Le dossier administratif d'un objet

Chaque objet du parc porte un dossier de documents : carte grise, assurance, contrôle technique, contrôle périodique d’engin de levage, manuel constructeur — et, un jour, son certificat de cession. Vous les déposez depuis Document de vecteur (espace Seal), rattaché à l’objet.

Un document

• l’objet concerné ;
• le type de document — carte grise, assurance… voir « Le registre du parc » pour le référentiel ;
• la référence : numéro d’immatriculation, numéro de police ;
• les dates d’émission et d’échéance, si le type en porte une ;
• un montant et l’achat qui l’a payé, le cas échéant (une prime d’assurance, une redevance) ;
• le fichier : un PDF déposé, ou l’adresse d’un document conservé sur votre Drive.

i Un type qui exige un fichier refuse le document sans l’un ou l’autre — une adresse compte comme un fichier.

Le statut

Valide, Expiré ou Remplacé ne se choisissent pas : ils se déduisent. Un document est Remplacé dès qu’un document plus récent du même type existe sur le même objet ; il est Expiré une fois sa date d’échéance passée ; Valide sinon. Chaque nuit, l’application relit tous les documents et met leur statut à jour — une échéance qui tombe pendant la nuit se voit dès le lendemain, sans que personne n’ait rouvert la fiche.

i Déposer le renouvellement d’une assurance ne modifie pas l’ancienne police : elle passe Remplacée toute seule, dès l’enregistrement de la nouvelle.

Dans la liste Document de vecteur, chaque statut porte sa couleur — Valide en vert, Expiré en rouge, Remplacé en gris — et cliquer la pastille filtre la liste sur ce statut. Les documents d’un objet arrivent le plus récent en premier, par la date d’émission.

Les échéances

Chaque type de document porte un préavis de renouvellement, en jours. Dès que ce préavis est atteint, et chaque jour tant qu’aucun renouvellement n’est déposé, le gestionnaire de parc est prévenu par courriel — le même courriel qui porte les échéances du plan d’entretien.

Le certificat de cession

Un type de document peut être marqué « Sort le vecteur du parc » — c’est le cas du certificat de cession. Déposer un tel document retire l’objet du parc : il n’apparaît plus dans les listes, ne prend plus de plein, ne prend plus de relevé.

i Un objet lié à une immobilisation comptable (Actif) le reste : la sortie de l’actif est un geste de la finance, sur sa propre fiche. Un état signale les objets sortis dont l’actif est encore actif — rien n’est corrigé sans vous.

La documentation technique, au portail

Un type de document peut être marqué « Documentation technique » — le manuel constructeur, un schéma. C’est le seul genre de document du dossier qu’un mécanicien atteint depuis le portail de terrain, /parc : l’assurance et la carte grise d’un objet n’y apparaissent jamais.

En scannant l’objet, ses manuels s’affichent en tête de l’écran Atelier — voir « Ouvrir et clore des travaux » — avant même d’ouvrir des travaux. Un manuel déposé en fichier s’ouvre directement ; un manuel en lien ouvre ce lien dans un nouvel onglet.

Le lien mène où vous voulez : votre propre Drive, le site documentaire d’un constructeur, la GED d’un client dont vous entretenez l’équipement, un intranet. L’application ne regarde pas l’adresse — elle vous y emmène. Qui peut ouvrir la page reste l’affaire de celui qui l’héberge.

Plusieurs révisions d’un même manuel

Déposez la révision 2 comme un nouveau document du même type : la révision 1 passe Remplacée toute seule. Sur l’écran du mécanicien, la révision courante vient en tête et l’ancienne est marquée — mais elle reste ouvrable.

i C’est délibéré : la machine devant le mécanicien peut être justement celle que l’ancienne révision décrit. Un atelier qui ne peut plus atteindre le vieux manuel est moins bien loti qu’un atelier qui en lit un signalé.

i Un manuel identique à plusieurs machines d’un même modèle se dépose autant de fois qu’il y a d’objets — un lien ne coûte rien à répéter.