Lire la balance analytique
La Balance Analytique est le rapport qui restitue tout le travail d’étiquetage décrit dans « La comptabilité analytique » : pour un axe donné, ce que chaque compte analytique a coûté et rapporté sur la période.
Où le trouver
Section intitulée « Où le trouver »Espace Comptabilité → Rapports → Balance Analytique, aux côtés du Grand Livre et de la Balance générale. Il figure aussi dans la rubrique Rapports du rail de gauche de cet espace.
Il est dans le socle : quelle que soit votre formule d’abonnement, si vous tenez une comptabilité analytique, vous pouvez la lire.
Choisir ce que vous regardez
Section intitulée « Choisir ce que vous regardez »Quatre filtres, en haut du rapport. Il n’y a pas de filtre Entreprise : le rapport restitue l’entreprise de travail de votre onglet, celle qu’affiche le bandeau. Pour lire une autre société, changez d’entreprise de travail.
- Axe analytique - le filtre essentiel : le rapport restitue un axe à la fois. Choisissez « Agence » pour lire par agence, puis « Activité » pour relire les mêmes écritures par activité. Sans ce filtre, le rapport affiche l’axe 1.
- Période comptable - pour se caler sur un exercice ou un mois comptable.
- Date de début et Date de fin - par défaut du 1er janvier de l’année en cours à aujourd’hui.
Les filtres de dates et le filtre Période comptable se cumulent. Si vous choisissez une période comptable, pensez à élargir les dates - sinon vous lisez l’intersection des deux, souvent plus étroite que voulu.
Lire les colonnes
Section intitulée « Lire les colonnes »| Colonne | Ce qu’elle dit |
|---|---|
| Axe | l’axe auquel appartient le compte analytique |
| Compte analytique | le code du compte |
| Désignation | son libellé |
| Débit (charges) | ce que ce compte a coûté sur la période |
| Crédit (produits) | ce qu’il a rapporté |
| Solde | Débit moins Crédit |
| Budget | le Montant budgété saisi sur la fiche du compte analytique |
| Écart | Budget moins la valeur absolue du solde |
Le Solde se lit dans le sens comptable, et donc à l’envers de l’intuition :
- solde positif = les charges l’emportent. C’est le cas normal d’un centre de coût (un service, un atelier).
- solde négatif = les produits l’emportent. C’est le cas normal d’un centre de profit (une agence, une activité).
Un compte analytique qui porte à la fois des ventes et des achats - un chantier, typiquement - se lit directement : un solde négatif signifie qu’il a rapporté plus qu’il n’a coûté.
Se comparer à un budget
Section intitulée « Se comparer à un budget »Renseignez Montant budgété sur la fiche d’un compte analytique, et les deux dernières colonnes s’activent.
L’Écart compare votre budget au volume constaté, sans regarder le sens : il vaut le budget moins la valeur absolue du solde.
- Sur un centre de coût : écart positif = il vous reste du budget ; négatif = vous l’avez dépassé.
- Sur un centre de profit : c’est l’inverse qui est une bonne nouvelle - un écart négatif signifie que vous avez fait mieux que l’objectif.
Le Montant budgété est un montant unique, sans période. Il ne se découpe pas par mois ni par exercice. Comparez-le donc à une période cohérente : un budget annuel lu sur un filtre d’un mois paraîtra toujours largement tenu.
Ce que le rapport compte, et ce qu’il ignore
Section intitulée « Ce que le rapport compte, et ce qu’il ignore »Il compte :
- les écritures comptabilisées, et les écritures annulées avec leur extourne - rien de ce qui est encore au brouillon. Lire les seules comptabilisées garderait l’extourne et perdrait l’écriture d’origine, ce qui inverserait les montants au lieu de les ramener à zéro ; la paire se compense, et une annulation ne laisse donc aucune trace dans les totaux ;
- les seules lignes qui portent un compte analytique dans l’axe demandé. Une ligne oubliée n’apparaît nulle part : elle ne crée pas de ligne « Non affecté », elle disparaît du rapport.
Les avoirs y sont comptés : l’écriture d’avoir reprend l’affectation de la ligne de facture d’origine, donc elle vient bien en diminution du compte analytique qui avait porté le produit.
Il ignore :
- les comptes analytiques parents en tant que totaux : chaque compte figure pour lui-même, sans cumul de ses enfants ;
- les lignes de consigne et les lignes vendues pour le compte d’un mandant en régime transparent ;
- les mouvements de stock et les dotations aux amortissements.
Le total du rapport ne rapproche donc pas, ligne à ligne, votre Compte de Résultat. Il en donne la répartition, sur le périmètre que vous avez étiqueté.
Un contrôle utile, une fois par mois
Section intitulée « Un contrôle utile, une fois par mois »Comparez le total de la colonne Crédit (produits) de votre axe principal au chiffre d’affaires de la période lu au Compte de Résultat. L’écart vous donne, en un coup d’oeil, la part de votre activité qui n’a pas été étiquetée - et donc l’effort de saisie qui reste à obtenir de vos équipes.