Encaisser un règlement

Vous enregistrez les paiements de vos clients à l’aide du Paiement de vente, toujours rattaché à la vente concernée. IANUI met alors à jour, tout seul, le montant réglé et le solde de la vente.

Enregistrer un paiement

1. Ouvrez la Vente.
2. Cliquez sur Liens → « Nouveau paiement ».
3. Renseignez :
   • la Date du règlement ;
   • le Montant encaissé ;
   • le Mode de paiement.
4. Enregistrez.

Le paiement reçoit un numéro propre à votre entreprise (série VP). Le montant réglé et la date de paiement de la vente sont alors recalculés automatiquement, à partir de l’ensemble des paiements reçus.

i Vous pouvez enregistrer plusieurs paiements pour une même vente - pratique pour suivre un acompte puis le solde, ou des règlements échelonnés.

Pas d’encaissement sur un devis, sauf autorisation

Par défaut, un paiement sur une vente encore en Devis est refusé (« La vente … est encore un devis ») : un devis n’engage rien, l’argent attend la commande. Confirmez d’abord la vente en Bon de commande vente, puis encaissez - l’acompte à la commande, lui, reste libre. Pour de l’argent reçu sans vente engagée, passez par l’Avance client.

Une entreprise qui souhaite encaisser dès le devis peut l’autoriser : fiche Entreprise, case « Autoriser l’encaissement sur devis » - un choix par entreprise, à la main du Responsable.

Le montant est plafonné par la vente

La somme des paiements d’une vente ne peut pas dépasser son total. Un paiement excédentaire est refusé (« Règlement bloqué - dépassement du total de la vente »), avec le rappel du total et du déjà-réglé. En espèces, cela signifie simplement que le rendu de monnaie se fait au comptoir : on n’enregistre jamais plus que le dû.

i Un client qui règle plusieurs factures d’un seul paiement (par exemple un chèque unique pour plusieurs commandes) s’enregistre en un geste avec le règlement groupé : il ventile le montant reçu sur les factures ouvertes (un paiement par facture, même référence) et range l’éventuel excédent en avance client.

Si le client paie plus que ses factures (paiement rond, acompte pour la suite), l’excédent s’enregistre en Avance client : un montant conservé à son nom, imputable sur ses prochaines ventes.

Encaisser en espèces : l’arrondi à 5 XPF

Il n’existe pas de pièce de 1 ni de 2 XPF : un règlement en espèces se fait forcément par multiples de 5. Quand le Mode de paiement est Espèce, un champ Espèces reçues apparaît :

1. Saisissez les espèces réellement reçues du client, nettes du rendu de monnaie.
2. IANUI arrondit aussitôt au multiple de 5 XPF le plus proche (message « Espèces arrondies à X XPF (multiple de 5) »).
3. Le Montant imputé à la vente se calcule alors tout seul :
   • si les espèces arrondies tombent à moins de 5 XPF du solde de la vente, celle-ci est soldée exactement : les quelques francs d’écart sont comptabilisés automatiquement en écart d’arrondi (produit ou charge) dans l’écriture du paiement ;
   • en dessous (acompte, règlement partiel), le montant imputé est simplement égal aux espèces reçues, sans écart ;
   • au-dessus du solde d’une pièce ou plus, le paiement est refusé (le plafond ci-dessus) : la monnaie exacte étant possible, rendez la monnaie et saisissez le net.

i Exemple : une vente de 1 998 XPF, le client tend 2 000 XPF et ne peut pas recevoir 2 XPF de rendu. Saisissez 2 000 en espèces reçues : la vente est soldée à 1 998, et les 2 XPF d’écart partent automatiquement en produit d’arrondi.

Encaisser une vente en devise

Si la vente est libellée en devise (voir « Vendre en devise étrangère »), la Devise de règlement est reprise automatiquement de la vente. Saisissez :

• le Montant en devise réellement reçu ;
• le Taux de la devise de règlement - le cours du jour de l’encaissement.

Le Montant imputé à la créance se calcule tout seul, au taux de la facture (montant en devise × taux de la facture). L’écart entre ce taux et le cours du jour constitue un gain ou une perte de change, comptabilisé automatiquement dans l’écriture du paiement (voir « Multidevises et écarts de change »).

i La plus petite pièce (5 XPF) est un réglage de la devise, prérempli par les valeurs par défaut — si les dénominations changeaient un jour, l’arrondi suivrait la fiche Devise, sans mise à jour du logiciel.

i L’arrondi espèces ne concerne que les règlements en XPF : un règlement en devise suit le circuit de change ci-dessus.

Sur une vente facturée

Vous pouvez créer un paiement même après la facturation de la vente (c’est le cas le plus courant). En revanche, un paiement déjà enregistré sur une vente facturée ne peut plus être modifié ni supprimé : c’est la contrepartie du gel de la facture, qui garantit la cohérence de votre comptabilité.

Corriger un paiement : l’annuler, puis en saisir un nouveau

Un paiement enregistré est comptabilisé aussitôt : son écriture d’encaissement est passée une fois pour toutes. C’est pourquoi ses champs monétaires - montant, date, mode, banque, devise - ne se modifient plus une fois le paiement enregistré (le libellé et la référence, si). Pour corriger une erreur :

1. Ouvrez le paiement et cliquez « Annuler le paiement », puis confirmez.
2. Le paiement passe au statut Annulé : son écriture est contre-passée (elle reste visible, comme sa contre-passation), le mouvement de trésorerie correspondant est annulé, et le montant ne compte plus dans le payé de la vente - le solde dû revient.
3. Saisissez le bon paiement, normalement.

Rien n’est supprimé : l’erreur et sa correction restent lisibles dans le journal.

! Un paiement financé par une avance client, ou né d’un règlement groupé, ne s’annule pas depuis le paiement : c’est l’avance (défaire l’imputation) ou le règlement groupé (l’annuler) qui commande. Le message vous renvoie au bon geste. Un paiement dont l’écriture est déjà lettrée avec le relevé bancaire doit d’abord être dé-lettré.