Congés payés en paie

i Fiche fonction. Cette page explique en détail une fonction de la paie — le compte de congés payés : son paramétrage, son alimentation à chaque paie, les compteurs du bulletin et la provision. Pour poser et approuver les congés au quotidien, voir Congés et absences ; pour la vue d’ensemble de la paie, revenez à La paie.

Le principe : un compte continu

Chaque salarié a un compte de congés payés tenu mois par mois : jours acquis, jours pris, solde. Le solde est un cumul continu — il n’est jamais remis à zéro en fin d’année. Pour le calculer, IANUI remonte l’historique depuis le mois de paie, aussi loin que nécessaire : des congés non pris peuvent s’accumuler sur plus d’un an, et c’est aussi ce qui rend naturelle la reprise d’un dossier existant.

Paramétrer l’entreprise

Tout se règle sur le Profil RH de l’entreprise (espace RH, carte Organisation) :

• Acquisition : jours acquis par mois de travail (2,5 par défaut) et jours travaillés pour acquérir ce droit (24 jours ouvrables par défaut — le samedi compte, pas le dimanche ; un mois court travaillé en entier acquiert toujours). Deux options affinent la mesure : Acquisition au travail effectif (les absences des types marqués déduisent leurs jours) et Report des jours non retenus (les jours des mois sous le seuil comptent par tranches de 24) — tout le détail dans la fiche Acquisition des congés payés.
• Prorata temporis (option) : si la case est cochée, l’acquisition suit les bandes de présence au lieu du seuil tout-ou-rien. Ce barème est conventionnel : les bandes sont livrées à 0, saisissez les valeurs de votre convention (24 jours de travail = un mois entier).
• Heures travaillées habituelles : l’horaire type de la semaine (lundi-jeudi 8 h, vendredi 7 h = 39 h par défaut). Le total se calcule seul, et un jour sans heures est un jour de repos de l’entreprise.
• Congés supplémentaires : jours par enfant à charge (taux jeune salarié / taux normal — sans condition de sexe depuis la loi du pays de 2013 ; le droit appartient aux deux parents, saisissez sur chaque profil la part que le salarié déclare) et l’échelle d’ancienneté (2/4/6 jours à 20/25/30 ans par défaut — une convention plus favorable s’y saisit directement). Les cases Automatiser le supplément d’ancienneté et Automatiser le supplément enfants à charge font accorder ces jours par la paie elle-même : l’ancienneté au mois anniversaire de la date d’ancienneté (palier le plus élevé atteint, une fois par an), les enfants au mois d’anniversaire de chaque enfant — l’annuité entière est servie d’avance à chaque anniversaire, la naissance elle-même compte comme premier anniversaire (le nouveau-né est servi dès la paie suivante), et l’anniversaire qui atteint l’âge limite ne donne plus rien (le droit s’éteint). Les enfants viennent du tableau du profil congés, dates de naissance obligatoires — le compteur déclaré est purement indicatif ; un enfant saisi après son anniversaire de l’année se rattrape par une ligne d’historique manuelle. Les âges (enfant à charge, jeune salarié), la date pivot du taux jeune et le plafond annuel du droit (36 jours ouvrables légaux — champ vide = pas de plafond, pour une convention plus favorable) sont des valeurs réglables du profil, préremplies avec les valeurs légales : un texte qui change demain se règle au champ, sans mise à jour du logiciel. Le plafond enfants du profil s’apprécie sur douze mois glissants. Le compteur « Acquis » du bulletin inclut ces jours et des lignes « Congé supplémentaire d’ancienneté / enfants à charge : +N jour(s) » l’expliquent sous les compteurs. Cases décochées = vous octroyez par une ligne d’historique manuelle.
• Congés exceptionnels : le barème des événements familiaux (mariage, naissance, décès…), selon votre convention.

✓ Ces valeurs par défaut (délibération n° 91-011 AT, loi n° 86-845) s’installent d’un clic avec « Mettre à jour les valeurs par défaut » — et rien de ce que vous avez déjà saisi n’est jamais écrasé.

Les règles d’arrêt (maladie, accident du travail, maternité), la règle de l’indemnité de congés et les cases d’impression du bulletin vivent, elles, sur le Profil de paie de l’entreprise.

Par salarié

Le Profil congés du travailleur (carte 1 · Recruter et embaucher) permet de déroger, salarié par salarié : décocher la gestion des congés payés (rien ne s’acquiert ni ne s’alimente pour lui), un taux d’acquisition individuel, ses jours de repos hebdomadaire (aucune case cochée = ceux de l’horaire de l’entreprise) et ses enfants à charge. Un salarié sans profil est géré avec les défauts de l’entreprise — vous ne créez un profil que pour déroger.

Initialiser l’historique (reprise de dossier)

À la reprise d’un salarié qui a déjà des droits, saisissez son passé dans les Lignes d’historique de congés payés (carte 2 · Vie du contrat) :

1. Une ligne d’ouverture datée du mois précédant votre première paie, avec son solde dans Ajustement (jours) et la source dans Note.
2. Si vous voulez une provision juste dès le premier mois, ajoutez une ligne par mois passé avec son Brut congés payés (jusqu’à 12 mois en arrière — et l’historique peut remonter plus loin pour les jours).

Le Solde de chaque ligne se calcule tout seul, en chaîne : une ligne insérée dans le passé recalcule automatiquement toutes les suivantes.

À chaque paie

Quand vous lancez la paie, chaque salarié géré reçoit sa ligne d’historique du mois, calculée : jours acquis (selon la présence de ses contrats — ou son travail effectif si vous avez activé l’option — face au seuil, ou les bandes du prorata ; voir la fiche Acquisition des congés payés), jours pris (ses congés approuvés de type congé payé, ventilés sur le mois réel — un congé à cheval sur deux mois se répartit), et le brut congés payés du mois. Un recalcul remplace la ligne du mois, comme le bulletin lui-même (voir Recalculs et remplacements).

Le brut congés payés (l’assiette)

Le brut CP alimente l’indemnité au 1/10ᵉ et la provision. Il se déclare sur vos rubriques : ajoutez le mot conges dans le Cumulé (±) dans de chaque rubrique qui compte — salaire de base, heures supplémentaires, primes régulières, indemnités de jours fériés (chômés et travaillés). Les remboursements de frais et les gratifications sans caractère de salaire (13ᵉ mois, primes exceptionnelles) n’en font pas partie : ne leur mettez pas le mot, c’est tout.

i C’est la règle officielle : l’indemnité se calcule « sur la rémunération brute totale » (fiche Direction du travail DT34, code du travail PF art. Lp. 3231-1 et suivants), remboursements de frais et gratifications exclus.

Sur le bulletin

Cochez sur le Profil de paie de l’entreprise : « Imprimer les jours de congés » et, si vous la voulez, « Imprimer la provision ». Le bulletin porte alors un bloc Congés payés — solde précédent · acquis · pris · solde — et, sous les compteurs, le détail de chaque congé du mois : son type (Congés payés, Congé sans solde, Maladie…), ses dates réelles de début et de fin, et les jours ventilés dans le mois (0,5 pour une demi-journée). Les congés non payés y figurent aussi, pour que le bulletin explique chaque absence du calendrier — mais seuls les congés payés entrent dans le compteur « pris » et décomptent le solde. Ces chiffres sont figés au moment du calcul : une décision de congé postérieure ne bouge que le bulletin suivant, jamais un bulletin émis.

L’expiration des congés (option)

Si votre entreprise applique une règle « les congés non pris au-delà d’un an sont perdus », cochez « Expiration des congés non pris » sur le Profil RH de l’entreprise (décochée par défaut — la réglementation polynésienne ne prévoit aucune péremption : c’est un choix d’employeur, à vous de l’assumer et de l’annoncer).

Une fois la case cochée, chaque paie fait expirer l’excédent : ce qui dépasse, dans le solde, les jours crédités au cours des douze derniers mois est nécessairement plus vieux qu’un an et fond. Chaque crédit — acquisition mensuelle, suppléments, reprise d’historique — dispose ainsi d’un an jour pour jour pour être pris. La fonte n’est jamais silencieuse :

• elle s’écrit en ligne d’historique dédiée (source « expiration »), visible dans le compte du salarié ;
• le bulletin porte la ligne « Congés expirés : −N jour(s) » sous les compteurs ;
• la ligne est annulable : passez-la au statut « annulée » et les jours reviennent au solde — ils sont alors statués et ne refondront pas pendant un an ;
• au solde de tout compte, la fonte s’applique avant l’indemnité compensatrice : ce qui a expiré n’est pas payé.

⚠ Annoncez avant d’activer. L’état Jours de congé périmables (carte Rapports) montre, salarié par salarié, ce qui expirerait — c’est votre outil de campagne (« prenez vos congés avant telle date ») et la preuve que chacun a été mis en mesure de les prendre. À l’activation, tout l’excédent historique fond d’un coup : passez par l’état d’abord.

La provision

La provision pour congés payés = solde × la valeur d’un jour au 1/10ᵉ (brut congés payés des 12 derniers mois ÷ 10 ÷ jours acquis sur ces mois). Elle est capturée sur chaque bulletin et tenue à jour sur le profil du salarié — c’est le montant que vos congés acquis « valent » à provisionner.

✓ L’indemnité versée quand le salarié part en congé est calculée par la paie : 1/10ᵉ ou maintien du salaire, la plus favorable (le maintien est un plancher légal), selon la règle du Profil de paie de l’entreprise — retenue et indemnité explicites pour les mensualisés, indemnité compensatrice au solde de tout compte. Tout le détail dans la fiche Indemnité de congés payés.