Les éléments variables

i Fiche fonction. Cette page explique en détail une fonction de la paie — la saisie des éléments variables : les bons gestes, le bouton de reprise du mois précédent, et le piège du déplacement. Pour la vue d’ensemble, revenez à La paie.

Ce qu’est un élément variable

Un Élément variable est un fait du mois pour un salarié : des heures (salaire de base horaire, heures supplémentaires, jour férié), des jours (absence), ou un montant (prime, rappel manuel). Chaque ligne désigne la rubrique qu’elle alimente et porte une quantité ou un montant. Plusieurs lignes peuvent nourrir la même rubrique — trois primes le même mois, un permanent complété d’une exception, un élément éteint à 0 remplacé par le bon. Par défaut le moteur les somme en une ligne de bulletin ; si vous voulez voir chaque saisie sur sa propre ligne, cochez Détailler par élément sur la rubrique (fiche La mécanique des rubriques).

Chaque ligne offre aussi un Commentaire imprimé : ce texte s’imprime sur le bulletin, sous le libellé de la rubrique, en seconde ligne (« Objectif T2 », « Rattrapage de mai »…). Plusieurs éléments commentés sur une même rubrique = leurs commentaires enchaînés dans l’ordre de saisie. La Note, elle, reste un aide-mémoire interne : le salarié ne la voit jamais. Le même champ existe sur les données semi-variables (primes entérinées…) : voir la fiche Les données de paie du salarié.

Les heures peuvent aussi être proposées automatiquement depuis les heures attendues et les écarts saisis jour par jour : ces lignes portent la source « calendrier », se mettent à jour toutes seules et ne touchent jamais vos saisies manuelles — voir la fiche Le calendrier de travail.

Quelles périodes acceptent la saisie ?

Le sélecteur de période propose les mois ouverts et calculés :

• un mois ouvert collecte la paie à venir ;
• un mois calculé reste corrigeable — c’est ainsi qu’un fait arrivé en retard (prime oubliée, heures corrigées) déclenche un rappel sur le mois courant, sans jamais toucher le bulletin émis (voir Recalculs et remplacements) ;
• un mois validé, payé ou clôturé ne se propose plus — et le moteur refuse de le recalculer : l’argent est parti sur ses bulletins, un fait tardif se règle par un rappel sur le mois courant.

Reprendre les éléments du mois précédent

Les éléments récurrents (heures de base, primes fixes) ne se re-saisissent pas : sur la Période de paie du nouveau mois (tant qu’elle est ouverte), cliquez « Reprendre les éléments du mois précédent ». Tous les éléments du mois d’avant sont copiés d’un coup ; tout couple salarié × rubrique déjà saisi est laissé tel quel — vos ajustements du mois priment toujours. Il ne reste qu’à modifier ce qui change (les heures réelles, les primes du mois).

Dupliquer, jamais déplacer

! Ne changez jamais la période d’un élément d’un mois déjà calculé pour le « réutiliser » sur le mois suivant. Le mois d’origine perdrait ce fait : au prochain calcul, le moteur constaterait qu’il a « trop payé » et génèrerait une reprise de tout le montant — c’est sa protection anti-double-paie qui fonctionne. Un avertissement vous le signale désormais au moment du geste.

Pour réutiliser un élément : menu ⋯ du formulaire → « Dupliquer », la copie s’ouvre pré-remplie — changez la période et enregistrez (vérifiez que le titre n’affiche plus « Nouveau »). Ou mieux : le bouton de reprise ci-dessus, qui duplique tout le mois d’un geste.

Corriger un mois calculé

Éditer la quantité ou le montant d’un élément d’un mois calculé est en revanche légitime : c’est le canal normal des corrections. Recalculez ensuite — le mois émis ne bouge pas, le différentiel sort en rappel (ou en reprise s’il est négatif) sur le mois courant, tracé avec son mois d’origine.

Éteindre un élément erroné : mettez sa quantité (et son montant) à 0 et enregistrez — rien ne se supprime dans IANUI, la ligne reste mais le moteur n’en produit plus rien. Seul un nouvel élément vide est refusé.