Mettre en place vos axes analytiques

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Cette fiche est le mode opératoire de « La comptabilité analytique » : choisir votre découpage, le créer dans IANUI, et décider ce que vos équipes devront obligatoirement renseigner.

Comptez une heure de réflexion et dix minutes de saisie. La réflexion est la partie difficile, et c’est celle qui compte.

Étape 1 - Choisir vos axes

Un axe = une question à laquelle vous voulez que vos comptes répondent. Écrivez-la en toutes lettres avant de créer quoi que ce soit : « Combien rapporte chaque agence ? », « Quelle activité porte la marge ? », « Où en est ce chantier ? ».

Quelques repères issus de l’usage :

Un seul axe bien tenu vaut mieux que trois à moitié remplis. Commencez par celui dont la réponse vous manque le plus. Vous en ajouterez un plus tard, sans rien reprendre.
Un axe doit découper la totalité de votre activité. Chaque vente et chaque achat doit pouvoir recevoir une réponse. Si beaucoup de lignes n’entrent dans aucun compte de l’axe, prévoyez un compte « Général » ou « Non affecté » plutôt que de laisser le vide s’installer.
Ne redoublez pas votre plan comptable. Un axe « Achats / Ventes » n’apporte rien : vos comptes le disent déjà. L’analytique doit croiser une dimension que la comptabilité générale ignore.
Trois axes est un maximum, pas un objectif. Chaque axe supplémentaire est une case à remplir sur chaque ligne, tous les jours, par vos équipes.
Attention aux axes qui explosent. « Par chantier » ou « Par affaire » produit un compte analytique par affaire : c’est légitime, mais prévoyez dès le départ une codification et un rythme de désactivation.

Un bon test : si vous ne savez pas quelle décision vous prendriez au vu du résultat par cet axe, l’axe ne sert à rien.

Étape 2 - Créer les axes

Ouvrez Comptabilité → Plan & réglages → Axe analytique (ou la rubrique Référentiels du rail de gauche), puis Ajouter.

Renseignez :

Code - l’identifiant court de l’axe, par exemple AGENCE. C’est aussi le nom de la fiche : choisissez-le avec soin, il vous suivra.
Désignation - le libellé lisible, par exemple « Agence ».
Numéro d’axe - 1, 2 ou 3. C’est la position que l’axe occupera sur les lignes de vos documents.
Entreprise - renseignée automatiquement avec votre entreprise de travail, non modifiable.
Obligatoire - à laisser décoché pour l’instant (voir l’étape 4).
Actif - coché par défaut.

Deux règles vous arrêteront si vous les enfreignez :

un seul axe par numéro et par entreprise : « Le numéro d’axe 1 est déjà attribué à … pour cette entreprise. » ;
un code unique sur l’ensemble de votre IANUI.

En multi-entreprises, les codes sont uniques pour tout le site, pas par entreprise. Si deux entités tiennent chacune un axe « Agence », préfixez : TD-AGENCE et MO-AGENCE. Chaque entreprise garde en revanche ses axes 1, 2 et 3, indépendamment des autres.

Étape 3 - Créer les comptes analytiques

Toujours dans Plan & réglages → Compte analytique, créez une fiche par réponse possible :

Code - l’identifiant, par exemple PPT. C’est le nom de la fiche.
Désignation - « Agence de Papeete ».
Axe analytique - l’axe auquel ce compte appartient. Obligatoire, et c’est lui qui détermine dans quel emplacement le compte sera accepté sur vos lignes.
Entreprise - automatique, non modifiable.
Compte analytique parent - facultatif, pour regrouper des comptes entre eux (« Chantier Taaone » sous « Chantiers 2026 »). Un compte ne peut pas être son propre parent.
Montant budgété - facultatif, la somme que vous vous fixez sur ce compte. Il alimente les colonnes Budget et Écart de la balance analytique (voir « Lire la balance analytique »).
Actif - coché par défaut.

Le Compte analytique parent est une commodité de classement : il vous aide à ranger vos comptes, mais la balance analytique ne totalise pas les comptes enfants sur leur parent. Chaque compte y figure pour lui-même.

Conseils de codification. Des codes courts, en majuscules, sans accent ni espace, lisibles par un humain : PPT, MOO, POSE, CH-2026-014. Évitez les numéros purs, qui se confondent vite avec les comptes du plan comptable. Et gardez un format stable dans le temps : c’est ce qui rendra vos exports utilisables.

Étape 4 - Rendre un axe obligatoire (ou non)

Un axe coché Obligatoire (et Actif) impose son emplacement : plus aucune ligne ne peut être enregistrée sans compte analytique sur cet axe. IANUI refuse la sauvegarde avec « Compte analytique manquant ».

Où la contrainte s’applique :

sur toutes les lignes d’une vente, dès le devis ;
sur les lignes d’un achat à partir de la confirmation en commande - la demande de devis s’enregistre sans, le temps de compléter le brouillon ;
sur les seules lignes de Charges et de Revenus d’une écriture comptable - les lignes de bilan (client, fournisseur, TVA, banque) en sont dispensées.

Ne cochez Obligatoire qu’une fois vos comptes analytiques créés et vos équipes prévenues. Coché trop tôt, l’axe bloque toute saisie de vente et toute confirmation d’achat, y compris celle des personnes qui ne savent pas encore quoi y mettre. Décochez Actif sur l’axe pour lever la contrainte immédiatement.

Le bon rythme est en général : quelques semaines en facultatif, le temps de vérifier que le découpage tient à l’usage, puis passage en obligatoire.

Étape 5 - Faire vivre votre référentiel

Un chantier terminé, une agence fermée ? Décochez Actif sur le compte analytique. Les écritures passées le conservent, votre historique reste complet.
Un axe qui ne sert plus ? Décochez Actif sur l’axe. S’il était obligatoire, il cesse aussitôt de l’être.
Rien ne se supprime. C’est la règle générale d’IANUI : on désactive, on corrige, on n’efface pas.
Les modifications sont tracées. Chaque fiche de compte analytique conserve l’historique de ses changements, consultable en bas de la fiche.

Décocher Actif sur un compte analytique le retire des listes de choix : il ne sera plus proposé sur une nouvelle ligne de vente, d’achat ou d’écriture. Les documents qui le portent déjà le conservent. Sur un axe, décocher Actif a un autre effet : l’axe cesse d’être obligatoire.

Étape 6 - Gagner du temps avec les défauts de l’article

La fiche Article comporte trois champs Compte analytique 1, 2 et 3 par défaut. Renseignez-les, et toute ligne de vente ou d’achat qui utilise cet article reçoit ces comptes automatiquement - vous n’avez plus rien à saisir au quotidien.

Trois choses à savoir :

Un seul jeu sert la vente et l’achat. Ce n’est pas un oubli : ce qu’un article peut répondre de lui-même, c’est sa nature, et elle ne change pas selon qu’on l’achète ou qu’on le vend. Un article « Restauration » l’est aussi bien à l’achat des denrées qu’à la vente du repas.
Ne renseignez que les axes qui tiennent à l’article. Un axe « Activité » ou « Famille » se prête au défaut ; un axe « Agence » ou « Chantier » non - il dépend de l’opération, pas de l’article. Laissez sa case vide.
La ligne garde le dernier mot. Le défaut ne s’applique qu’à un emplacement vide : si vous choisissez un compte sur la ligne, il n’est jamais écrasé. Utile pour un article revendu tel quel ici et consommé en atelier là.

En multi-entreprises, un article est partagé par toutes vos entreprises alors qu’un compte analytique appartient à une seule. Un défaut ne s’applique donc qu’aux documents de l’entreprise à laquelle il appartient ; ailleurs, l’emplacement reste simplement vide - rien n’est bloqué. Sur la ligne, la liste de choix ne vous propose de toute façon que les comptes de l’entreprise du document.

IANUI refuse d’enregistrer un article dont un défaut est placé dans le mauvais emplacement (un compte de l’axe 2 dans la case 1). La faute est signalée sur la fiche article, une fois, plutôt que sur chaque vente.

Ces mêmes champs servent aussi aux articles de ressource du module Production (main-d’oeuvre, machine, frais généraux), dont ils ventilent le coût dans le rapport « Absorption des ressources ».