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Centre d'aide IANUI

Cloisonnement des données entre entreprises

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IANUI sait cloisonner vos données par entreprise : un utilisateur peut être restreint à une ou plusieurs entreprises, et ne voir que ce qui les concerne. C’est essentiel quand plusieurs entités juridiques cohabitent dans le même espace.

Ce qui est partagé, ce qui est cloisonné

Section intitulée « Ce qui est partagé, ce qui est cloisonné »

La ligne de partage est nette, et elle vaut la peine d’être vue d’un coup d’œil : vos référentiels sont communs à tout l’espace, vos documents appartiennent chacun à une entreprise.

Un seul espace, plusieurs entreprises Les référentiels sont PARTAGÉS créés une fois, visibles et utilisables par toutes vos entreprises Article Client Fournisseur Accord de prix Famille Unité Taxe la cloison Entreprise A sa numérotation, sans trou : VTD2600001 Ventes Achats Écritures Entrepôts et stock Tarifs Accords Client …et sa trésorerie, ses immobilisations, ses ordres de fabrication. Chaque document mémorise son entreprise. Entreprise B la sienne, indépendante : VPF2600001 Ventes Achats Écritures Entrepôts et stock Tarifs Accords Client …et sa trésorerie, ses immobilisations, ses ordres de fabrication. Rien ne se mélange avec l'entreprise A. Qui voit quoi Utilisateur restreint à l'entreprise A : il voit les référentiels partagés et les documents de A. Le reste lui est invisible, même par la recherche. Utilisateur sans restriction : il a accès aux deux entreprises - et les lit une à la fois, via son entreprise de travail. L'entreprise de travail (le switcher) pré-remplit vos nouveaux documents et cadre vos listes et rapports : elle ne protège rien. C'est la restriction par utilisateur qui cloisonne.

Deux nuances valent d’être retenues. Un Tarif et un Accord Client sont cloisonnés alors que l’Article, le Client et l’Accord de prix dont ils dépendent sont partagés : vos conditions commerciales se négocient par entité juridique, sur un catalogue commun. Et l’entreprise de travail cadre votre saisie et votre lecture du moment (voir « L’entreprise de travail ») - la vraie cloison, celle qui protège, reste la restriction posée sur l’utilisateur.

Comment ça marche

Section intitulée « Comment ça marche »
  • Avec restriction - si vous avez été limité à certaines entreprises, vous ne voyez (dans les listes, formulaires et rapports) que les documents de ces entreprises. Le reste vous est invisible. Cette restriction de visibilité est posée par IAMAITAI, à votre demande : elle relève de l’administration du site et aucun profil du tenant ne peut la poser lui-même.
  • Sans restriction - un utilisateur sans limite a accès à toutes les entreprises - pratique pour une direction ou un cabinet. Les listes et les rapports se lisent malgré tout une entreprise à la fois : celle de travail (voir « L’entreprise de travail »).

La restriction se règle par utilisateur, en lui accordant l’accès aux entreprises voulues. Chaque document important mémorise son entreprise, ce qui garantit un cloisonnement étanche et la traçabilité légale.

Ce que votre Responsable d’Application règle lui-même, c’est où chacun a le droit d’écrire : la fiche « Accès aux entreprises » autorise ou interdit un utilisateur sur une entreprise, avec des dates. Par défaut, chacun écrit partout ; le premier geste consiste donc à interdire. Attention à ne pas confondre les deux : cette fiche borne l’écriture, elle ne masque rien à la lecture.

Ce cloisonnement est une sécurité, pas une simple commodité d’affichage : un utilisateur restreint ne peut pas accéder aux données des autres entreprises, même via la recherche.