La clôture comptable

La clôture arrête définitivement une période comptable : on fige les écritures de la période pour en garantir l’intégrité. Tout repose sur le DocType Période comptable.

i Les gestes de clôture ci-dessous demandent le profil Accounts Manager. Le profil Accounts User lit les périodes comptables sans pouvoir les modifier : fermer ou verrouiller un exercice est un acte de responsable.

Le cycle d’une période

Une période passe par trois statuts :

• Ouverte - on peut y saisir des écritures. Il n’y a qu’une seule période ouverte à la fois par entreprise.
• Fermée - plus aucune nouvelle écriture n’est acceptée pour la période.
• Verrouillée - la période est archivée de façon irréversible (garantie légale d’audit). Irréversible au sens propre : une période verrouillée ne peut plus jamais revenir à Fermée ni à Ouverte, par personne.

Chaque écriture est rattachée à une période selon sa date. Si une date ne tombe dans aucune période, IANUI le signale (« Aucune période comptable ouverte trouvée pour la date … »).

Clôturer une période

L’ordre ci-dessous est imposé par le produit : chaque geste vérifie le statut de la période, et un geste fait trop tôt est refusé.

1. Passez toutes les écritures de l’exercice, puis vérifiez vos états. Les dotations aux amortissements en font partie et ne partent pas toutes seules : sur chaque fiche d’immobilisation, le bouton « Comptabiliser la dotation » passe l’écriture, datée du 31 décembre de l’exercice concerné.
2. Si vous avez des opérations en devise, générez la réévaluation de change (voir « Multidevises et écarts de change »). Elle exige une période Ouverte : c’est le dernier geste avant la fermeture.
3. Passez la période au statut Fermée. Plus aucune écriture n’y entre.
4. Créez la période suivante et laissez-la Ouverte. L’écriture d’ouverture a besoin d’une période cible ouverte après celle que vous clôturez.
5. Générez l’écriture d’ouverture de la période suivante : elle reporte les soldes des comptes de bilan et solde les comptes de résultat. Elle exige la période Fermée et un journal de type Ouverture propre à l’entreprise (par exemple le code AN, à-nouveaux) : ce journal n’est jamais créé d’office, créez-le avant ce geste.
6. Si vous avez réévalué en 2, générez la contre-passation de la réévaluation : elle s’écrit dans la période suivante.
7. Générez le jeu de fichiers de clôture (période Fermée exigée).
8. Passez la période au statut Verrouillée.

! Une période ne peut être verrouillée qu’après génération de son jeu de fichiers de clôture. Et une fois verrouillée, elle ne se rouvre jamais - aucun profil du produit ne peut l’en faire sortir. Vérifiez vos états et vos fichiers avant ce dernier geste ; après lui, une erreur ne se corrige plus que par des écritures dans la période suivante.

La période suivante, créée en 4, poursuit alors le cycle.

Ce que contient le jeu de fichiers de clôture

Chaque état est archivé en CSV et en PDF, avec son empreinte :

• la balance générale ;
• le grand livre ;
• le bilan ;
• le compte de résultat ;
• la déclaration de TVA ;
• le journal comptable de chacun des journaux mouvementés sur la période (un fichier par journal).

Le FEC n’en fait pas partie : le fichier des écritures comptables s’obtient à part, par l’état FEC, qui se télécharge quand l’administration le demande.