Configurer l'envoi d'e-mails

IANUI envoie les e-mails depuis votre propre boîte : devis et factures à vos clients, bons de commande à vos fournisseurs, liens de réinitialisation de mot de passe, notifications. Tant qu’aucun compte d’envoi n’est configuré, rien ne part - et sans message d’erreur visible.

Cette page décrit la configuration avec une boîte Gmail ou Google Workspace, le cas le plus courant. Le principe reste le même chez un autre fournisseur : seuls le serveur et le port changent.

! Cette configuration demande le rôle Responsable d’Application.

Ce qu’il vous faut

• L’adresse que vos clients verront comme expéditeur.
• L’adresse de connexion de la boîte, si elle diffère de la précédente (c’est le cas quand la première est un alias).
• Un mot de passe applicatif - et non le mot de passe de votre compte Google.

Étape 1 : créer le mot de passe applicatif

Google refuse le mot de passe ordinaire de votre compte à un logiciel tiers. Il faut un mot de passe dédié, que vous pourrez révoquer sans changer le vôtre.

La validation en deux étapes doit être active sur le compte.

La page n’apparaît pas dans le menu Sécurité de Google : elle existe toujours mais n’y est plus listée. Deux façons d’y accéder :

• directement, à l’adresse https://myaccount.google.com/apppasswords ;
• ou en tapant « mots de passe des applications » dans la barre de recherche de votre compte Google.

Donnez-lui un nom qui vous parlera plus tard (par exemple « IANUI ») et validez.

! Google ne l’affiche qu’une seule fois. Notez-le immédiatement. Il se présente en quatre groupes de quatre lettres séparés par des espaces : ces espaces sont décoratifs, saisissez les 16 caractères sans espaces.

Si la page répond que l’option n’est pas disponible, c’est que l’administrateur de votre domaine Google l’a désactivée pour l’organisation.

Étape 2 : créer le compte d’envoi

Ouvrez la liste des Compte Email depuis les paramètres et créez un nouveau compte.

Le nom que vous donnez au compte devient le nom affiché de l’expéditeur. Si vous l’appelez « Service commercial », vos clients liront « Service commercial » devant l’adresse. Choisissez-le en conséquence.

Remplissez ensuite dans cet ordre :

1. Service : choisissez GMail. À faire en premier - ce choix remplit automatiquement le serveur, le port et le chiffrement, et il effacerait une saisie faite avant lui.
2. Adresse électronique : l’adresse que verront vos destinataires.
3. Si l’adresse de connexion est différente, cochez « Utiliser un identifiant e-mail différent », puis renseignez le champ « Adresse courriel alternative » qui apparaît.
4. Méthode : Basic, puis Mot de Passe : les 16 caractères de l’étape 1.
5. Cochez « Activer Sortant ».
6. Laissez « Activer Entrant » décoché.

! « Adresse courriel alternative » est un libellé trompeur. Ce champ n’est ni une adresse de secours ni une adresse de courtoisie : c’est celle avec laquelle IANUI se connecte à votre boîte. Si vous inversez les deux champs, l’enregistrement échouera - un alias n’est pas accepté comme identifiant de connexion.

Pourquoi laisser l’entrant décoché : l’activer recopierait dans IANUI tous les messages reçus par cette boîte. C’est une autre fonctionnalité, sans utilité pour envoyer.

Étape 3 : l’onglet « Sortant »

Ouvrez l’onglet « Sortant » du compte (libellé Outgoing sur les sites encore affichés en anglais).

• Cochez « Sortant par Défaut ». C’est ce qui désigne ce compte comme expéditeur du site. Si un autre compte portait ce rôle, IANUI le lui retire automatiquement.
• Cochez « Toujours utiliser cette adresse de courriel comme adresse de l’expéditeur ».
• Vérifiez Serveur sortant smtp.gmail.com, Port 587, « Utiliser TLS » coché et « Utiliser SSL » décoché.

TLS et SSL cochés ensemble est l’erreur classique : le port 587 attend le premier, le port 465 le second, jamais les deux à la fois.

Étape 4 : enregistrer, et ce que cela prouve

À l’enregistrement, IANUI se connecte réellement à votre boîte. Deux issues possibles :

• l’enregistrement passe : adresse de connexion, mot de passe applicatif, serveur, port et chiffrement sont tous corrects ;
• l’enregistrement est refusé : le message affiché nomme ce qui bloque.

! Ce test prouve la connexion, pas la remise. Votre boîte accepte de vous reconnaître ; cela ne dit pas encore qu’elle acceptera d’expédier vos messages, ni sous quelle adresse. C’est l’étape suivante qui le vérifie, et elle n’est pas facultative.

Étape 5 : l’envoi témoin

Envoyez un vrai document depuis IANUI - par exemple un bon de commande, avec le bouton « Mail PDF en pj » du menu Liaisons.

Adressez-le à une adresse extérieure à votre domaine : une boîte personnelle chez un autre fournisseur. En restant dans votre domaine, vous jugeriez sur une livraison interne, et non sur ce que reçoit réellement un client.

Comptez quelques minutes : les envois passent par une file d’attente et ne partent pas à la seconde.

Puis ouvrez le message reçu et lisez l’adresse de l’expéditeur.

! « Envoyé » ne signifie pas « envoyé sous la bonne adresse ». C’est le seul point de toute cette configuration qui ne produit aucune erreur lorsqu’il est faux : le message part, arrive, et porte simplement une autre adresse que la vôtre.

Si l’adresse affichée n’est pas celle que vous avez saisie

Vous avez configuré contact@ et le message arrive de direction@ ? Google a remplacé l’adresse par celle du compte de connexion, en conservant le nom d’affichage. Rien ne vous l’a signalé.

La cause : Google n’expédie sous une adresse que si celle-ci est déclarée comme adresse d’envoi autorisée sur le compte de connexion. Un alias ne l’est pas d’office.

Le correctif est dans Gmail, pas dans IANUI. Connecté avec l’adresse de connexion, allez dans Paramètres → Comptes et importation → « Envoyer des e-mails en tant que » → Ajouter une autre adresse e-mail, et renseignez l’adresse voulue. S’agissant d’un alias de la même boîte, la validation est généralement immédiate ; si Google réclame un code de confirmation, celui-ci arrive dans cette même boîte.

Renvoyez ensuite le document : l’adresse doit être la bonne. Rien à modifier dans IANUI.

L’adresse de réponse

Par défaut, IANUI demande que les réponses de vos clients arrivent à l’utilisateur qui a cliqué, et non dans la boîte d’envoi. C’est en général ce que vous voulez : le commercial reçoit la réponse à son propre devis.

Certains fournisseurs de messagerie refusent cette demande lorsque l’adresse de réponse n’appartient pas au même domaine que la boîte d’envoi. Le symptôme est déroutant : le message est rejeté avec une erreur qui parle de « boîte indisponible », ce qui laisse croire à un problème de destinataire alors que l’adresse visée est parfaitement valide.

Dans ce cas, décochez « Ajouter l’en-tête Reply-To » dans la section « En-têtes » du compte (libellé Headers en anglais). Les réponses arriveront dans la boîte d’envoi, ce qui reste parfaitement utilisable.

Ce réglage appartient à chaque compte d’envoi. Le décocher sur un compte n’a aucun effet sur les autres.

Dernière précision : si la table « Adresses de réponse » du compte contient une adresse, celle-ci remplace le mécanisme ci-dessus pour tous les envois. Laissez-la vide si vous voulez que les réponses reviennent à l’utilisateur.

Une conséquence à connaître : les messages du système

Le compte marqué « Sortant par Défaut » devient aussi l’expéditeur des messages techniques du site : les liens de réinitialisation de mot de passe de vos collaborateurs, les notifications, les alertes.

C’est le plus souvent souhaitable - sans compte par défaut, ces messages ne partiraient pas du tout. Retenez simplement que vos collaborateurs recevront leur lien de mot de passe depuis cette adresse, et choisissez-la en connaissance de cause.