ses factures dessous, un total général en fin ; pour chaque facture, le montant, le payé, le reste dû et son ancienneté (non échu, 1-30, 31-60, 61-90, 91-120, plus de 120 jours de retard). Filtrable par client et à une date d’arrêté. Elle est dans Comptabilité → Rapports, et aussi dans l’espace Ventes, carte « 4 · Comptes clients ». Comme tout état, elle lit l’entreprise dans laquelle vous travaillez - le bandeau en tête la nomme ;
• le Relevé de compte d’un client - ses factures, ses règlements et son solde, à imprimer ou à lui envoyer (voir « Le relevé de compte ») ;
• les Relances - pour agir sur les retards, client par client.

Et d’un coup d’œil : la carte « Créances en retard » du tableau de bord Ventes donne le total des factures dont l’échéance est dépassée - le chiffre que la balance âgée détaille.

Ce qu’il faut retenir

✓ Le relevé dit où en est le client, le règlement groupé encaisse en un geste, l’avance garde le trop-reçu à son nom - et le client en compte reçoit tout ça chaque mois sans que personne n’y pense, compte rendu à l’appui.