Lots et numéros de série

Certains articles doivent être suivis à la pièce ou à la fournée : un lot de denrées avec sa date de péremption, une série de composants sous garantie, un médicament rappelé par son fabricant. IANUI offre deux mécanismes pour cela, le N° lot et le N° série - indépendants l’un de l’autre, cumulables sur un même article.

i Ces deux mécanismes servent la traçabilité, jamais le calcul du coût. Votre stock reste valorisé au coût moyen pondéré par article et par entrepôt, quels que soient les lots qui entrent et qui sortent. Suivre un lot ne crée donc pas de « prix du lot » : voir « La valorisation au coût moyen pondéré ».

Activer le suivi sur un article

Sur la fiche Article, cochez selon le besoin :

• A un n° lot - l’article se suit par fournée (réception, fabrication) ;
• A un n° série - l’article se suit à l’unité, chaque exemplaire ayant sa propre référence.

Ces deux cases ne concernent que les articles gérés en stock : sur un article non stocké, elles sont sans objet et remises à zéro.

! Cochez ces cases avant de commencer à mouvementer l’article. À partir de là, IANUI exige la référence sur chaque mouvement de stock, et la refuse sur un article qui n’est pas suivi : c’est ce qui garantit qu’aucune entrée ni sortie n’échappe à la traçabilité.

Créer un lot

Le lot est un enregistrement à part entière, que vous créez depuis le rail Stock → Référentiels → N° lot. Il porte :

• l’Article concerné (obligatoire, et l’article doit avoir le suivi activé) ;
• la Date de réception - la date d’entrée en stock, qui sert la rotation ;
• la Date d’expiration (facultative) - la date limite de consommation ou d’utilisation optimale ;
• la Réf. lot fournisseur (facultative) - le numéro du lot tel que votre fournisseur l’imprime, pour remonter la chaîne en amont ;
• une Description libre.

Les numéros de série se créent de la même façon, depuis Stock → Référentiels → Série article.

✓ Un lot déjà mouvementé ne peut pas être supprimé - sa trace dans le grand livre de stock est précisément ce que vous cherchiez à garder.

Où la référence vous est demandée

Une fois le suivi activé, la ligne porte un champ N° lot (ou N° série) sur tous les documents qui déplacent physiquement l’article :

Vous faites…	Où renseigner le lot
Une réception d’achat	sur la ligne de la réception
Une délivrance au client	sur la ligne de la délivrance
Un transfert interne	sur la ligne du mouvement
Un inventaire	sur la ligne comptée
Une fabrication	sur la ligne du composant consommé ; le lot du produit fini est créé pour vous (voir plus bas)
Un avoir client ou fournisseur, marchandise retournée	sur la ligne de l’avoir

Selon l’écran, cette colonne est visible en permanence ou n’apparaît que lorsque l’article la réclame - sur la délivrance, par exemple, un bon mêlant un article à lot et un article ordinaire ne montre la référence que là où elle a un sens. Dans tous les cas, la règle est la même : le mouvement est refusé si la référence manque, et refusé aussi si vous en portez une sur un article qui n’est pas suivi.

i Vous avez coché le suivi après avoir préparé un document - une délivrance ou un inventaire encore en brouillon, un ordre de fabrication pas encore clôturé ? Rouvrez-le : la colonne N° lot (ou N° série) apparaît à l’ouverture sur les lignes concernées. Renseignez la référence, enregistrez, puis soumettez. Un document déjà soumis ou clôturé, lui, garde l’état du jour où il l’a été.

Le lot d’une fabrication naît à la clôture

Un lot acheté existe avant vous : il est imprimé sur la palette, vous le saisissez. Un lot fabriqué, lui, n’existe pas encore au moment où vous lancez l’ordre - il naît de la fabrication elle-même. IANUI en tient compte :

• laissez le champ N° lot de l’ordre de fabrication vide : à la clôture, le lot est créé automatiquement avec la date de clôture pour date de réception, l’ordre de fabrication d’origine inscrit dessus, et - si l’article est périssable - sa date d’expiration calculée d’après sa Durée de vie (jours) ;
• ou renseignez-le si plusieurs ordres de la journée doivent partager la même fournée : ce lot-là est alors réutilisé, aucun autre n’est créé.

En co-produits, chaque sortie a son propre champ : une fabrication peut très bien donner un produit principal suivi par lot et un sous-produit qui ne l’est pas.

! La fabrication d’un article suivi par numéro de série n’est pas prise en charge : IANUI le refuse à la clôture, avec un message explicite. Réservez le n° série aux articles que vous achetez et revendez.

Le numéro de série va par unité

Un article suivi par n° série se mouvemente une unité par ligne : une référence de série désigne un exemplaire, pas une quantité. Pour sortir trois exemplaires, saisissez trois lignes.

Sur le bon de livraison imprimé

Le bon de livraison (format HTML) affiche une colonne N° lot et une colonne N° série dès qu’une ligne en porte une - et ne les affiche pas du tout sinon, pour ne pas encombrer les bons ordinaires. Votre client reçoit ainsi la référence exacte de ce qu’il a reçu, ce que réclament les secteurs alimentaire, pharmaceutique et industriel.

Ce qu’il faut retenir

✓ Le lot et le n° série suivent la marchandise, pas l’argent : ils n’entrent jamais dans le coût. Activez-les sur l’article, IANUI les réclame ensuite à chaque mouvement - et crée lui-même le lot de vos fabrications.