Les modèles de documents

Vos contrats de travail sont déjà rédigés — par convention collective, par entreprise. Les Modèles de document vous évitent de les retaper à chaque embauche : vous saisissez le texte une fois, clause par clause, et IANUI remplit les informations du salarié (nom, dates, salaire…) au moment d’éditer le document du contrat.

i Le partage des rôles : vous possédez la rédaction — chaque clause est votre texte juridique, IANUI n’en fournit aucun. IANUI possède la mise en forme : numérotation des articles, mise en page, pagination, et le remplissage des variables depuis le dossier.

Créer un modèle

Dans l’espace Ressources humaines, carte Référentiels : créez un Modèle de document, nommez-le, et laissez S’applique à sur Contrat.

Le corps du modèle est une liste de clauses ordonnées :

• le titre s’écrit sans numéro : « Engagement », pas « Article 1 - Engagement ». La numérotation suit l’ordre des lignes — réordonnez les clauses, les numéros suivent ;
• un préambule ou la formule finale (« Fait à …, le … ») ne sont pas des articles : décochez Numérotée sur ces lignes ;
• une clause qui ne vaut que si l’information existe — primes, avantages en nature, rattachement hiérarchique — se coche Omise si incomplète : elle disparaît du document quand une de ses variables est vide, au lieu de bloquer l’édition ;
• une clause qui ne vaut que dans un cas porte une Condition : avec convention collective / sans convention / statut cadre / temps complet / temps partiel (le temps partiel se déduit de l’horaire du salarié face à la grille de l’entreprise). La clause n’est rendue que si le contrat remplit la condition — la numérotation suit. C’est ce qui permet un seul modèle là où il en fallait un par convention et par statut : deux clauses « Fonctions » (une par régime), une clause « Convention de forfait cadre » en condition statut cadre, deux clauses « Durée du travail » (temps complet / temps partiel).

Les variables

Dans une clause, une variable s’écrit entre doubles accolades :

{{ worker.full_name }} est engagé à compter du {{ contract.start_date }}.

Le bouton Insérer une variable liste tout le catalogue — la clé, sa signification et un exemple — et copie la variable d’un clic. Les groupes disponibles : le travailleur (nom, matricule, naissance, adresse, n° CPS), le contrat (nature, dates, durée de la période d’essai en mois et en lettres, fin d’essai, statut — cadre / technicien-agent de maîtrise / ouvrier-employé —, classification, échelon, convention, préavis de démission en mois et en lettres, salaire, prime forfait cadre, date de DPAE), l’entreprise (raison sociale, n° TAHITI, RC, adresse, n° employeur CPS), l’affectation (poste, service, établissement - avec le code et l’adresse de l’établissement, pour la clause de lieu de travail - et le poste du responsable n+1 lu dans l’organigramme), l’horaire et la date d’édition.

✓ Les termes qui changeaient d’un modèle à l’autre — durée d’essai, statut, préavis, forfait cadre — se saisissent sur le contrat (section Classification / Période d’essai) : « période d’essai de {{ contract.probation_months }} ({{ contract.probation_months_in_words }}) mois », « préavis de {{ contract.resignation_notice_months }} mois ». La date de fin d’essai se déduit de la durée saisie. Un salarié sans supérieur dans l’organigramme (directeur général, président) n’a pas de phrase de rattachement si celle-ci est une clause Omise si incomplète.

✓ Les montants existent aussi en toutes lettres, comme l’usage juridique le veut : {{ contract.base_salary }} donne « 285 000 XPF » et {{ contract.base_salary_in_words }} donne « deux cent quatre-vingt-cinq mille ». Chaque date a de même sa jumelle en mois plein, suffixe _long : {{ contract.start_date_long }} donne « 1 septembre 2026 ».

Une variable inconnue est refusée à l’enregistrement du modèle, avec la liste des clauses fautives — jamais de blanc silencieux dans un contrat.

La rédaction propre à un salarié — sa part variable, ses primes, ses avantages en nature — se saisit sur sa fiche Contrat (section Document du contrat) et s’insère par les variables {{ contract.variable_pay_terms }}, {{ contract.bonus_terms }} et {{ contract.benefits_in_kind_terms }}, dans des clauses cochées Omise si incomplète.

Aperçu montre le rendu à tout moment : sur les valeurs d’exemple du catalogue, ou sur un contrat réel de votre choix — une valeur manquante y est signalée d’un ⚠ au lieu de bloquer.

À l’édition du document, en revanche, une variable vide dans une clause qui n’est pas Omise si incomplète arrête la production et nomme en clair ce qui manque : Clause ‘ARTICLE 4’ : À renseigner dans ce dossier « Salaire de base ». Vous lisez le libellé du champ à compléter sur la fiche, pas un nom de variable.

i Un modèle appartient à une entreprise. Et les variantes — code du travail ou convention, temps complet ou partiel — sont des modèles distincts : vous portez une petite famille de modèles, dupliquée en quelques clics, pas un modèle unique truffé de « si ».

Éditer le document d’un contrat

Sur la fiche Contrat : choisissez le Modèle (seuls les modèles Actifs de votre entreprise sont proposés), puis Éditer le document. Le PDF est généré et joint au contrat — c’est l’exemplaire à relire et à faire signer. À ce stade, le salarié ne le voit pas.

Quand le document est signé, Classer au dossier du travailleur : c’est ce geste, et lui seul, qui range la pièce au dossier du salarié et la rend visible sur son portail.

✓ La pièce éditée est figée : modifier le modèle ensuite ne change aucun document déjà édité. Rééditer crée une nouvelle pièce — l’ancienne reste, comme l’exige un document qui engage.

! IANUI met en forme et remplit votre modèle ; il ne vérifie pas la conformité légale de sa rédaction. Le texte des clauses engage l’employeur — faites-le relire comme vous feriez relire un contrat papier.

Les attestations sur modèle

Les modèles servent aussi les attestations : créez un modèle avec S’applique à sur Attestation, et trois variables de plus sont disponibles — le n° de l’attestation, sa date de délivrance et son objet (« Attestation n° …, délivrée le …, pour servir et valoir ce que de droit »). Sur la fiche Attestation, les mêmes gestes que le contrat : Éditer le document, puis Classer au dossier du travailleur.

i Les variables du contrat (date d’embauche, poste, salaire…) lisent le contrat de référence du salarié : son contrat actif — ou, s’il n’en a plus, son dernier contrat ; un certificat de travail s’édite donc aussi après le départ. Sans modèle choisi, l’impression standard de l’attestation reste disponible comme avant.

Retirer un modèle

Un modèle qui ne doit plus servir passe au statut Archivé — il n’est jamais supprimé. Un modèle archivé n’édite plus de document ; les contrats qui l’ont utilisé gardent leur trace et leurs pièces.