Les ventes récurrentes

Un abonnement, un loyer, un contrat de maintenance : la même vente revient tous les mois, à l’identique. Plutôt que de la ressaisir, demandez à IANUI de la répéter.

Le principe tient en une phrase : vous désignez une vente qui servira de modèle, vous dites à quelle fréquence elle doit revenir, et à chaque échéance IANUI en crée une copie.

i La récurrence répond à « la même vente tous les mois ». Si votre besoin est plutôt « plusieurs paquets d’un coup, avant l’arrivée d’un groupe », c’est Préparer un lot de ventes qu’il vous faut. Et pour une seule copie à retoucher tout de suite, le menu « ⋯ → Dupliquer » suffit.

Mettre en place une récurrence

Ouvrez la vente qui servira de modèle, puis, dans le menu « ⋯ », choisissez « Répéter ». La fenêtre Répétition automatique vous demande trois choses :

• la Fréquence : Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, Trimestriel, Semestriel ou Annuel ;
• la Date de début ;
• la Date de fin, facultative - sans elle, la série continue jusqu’à ce que vous l’arrêtiez.

Validez par Enregistrer. L’entrée « Répéter » disparaît alors du menu : c’est le signe que la récurrence est bien en place sur ce document.

i Mettre en place une récurrence suppose un profil comptable (Accounts Manager ou Accounts User). Le Responsable d’Application les possède ; un profil purement commercial, non.

Ce qui se passe à chaque échéance

Le jour venu, IANUI crée une copie du modèle : mêmes lignes, mêmes articles, mêmes quantités, même client. Cette copie reçoit :

• son propre numéro de vente ;
• la date de l’échéance ;
• le statut Devis - elle ne porte ni commande ni facture.

Elle vous attend donc en brouillon, prête à être confirmée puis facturée comme n’importe quelle vente. Le modèle, lui, n’est pas touché.

Facturer automatiquement (option)

Quand la vente n’appelle aucune vérification - un abonnement à montant fixe, typiquement - cochez sur le modèle la case « Facturer automatiquement chaque récurrence ». Chaque copie est alors, dans la foulée de sa création, confirmée en commande, réservée en stock, facturée avec son numéro de facture définitif, et comptabilisée au journal des ventes. Son échéance de paiement suit les conditions de règlement du client, comme pour une facture saisie à la main.

! Ce confort ne vous expose à rien : si une copie ne peut pas être facturée - stock insuffisant, par exemple - elle reste simplement en devis. Vous la traitez à la main, et la série continue normalement à l’échéance suivante.

Et si le tarif change en cours de récurrence ?

Deux situations, et une seule est automatique.

Vous modifiez le prix sur le Tarif existant. Les copies suivantes le reprennent toutes seules : chacune relit le prix sur la fiche Tarif au moment où elle est créée. Il en va de même pour la TVA, appliquée au taux en vigueur au jour de l’échéance. Rien à faire de votre côté.

Vous voulez faire passer le client sur un autre Tarif - nouvelle fiche, nouvel accord, remise négociée. Là, rien ne bouge : la copie reste attachée au Tarif du modèle, même si celui-ci est arrivé à échéance. Le filtre qui ne vous propose que les Tarifs valables du jour joue à la saisie d’une ligne, pas à la génération d’une copie.

Le geste est donc manuel, et il tient en trois clics : ouvrez la vente-modèle - celle sur laquelle vous avez posé la récurrence -, changez le Tarif sur les lignes concernées, enregistrez. Les copies suivantes en héritent.

! Une réserve : si le modèle a été facturé, il est gelé et plus aucune modification n’est possible - changement de Tarif compris. Dans ce cas, arrêtez la récurrence, créez une vente au bon tarif et posez la récurrence sur celle-ci.

✓ D’où un conseil : gardez comme modèle une vente restée en devis. C’est elle qui pilote la série, ce sont les copies qui font le travail - et elle reste modifiable aussi longtemps que la série vit.

Arrêter une récurrence

Sur la vente-modèle, cliquez sur « Arrêter la récurrence » et confirmez. Rien n’est supprimé : la répétition est désactivée et tout l’historique reste en place. L’entrée « Répéter » réapparaît dans le menu « ⋯ » - vous pouvez donc relancer une série plus tard, aux conditions que vous voudrez.

Si vous aviez fixé une date de fin, la série s’arrête d’elle-même une fois cette date passée.

Côté achat

La même mécanique existe sur l’Achat : menu « ⋯ → Répéter » pour la poser, bouton « Arrêter la récurrence » pour y mettre fin.

L’automatisation, elle, s’appelle ici « Comptabiliser les récurrences » : chaque copie est confirmée en commande puis passée en facture. Avec une particularité - au moment où la copie est créée, le numéro de facture du fournisseur n’est évidemment pas connu ; IANUI inscrit donc en référence le numéro d’achat IANUI lui-même. Si vous tenez à la vraie référence fournisseur, laissez la case décochée : la copie vous attend en brouillon et vous saisissez le numéro à réception de la facture.