Le portail salarié

Vos salariés consultent leurs informations et posent leurs demandes de congé eux-mêmes, depuis un portail web sur votre site IANUI (adresse /hr) - sans jamais accéder au bureau de gestion.

À ne pas confondre avec le portail des offres d’emploi (/emplois), qui s’adresse à des candidats sans compte. Celui-ci demande une connexion et ne montre à chacun que son propre dossier.

Donner l’accès à un salarié

Tout accès portail se donne depuis une seule page : Portail utilisateur (espace de travail Ianui, carte Organisation - la page du Responsable d’Application). Un utilisateur a un seul portail : un compte, auquel on ajoute des briques d’accès.

Saisissez l’e-mail du salarié puis Afficher. S’il n’a pas encore de compte, renseignez son prénom et cliquez « Créer le compte du portail » : le compte est créé et une invitation lui est envoyée.
Dans Briques du portail, cliquez Ajouter sur « Dossier salarié (RH et paie) » et choisissez sa fiche Travailleur : le compte est relié à son dossier.

Le salarié se connecte ensuite sur votre site IANUI habituel et arrive sur son portail.

Un gestionnaire est souvent salarié lui aussi. Donnez-lui la brique « Dossier salarié » comme à n’importe qui : il continue d’arriver sur le bureau de gestion en se connectant, et rejoint ses propres bulletins et congés par le raccourci « Mon portail » de l’espace Ianui. Voir Créer ou inviter un utilisateur.

L’habillage du portail

Le portail porte l’habillage commun IANUI : sur téléphone, une barre d’onglets fixe en bas d’écran (Accueil · Ma semaine · Congés · Bulletins — plus Équipe pour un chef d’équipe, et Achats pour un salarié demandeur) ; sur ordinateur, la même barre en haut de page. L’accueil présente des tuiles avec un aperçu vivant : les heures de la semaine en cours, le solde de congés, le dernier bulletin disponible, et pour le chef le nombre de saisies à vérifier. Le thème clair ou sombre suit le réglage de l’appareil, automatiquement.

Ce que le salarié voit

Ma semaine - son calendrier de travail projeté, semaine par semaine : heures attendues (avec les plages horaires habituelles pré-affichées quand l’entreprise les a renseignées), jours fériés, congés et arrêts déjà posés, totaux du jour et de la semaine. Le salarié ne touche que les jours qui diffèrent : il corrige en plages (les heures se calculent toutes seules) ou en total direct, ajoute une note, ou retire sa saisie — un jour non touché n’écrit rien. Sa déclaration compte immédiatement dans le calendrier de paie ; elle reste marquée Déclarée jusqu’à sa vérification (voir « Mon équipe » ci-dessous). La même page porte le pointage : par jour, une colonne « Pointé » liste ce qu’il a pointé (nature, durée, tâche éventuelle) et le bouton Pointer ouvre la saisie — nature, heures et minutes, et au besoin une tâche parmi celles qui lui sont assignées (les heures réalisées de la tâche suivent toutes seules). Il corrige ses propres pointages ; une durée remise à zéro les retire. Le pointage détaille le temps — la paie, elle, lit le calendrier.
Mes demandes de congé - son solde de congés payés, les autres absences prises, son historique, et un formulaire pour poser une demande : type, dates, et pour chacune son moment — Début matin ou après-midi, Fin après-midi ou matin — un début l’après-midi ou une fin à midi comptant une demi-journée (le nombre de jours est suggéré automatiquement).

Un seul solde, celui du dossier. Le portail affiche le compteur de congés payés tenu par la paie — acquis, suppléments, ajustements, pris — et non un calcul qui lui serait propre : le salarié et son employeur lisent le même nombre. Il reste affiché même à zéro, et tant que la paie n’a pas tourné le portail dit que rien n’a encore été crédité. Les congés qui ne s’accumulent pas (événements familiaux, maladie, congé sans solde) n’ont pas de solde : ils apparaissent en autres absences prises, et seulement si le salarié en a pris.
Mon travail hors site - un second formulaire de la même page, pour demander du télétravail ou une mission : le type, les dates, la part du jour et, pour un rythme régulier, les jours de la semaine concernés (voir Congés et absences, section « Travail hors site »). Le salarié y retrouve aussi ses propres demandes et leur statut. N’apparaît que si au moins un type de travail hors site est actif.
Mes procédures - les documents maîtrisés qui le concernent : ceux qu’exige son poste, en tête, plus ceux d’une famille que vous montrez à tout le personnel (voir Les procédures). Il télécharge le document (ou consulte la référence, si le fichier est tenu par un donneur d’ordre) et clique « Lu et compris » ; une tuile d’accueil compte ce qui reste à lire. Cette page n’apparaît que si au moins une procédure le concerne.
Mes documents - les pièces de son dossier, à télécharger.
Mes échéances - ses visites médicales et autres rappels à venir (nature et date seulement).
Mes entretiens - ses entretiens planifiés et réalisés (le compte rendu reste réservé à la RH).
Mes bulletins de paie - ses bulletins, à télécharger en PDF dans sa langue (numéro, période, date de versement, net à payer). Seuls les bulletins en vigueur de périodes validées apparaissent - jamais vos recalculs remplacés ni un mois encore en contrôle (voir Recalculs et remplacements et Remise du bulletin).

Chaque salarié ne voit que ses propres données - jamais celles d’un collègue.

« Mon équipe » : le chef d’équipe vérifie

Un salarié désigné Responsable direct sur l’Affectation en vigueur d’au moins un collègue voit une page de plus : Mon équipe. Il y consulte la semaine de chacun de ses équipiers et, sur les saisies Déclarées :

Vérifier — la saisie devient Vérifiée (qui a statué, et quand, est tracé) ;
Invalider — la saisie ne compte plus, le jour retombe sur l’attendu ; elle n’est jamais supprimée ;
Saisir — corriger les heures d’un jour ou poser un Jour de travail planifié ; une saisie du chef naît directement Vérifiée.

La vérification suit la saisie, elle ne la précède pas : une déclaration compte tout de suite, et la vraie porte de la paie reste votre contrôle des éléments variables puis le lancement du mois (voir Le calendrier de travail).

Le chef d’équipe ne voit et n’écrit que son équipe — les affectations dont il est le Responsable direct. Sans équipe, la page n’existe pas. La RH garde la main sur tout, depuis le bureau de gestion. Ce circuit est distinct de l’avis sur les congés, ci-dessous.

« Demandes à valider » : l’avis du responsable

Un salarié qui est Responsable direct d’au moins un collègue, ou chef de service d’au moins un service, voit une tuile de plus à l’accueil : Demandes à valider. La page liste les demandes de congé et de travail hors site, en attente, de son équipe et de son service - une carte par demande, avec deux boutons Favorable / Défavorable. L’avis reste modifiable tant que la demande attend.

Cet avis n’approuve rien : c’est un avis consultatif, la décision reste un geste de la RH depuis le bureau de gestion (voir Congés et absences, section « Qui décide ? »). Sans équipe ni service, la page n’existe pas - comme « Mon équipe ».

Le message d’accueil

Dans Réglages du portail RH, rédigez le Message d’accueil affiché en page d’entrée du portail (consignes RH, contacts, actualités…). Vous pouvez le modifier à tout moment.

Quand un salarié pose une demande de congé ou de travail hors site, une tâche part vers les Gestionnaires RH (voir « Congés et absences »).